| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Ephorte/Elements |
| Tatt i bruk: |
09.11.2004 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Papirbasert personalarkiv for personar tilsett til og med 2011 avslutta 31.12.2020.
Saksarkiv
|
| Innhold: |
Postjournal, møtebehandling og generell adminstrativ saksbehandling for alle einingar i kommunen
Saksarkiv - alle arkiveiningar
Personalarkiv - alle arkiveiningar
Elevarkiv - skular og vaksenopplæringa
Gards- og bruksnr.arkiv - byggesak og delingssak
Klientarkiv - Flyktningetenesta overgangsperiode mellom MD-Flyktning og Velferd ved sosiale tenester NAV kommunal
Arkiv for mottak av sak og journal frå Fagsystem nytta ved Landbrukskontoret - der handsaming vert gjort i Landbruksdirektoratet sine nettbaserte fagsystem.
Arkiv for mottak av sak og journal frå Fagsystem nytta for handsaming av søknad om startlån i Husbanken sitt nettbaserte fagsystem
Arkiv for mottak av sak og journal frå fagsystemet Webcrutier - handsmaing av søknad og tilsetjing i kommunale stillingar.
Arkiv for mottak av sak og journal frå fagsystemet Komtek brannførebygging |
| Lisensinnehaver: |
Bømlo kommune |
| Brukergrupper: |
Bømlo kommune |
| Systemansvarlig: |
Arkivleiar - Jenny Aanderaa |
| Driftansvarlig: |
IKT- Bømlo, frå januar 2022 overgang til skybasert løysing hjå leverandør SIKRI som overtok driftsansvaret. |
| Relasjon til andre system: |
Webcrutier, e-Stil-PT, e-Stil-RMP OG OBB, øks, agros, Husbanken - startlån, Komtek-brannførebygging, Vigilo system for skule og barnehage, arkiverer alle i Elements arkivkjerne. |
| Leverandør: |
Sikri |
| Merknader: |
Alle valgte politikere og varamedlemmer til styre råd og utval er registrert som brukarar med begrensa tilgang |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
MSQL |
| Produksjonsformat: |
Word |
| Arkivformat: |
PDFA/JPG/TXT |
| Merknader: |
Endeleg godkjent ePhorte 5.1.4 som fullelektronisk arkiv etter Noark 5 standarden. Riksarkivaren 04.09.2014 |
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
|
| Tabelluttrekk: |
NOARK 5 versjon 3.1 |
| Overføring: |
Til IKAH ved avslutning av systemet eller periodedeling |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
Skarpt periodeskilje 01.01.2021 - Ny database |
| Godkjent av: |
Jenny Aanderaa |
| Dato: |
27.03.2023 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Nei
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
|
| |
|
GDPR |
|
| Ros-analyse: |
Ja |
| Type personopplysninger: |
Bømlo kommune kjøper teneste hjå Sikri Samsvar for oppfylging av GDPR og personvern. |
| Systemtype: |
|
| Systemplassering: |
Sikri - Elements Cloud frå januar 2022. |
| Systemeier: |
Bømlo kommune |
| Behandlingsansvarlig: |
|
| Innhentet databehandleravtale: |
26.04.2018 |
| Formål med behandlingen: |
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
Pålogging med to trinn - opplysingane sikra med rolle og tilgangskoder |
| Omfang personopplysninger: |
Namn og kontaktinformasjon, stilling/verv for tilsette og politikarar, partitilhøyrsle for politikarar, postlister med innsynsmodul i sak- og arkivsystem - offentlege dokument er tilgjengelege. |
| Personopplysninger: Sensitive: |
Ja |
| Personopplysninger: Annet: |
Ja |
| Loggfunksjon: |
|
| Sletting av data: |
|
| Antall brukere: |
396 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
