Gjerstad kommune har felles epostadresse: postmottak@gjerstad.kommune.no. Denne eposten blir åpnet av arkivpersonalet hver dag.

Journalverdig epost som er sendt til postmottaket blir journalført av arkivpersonalet og løftet over i Ephorte. Journalverdig epost som er sendt direkte til saksbehandler, kan saksbehandler selv løfte over i Ephorte. Det er viktig at saksbehandler kan vurdere hva som er journalverdig og ikke. Journalverdig utgående epost sendes via Ephorte.

Ved fravær og ferier anbefales det å legge inn autosvar i Outlook med henvisning til postmottakets epost-adresse.

For kontakt med kommunen bør postmottakets epost-adresse benyttes, slik at arkivpersonalet kan foreta vurderingen om eposten er journalverdig eller ikke.

Direkte epost-adresse til saksbehandler kan brukes ved uformell kontakt som det ikke er nødvendig å dokumentere.

Epost skal ikke brukes når sensitiv informasjon skal sendes.