Inngående post
Ekstern post bringes av Posten hver dag ca. kl 08.30
Intern post legges i posthylle på servicetorget.
Ikke arkivverdig post (eks.reklame) skilles ut og fordeles til aktuell avdeling.
Ingen i Våler kommune har personlig adressert post (Arkivloven med forskrifter §3-1). Derfor åpnes også post som er adressert til fagperson, dvs. med personnavn foran virksomheten/kommunens navn. All post åpnes av arkivtjenesten.
|
Arkivbegrensning
|
|
| Arkivbegrensning foretas ved poståpning og journalføring. Oppstår det imidlertid tvil om arkivbegrensning skal foretas eller ikke, er regelen at dokumentet journalføres.
|
|
Følgende materiale skal ikke journalføres:
- trykksaker
- rundskriv
- annet mangfoldiggjort og allment tilgjengelig materiale
- blanketter som ikke er utfylte
- kladdeark
- utkast
- kopier
- interne meldinger og lignende som ikke har verdi for saksbehandling eller dokumentasjon
- tekstbehandlingsfiler
- regninger
|
|
Utgående postUtgående brev sendes som A eller B post. Servicetorget frankerer all utgående post, som leveres til Posten morgenen etter. Post som MÅ gå samme dag, leveres posten av saksbehandler. Alle avdelinger i kommunen har egen hylle på servicetorget. Internpost ombringes av Våler Vekst daglig til alle avdelinger i sentrum. Servicetorget sørger for at all post oppbevares i safen natten over. Ingen post ligger i hyllene utenom arbeidstid. E-post/telefaksArkivtjenesten har ansvar for at e-post som mottas gjennom kommunens felles postmottak(postmottak@vaaler-he.kommune.no), blir journalført evt. videresendt til saksbehandler. E-post og telefaks vurderes og behandles på lik linje med annen post med hensyn til journalføring og arkivering. Saksbehandler har ansvar for at direkte innkommet e-post med betydning for sak blir journalført. Utgående e-poster skal opprettes som egne journalposter i Websak, og bruke e-post funksjonen til forsendelse. Elektroniske søknaderSøknader som kommer via digitalt søksenter importeres daglig i Websak av arkivet. Disse blir fordelt som inngående post. |
