Ephorte er navnet på det elektroniske saks/arkivsystemet som kommunen tok i bruk 03.04.2006. Eporte er bygd opp etter Noark 4 standarden, dette betyr at systemet er godkjent av Riksarkivaren for fullelektronisk avlevering. Dette igjen betyr at papirkopi ikke er nødvendig, og kommunen valgte å gå for fullelektronisk arkiv fra første dag.

Ephorte inneholder ulike maler, og nye maler legges inn fortløpende. Logoen er på standard utgående brevmal både i svart/hvitt og i farger. Det anbefales at malen med farge-logo kun velges ved spesielle behov, siden denne krever litt større lagringskapasitet, samt fargeskriver for utskrift.

Fortrykte ark brukes ikke.

Om tilganger i Ephorte

Alle saksbehandlere har tilgang til alle saker i hele kommunen som ikke er unntatt offentlighet.

• Rådmann og arkivpersonalet har tilgang til alt
• Ordfører har tilgang til alle saker som er unntatt offentlighet, bortsett fra elevsaker, personalsaker, barnehagemapper og skattesaker.
• Enhetsleder har tilgang til alt i sin enhet. Dette betyr at enhetsleder har tilgang til personalmapper, elevmapper og barnehagemapper for sin egen enhet, men ikke mapper som tilhører andre enheter.
• En person som fungerer for enhetsleder vil få samme tilganger som leder, men kun når personen er pålogget som dette
• Saksbehandler har kun tilgang til sine egne konfidensielle saker.