(utfyllende informasjon finner du i arkivplanen)

Viktig:

• Sjekk hver dag i Ephorte om du har fått ny post
• Sjekk hver dag om du har fått post som skal fordeles videre (orienter stedfortreder hvis du er fraværende)
• Ha alltid oversikt over hvilke journalposter du ikke har besvart
• Ha alltid oversikt over hvilke dokumenter du har begynt å skrive på, men som ikke er ferdige
• Søk jevnlig etter dokumenter med forfallsdato og obs-dato
• Ha oversikt over enhetens restanser, følge opp forfalte restanser

Når du har fått ny post:

• Sjekk at du er riktig saksbehandler
• Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak
• Vurder om dokumentet skal unntas offentlighet (innen dagen etter journaldato)
• Vurder meroffentlighet

Når du skal fordele post videre:

• Skriv inn riktig saksbehandler (innen kl 10 dagen etter journaldato)

Når du skal unnta et dokument for offentlighet:

• Påfør riktig gradering og paragraf
• Skjerme evt ord i saks- og dokumenttittelen
• Skjerme evt klassering
• Skjerme evt avsender/mottaker

Husk også:

• Saksbehandler må straks returnere til arkivet personlig adressert post som er journalverdig.
• Journalverdig epost som er sendt direkte til saksbehandler, kan saksbehandler selv løfte over i Ephorte.
• Journalverdig epost skal adresseres til postmottak
• Ikke send sensitiv informasjon på epost
• Det er ikke tillatt å starte saksbehandlingen før dokumentet er journalført.
• Ha alltid fokus på hva som er journalverdig
• Hvis saksbehandler trenger en ny sak utenom arbeidstid, må denne bestilles på forhånd i arbeidstiden.
• Saksbehandler har ansvaret for å offtentlighetsvurdere utgående brev.
• Alle inngående brev skal avskrives.
• I følge forvaltningslovens § 11a skal det sendes et foreløpig svar hvis henvendelsen ikke kan besvares innen tre uker.
• Utgående post må saksbehandler selv ekspedere.