All post til kommunen, inkludert alle ytre enheter, leveres på kommunehuset. Posten skal leveres personlig til en ansatt hver morgen innen kl 09.30.

Det er kun arkivpersonalet som skal fordele, åpne og behandle post, jfr § 3-1.

Ikke journalverdig post (slik som brev fra BBS, St.prp., andre offentlige publikasjoner, kursinnbydelser, tidsskrifter, trykksaker, reklame, regninger, rutinemessig korrespondanse om regnskap, rundskriv som ikke medfører saksbehandling mv) fordeles i posthyller i kommunehuset innen kl 11 hver dag. Ikke journalverdig post som åpnes skal stemples med datostempel.

Arkivet skal i hovedsak åpne all post for å vurdere hva som er journalverdig. Det er imidlertidig ikke nødvendig å åpne post som opplagt skal inn i et fagsystem. Klientpost som er åpnet skal leveres i konvolutten eller i mappe. Hva som er journalverdig og ikke blir behandlet i kapitlet ”Journalføring og saksbehandling”.

Saksbehandler er ansvarlig for intern kopi både av journalverdig og ikke journalverdig post. Journalverdig post formidles via Ephorte, enten med lenke eller ved å påføre intern kopimottaker.

Saksbehandler må straks returnere til arkivet personlig adressert post (personnavn foran kommunenavnet) som er journalverdig. Posthylle i kommunehuset merket ”Innkommen post til journalføring” brukes. Hvis saksbehandler ønsker det, kan vedkommende inngå en avtale med arkivet om at personlig adressert post skal åpnes.

Regninger fordeles til aktuell saksbehandler. Regninger hvor mottaker er ukjent sendes økonomikontoret.

Anbudsdokumenter åpnes ikke. Saksbehandler gir beskjed til arkivtjenesten når anbudsdokumenter er ventet inn og frist for åpning av anbudsrunden.

Dokumenter rundt lokale lønnsforhandlinger behandles slik:

• Avsender må merke på utsiden av konvolutten hva den inneholder.
• Ved mottak stempler arkivpersonalet konvolutten med datostempel, men den blir ikke åpnet.
• Konvolutten oppbevares på et egnet sted til de skal åpnes.
• Lønnskrav journalføres ikke. Andre dokumenter må leveres til arkivet for journalføring og skanning før saksbehandlingen starter.

De enkelte enheter må selv hente posten. Vi bringer til Fiane og Sunde skole hver tirsdag og fredag unntatt sommerferien. Jonny fra Dagsenteret vil som en ekstraservice bringe post internt, men når og til hvem vil variere.

Det skal sikres at post ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Posthyllene til sosialenheten, enhet for pleie og omsorg, helsestasjonen og ppt er plassert i arkivkontoret. Dette kontoret låses når arkivpersonalet ikke er til stede. Postrommet låses etter arbeidstid. Ytterdør låses etter arbeidstid.

Utgående post

Saksbehandler må selv ekspedere utgående post. Dette betyr å skrive ut brevet, legge det i konvolutt og levere det i resepsjonen hvor brevet blir frankert og sendt. Arkivet eller resepsjonen skal ikke ekspedere brev. Ytre enheter kan velge om de selv vil frankere og sende utgående brev, eller levere i resepsjonen i kommunehuset.