Tidspunkt Dato

Ansvarlig

Oppgave og rutiner

Ca. 15.12.

Ca. 15.07.

SLF

Rundskriv: (To separate) Produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid – saksbehandlingsrutiner. Kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid. (gjelder både søknadsomgangene januar og august.) Retningslinjer for kommunal saksbehandling.

01.01.

Søker

Registreringsdato for produksjon. Søknadsomgangen omfatter tilskudd for husdyrproduksjon, frukt/bær- , potet- og grøntproduksjon, og avløsertilskudd.

01.01. – 20.01.

Søker

Kommunen v/KTB

Søker leverer inn sin søknad, enten papirsøknad eller elektronisk. Søknadsfrist er normalt 20.01. Det er søkerens eget ansvar at søknaden leveres i rett tid. Kommunen mottar og registrerer søknader i kommunens postmottak/saksbehandlingssystem (ESA). Den enkelte søknad gis eget/fortløpende dokumentnummer i ESA. Saksbehandler overtar søknadene og setter inn i egen ringperm for gjeldende søknadsomgang og tilskuddsordning. Det tas utskrift av søknader som er innlevert elektronisk. Disse registreres og arkiveres på samme måte som papirsøknader. Saksbehandler registrerer og krysser av for hver mottatt søknad i egen sjekkliste utarbeidet av SLF – PT2000 (egenkontroll). Saksbehandler registrerer papirsøknader elektronisk i WESPA fortløpende.

21.01. – ca. 20.02.

KTB/(BEM)

Saksbehandling og innsending av søknader elektronisk i WESPA. Viktig !!! Vurdering av habilitet i hht. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 §§ 6 -10. Annen saksbehandler overtar saken ved inhabilitet. Frist for ferdig saksbehandling ca. 20.02.

NB! Avløserlaget oversender kopi av liste med dokumentasjon av avløserutgifter for sine medlemmer. Denne bør brukes som kontroll for beløp som er oppgitt for avløserutgifter.

NB! Søknader kan kun rettes når søker samtykker i det. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Merknad om retting anføres i margen på papirsøknad.

21.01. – ca. 20.02.

KTB/(BEM)

Stikkprøvekontroll av søknader/søkere som er uttrukket for kontroll. Min. 5 % av søknadene skal kontrolleres. Kommunen plukker ut foretak som skal kontrolleres. (Risikobasert vurdering: Nye søkere, betydelig endring/større produksjonsomfang, eller andre ting som tilsier at kontroll bør utføres.)

Søker varsles om kontroll, muntlig eller skriftlig 2 – 3 dager før kontrollen utføres. Fastsatt kontrollskjema hentes ut fra WESPA. Søker skal skrive under på kontrollskjema sammen med kontrollør.

Ved husdyrkontroll/avvik bes følgende lagt fram som relevant dokumentasjon:

- Slakteriavregninger

- Næringsoppgave

- Innsettingsavtaler e.l.

- Faktura

- Veieseddel

- Veterinærattest

Ved kontroll av frukt- og grøntproduksjon bes følgende lagt fram som relevant dokumentasjon:

- Oppgave fra godkjent omsetningsledd

Avløsertilskudd ved ferie og fritid – når søker har arbeidsgiveransvar:

- Lønns- og trekksoppgaver for arbeidstakere skal legges fram, eventuelt bilag for termin-innbetalinger av skatt/arbeidsgiveravgift

Kontrollskjema skal være registrert elektronisk i WESPA innen angitt tidsfrist (som regel rundt 20.02.)

Ca. 01.03

SLF

Utsending av første inputkontroll PT 1001A, med feil- og varselmeldinger i eget skjema.

Ca. 01.03. – 20.03.

KTB/(BEM)

Kontroll av eventuelle feil, og ev. oppretting av feil i PT1001A. Kontakt søker for å få avklart feilsituasjonen. Gå gjennom varselmeldinger for å få avklart situasjon. Eventuelle rettinger gjøres elektronisk i søknadsskjema for berørte søkere.

Ca. 01.04

SLF

Utsending av andre inputkontroll PT 1001B, med feil- og varselmeldinger i eget skjema.

Ca. 01.04. – 20.04.

KTB/(BEM)

Kontroll av eventuelle feil, og ev. oppretting av feil i PT1001B. Kontakt søker for å få avklart feilsituasjonen. Gå gjennom varselmeldinger for å få avklart situasjon. Eventuelle rettinger gjøres elektronisk i søknadsskjema for berørte søkere.

Ca. 31.05

SLF

Rundskriv: Utbetaling av produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid, etter søknad med frist 20. januar. (Regler og retningslinjer for utbetaling.)

Ca. 10.06.

SLF

Utbetalingsbrev for produksjonstilskudd foreligger.

Ca. 10.06.

KTB/(BEM)

Søknader hvor det åpenbart er feil i utbetaling skal behandles manuelt. Fylkesmannen utarbeider skjema for manuell utbetaling for den enkelte søknadsomgang.

Følgende dokumentasjon må foreligge før manuell behandling:

- Søknadsskjema for produksjonstilskudd (søker) og ev. kontrollskjema (kommunen)

- Utbetalingsbrev for produksjonstilskudd (SLF)

- Dokumentasjon for avløserutgifter

Manuell behandling bør gjennomføres snarest mulig, og senes innen 25.08.

Tidspunkt Dato

Ansvarlig

Oppgave og rutiner

Ca. 15.07.

SLF

Rundskriv: (To forskjellige)Produksjonstilskudd i jordbruket – saksbehandlingsrutiner. Kommentarer til reglene om produksjonstilskudd m.m. Retningslinjer for kommunal saksbehandling. Veiledningshefte for søkere (gjelder både søknadsomgangen august og januar)

31.07.

Søker

Registreringsdato for produksjon. Søknadsomgangen omfatter tilskudd for husdyrproduksjon, grovforproduksjon mv., areal- og kulturlandskapstilskudd mv., frukt/bær- potet- og grøntproduksjon, og egenmelding om miljøplan. Arealopplysninger er grunnleggende for denne søknadsomgangen.

01.08. – 20.08.

Søker

Kommunen v/KTB

Søker leverer inn sin søknad, enten papirsøknad eller elektronisk. Søknadsfrist er normalt 20.08. Det er søkerens eget ansvar at søknaden leveres i rett tid. Kommunen mottar og registrerer søknader i kommunens postmottak/saksbehandlingssystem (ESA). Den enkelte søknad gis eget/fortløpende dokumentnummer i ESA. Saksbehandler overtar søknadene og setter inn i egen ringperm for gjeldende søknadsomgang og tilskuddsordning. Det tas utskrift av søknader som er innlevert elektronisk. Disse registreres og arkiveres på samme måte som papirsøknader. Saksbehandler registrerer og krysser av for hver mottatt søknad i egen sjekkliste utarbeidet av SLF – PT2000 (egenkontroll). Saksbehandler registrerer papirsøknader elektronisk i WESPA fortløpende.

21.08. – ca. 20.09.

KTB/(BEM)

Saksbehandling og innsending av søknader elektronisk i WESPA. Viktig !!! Vurdering av habilitet i hht. Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) av 10. februar 1967 §§ 6 -10. Annen saksbehandler overtar saken ved inhabilitet. Frist for ferdig saksbehandling ca. 20.09.

NB! Søknader kan kun rettes når søker samtykker i det. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Merknad om retting anføres i margen på papirsøknad.

21.08. – ca. 20.09.

KTB/(BEM)

Stikkprøvekontroll av søknader/søkere som er uttrukket for kontroll. Min. 5 % av søknadene skal kontrolleres. Kommunen plukker ut foretak som skal kontrolleres. (Risikobasert vurdering: Nye søkere, betydelig endring/større produksjonsomfang, eller andre ting som tilsier at kontroll bør utføres.)

Søker varsles om kontroll, muntlig eller skriftlig 2 – 3 dager før kontrollen utføres. Fastsatt kontrollskjema hentes ut fra WESPA. Søker skal skrive under på kontrollskjema sammen med kontrollør.

Ved husdyrkontroll/avvik bes følgende lagt fram som relevant dokumentasjon:

- Slakteriavregninger

- Næringsoppgave

- Innsettingsavtaler e.l.

- Faktura

- Veieseddel

- Veterinærattest

Som grunnlag for arealkontroll benyttes opplysninger i nytt jordregister (2010), og det til enhver tid oppdaterte gårdskart for aktuelle eiendommer. Dersom det aktuelle produksjonsarealet trenger mer detaljert avgrensning benyttes håndholdt GPS ved oppmåling.

Kontroll ved salg av grovfor:

- Fakturaer og kvitteringer for solgt grovfor fremlegges

Kontroll av miljøplan - følgende skal foreligge: (Se også Rundskriv 35/2006 – retningslinjer for kontroll av miljøplan.)

- Oppdaterte kart over disponert areal

- Oppdatert gjødslingsplan inkl. kart med skifteinndeling

- Oppdatert sprøytejournal

- Oppdatert sjekkliste

- Tiltaksplan

- Dokumentasjon for gjennomføring av tiltak.

NB! FMLA’s mal for gjennomføring av kontroll av miljøplan anbefales brukt.

Kontrollskjema skal være registrert elektronisk i WESPA innen angitt tidsfrist (som regel rundt 20.09.)

Ca. 05.10.

SLF

Utsending av første inputkontroll PT 1001A, med feil- og varselmeldinger i eget skjema.

Ca. 05.10. – 31.10.

KTB/(BEM)

Kontroll av eventuelle feil, og ev. oppretting av feil i PT1001A. Kontakt søker for å få avklart feilsituasjonen. Gå gjennom varselmeldinger for å få avklart situasjon. Eventuelle rettinger gjøres elektronisk i søknadsskjema for berørte søkere.

Ca. 10.11.

SLF

Utsending av andre inputkontroll PT 1001B, med feil- og varselmeldinger i eget skjema.

Ca. 10.11. – 05.12.

KTB/(BEM)

Kontroll av eventuelle feil, og ev. oppretting av feil i PT1001B. Kontakt søker for å få avklart feilsituasjonen. Gå gjennom varselmeldinger for å få avklart situasjon. Eventuelle rettinger gjøres elektronisk i søknadsskjema for berørte søkere.

Ca. 25.01

SLF

Rundskriv: Utbetaling av produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning ved ferie og fritid, etter søknad med frist 20. august. (Regler og retningslinjer for utbetaling.)

Ca. 10.02.

SLF

Utbetalingsbrev for produksjonstilskudd foreligger.

Ca. 10.02.

KTB/(BEM)

Søknader hvor det åpenbart er feil i utbetaling skal behandles manuelt. Fylkesmannen utarbeider skjema for manuell utbetaling for den enkelte søknadsomgang.

Følgende dokumentasjon må foreligge før manuell behandling:

- Søknadsskjema for produksjonstilskudd (søker) og ev. kontrollskjema (kommunen)

- Utbetalingsbrev for produksjonstilskudd (SLF)

- Dokumentasjon for salg av fôr

Manuell behandling bør gjennomføres snarest mulig, og senes innen 01.04.