OPPDAL KOMMUNE - DOKUMENTER ”PÅ NETT” - HUSKELISTE

Fra 1. februar 2007 har publikum mulighet til å lese innholdet i inn- og utgående brev på vår hjemmeside, www.oppdal.kommune.no

• Grundig kvalitetssikring av kommunens postlister er nødvendig.

• Korrespondanse som er skjermet for offentligheten må ikke bli offentliggjort.

• Tenk gjennom måten du ordlegger deg på, om brevet skal unntas offentlighet, overskriften på brevet, evt. unnta deler av dokumenttittelen.

• Sett på tilgangskode (for eksempel ”U”) og velg riktig hjemmel i off.loven.

• Hak eventuelt av for at avsender eller mottaker skal være unntatt off.

• Personnr. er i utgangspunktet ikke unntatt fra off., men av personvernhensyn må dokumenter påført personnr. skjermes.

- navn på mottaker av en arbeidsbekreftelse er offentlig, evt. personnr. skjermes. Evt. skjerming for øvrig ut fra innholdet.

- permisjonssøknader inneholdende personnr. skjermes. Ellers påføres evt. skjerming ut fra innholdet.

- Navn på arbeidstaker som har signert en arbeidsavtale er offentlig, ikke innholdet.

• Av personvernhensyn skjermes også bankkontonummer.

• NB! En sak som er skjermet kan inneholde journalposter som ikke er skjermet, og likedan en sak som ikke er skjermet kan inneholde journalposter som er skjermet.
• Skjerming må altså vurderes i hvert enkelt tilfelle.

• Arkivet påfører skjerming som vi anser nødvendig når vi journalfører inngående post.

• Saksbehandler har ansvar for likevel å kontrollere mottatte restanser for å se til at nødvendig skjerming er påført av arkivet, der hvor det skal påføres. Kontakt arkivet hvis feil oppstår.

• Saksbehandler er videre ansvarlig for evt. skjerming på utgående brev/epost hvor han er saksbehandler. Også vedlegg blir lesbare – og må derfor kontrolleres for evt. skjerming.

• Arkivet kontrollerer utgående post ved journalføring om skjerming er påført, hvor vi mener det er påkrevet.

• Dokumenttypene I og U (samt politiske utvalgssaker – som i dag) blir ”lesbare” på nettet.

• Hvis du er fraværende over tid, sørg for at noen andre i din enhet har tilgang til din inngående post, og som kan kontrollere at dokumenter ikke blir liggende uten kvalitetskontroll. Kontakt PAS for å registrere denne personen.

• Posten kommer på nettet 2 dager etter at den er journalført. I praksis kjøres jobben automatisk fra kl. 21.00 påfølgende kveld.