Innføring av moderne teknologi og økte krav til sikkerhet, effektivisering, bedre tjenesteyting og kvalitetssikring vil i framtiden stille store kvalitetsmessige og ressursmessige krav til dokumentstyringen.

En sentralisert arkivtjeneste med felles rutiner for hele organisasjonen er en god løsning for å oppfylle disse kravene. Moderne informasjonsteknologi og nye lagringsmedier legger i seg selv forholdene godt til rette for en sentralisert arkivtjeneste. Fra 01.01.2007 er alle saksarkivene i Rauma kommune samlet i et sentralarkiv.

Det vil bli arbeidet med å få knyttet til de ytre enhetene etter hvert. Når disse blir koblet opp mot sak-/arkivsystemet vil også disse arkivene bli mer enhetlige, oversiktlige og tilgjengelige.

Rauma kommune har oppgradert Acos sak-/arkivsystem til versjon 6. Dette systemet har gode funksjoner for eksport av data for langtidslagring og er, etter god opplæring, brukervennlig for både saksbehandlere og arkivtjeneste.

Det er en stor utfordring for Rauma kommunes arkivtjeneste å møte den raske utviklingen som skjer innen datakommunikasjon. Skanning, videreutvikling av e-post, e-signatur, elektroniske skjema, politiker web, innbygger kontakt - alt dette er store og krevende oppgaver som vi vil måtte jobbe med framover og som må være nøye dokumentert og kvalitetssikret.

Arkivplanen gir retninglinjer for hvordan all dokumentbehandling skal foregå. Arkivtjenesten vil fortløpende oppdatere planen, slik at lover og regler til enhver tid blir ivaretatt.