Retningslinje for kvalitetssikring av journaler i sak og arkivsystemet

1.0 FORMÅL og ANVENDELSESOMRÅDE

Retningslinjen skal sikre at journaler og registreringer blir ført på en korrekt måte og i henhold til lover og forskrifter og Ås kommunes egne prosesser og retningslinjer

Retningslinjen skal anvendes på alle journalføringer og registreringer i sak og arkivsystemet og alle fagsystemer som benyttes i Ås kommune

2.0 ANSVAR

Arkivtjenesten skal føre kontroll med alle saksdokument som er journalført og at disse er produsert og lagret riktig i sak og arkivsystemet, samt knyttet til rett sak.

Arkivtjenesten har ansvaret for kvalitetssikring av journalføringer og produksjon av dokumenter i sak og arkivsystemet som er utført av saksbehandlere og ledere.

Saksbehandler har ansvar for at alle mottatte dokument, uavhengig av medium jf. Offl. § 4, og som ansees som arkivverdige blir registret i kommunens sak og arkivsystem

3.0 BESKRIVELSE AV GJENNOMFØRING.

Arkivtjenesten skal daglig hente fram alle journalposter med status M, E, S, F og G Dette er inngående brev, e - post og utgående brev produsert eller registret av saksbehandler. I de tilfelle journalposten har medført at det er opprettet ny sak, skal arkivtjenesten også kontrollere saksopplysningene. Samt endre saksstatus fra R til B etter å ha satt på riktig arkivkode.

Begrepsavklaring: Journalpost heter dokumentkort i 360, og journaltittel blir dokumentkorttittel

Arkivtjenesten skal kontrollere

• at offentligvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer og tittel er gjort.
• at arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet
• at dokumentkorttittel er dekkende og uten skrivefeil
• at saken er knyttet til rett arkivdel, sak og tilgangsgruppe.
• at dokumentkortet er knyttet til rett sak
• at rett arkivkode er brukt
• at skriveregler der disse er utarbeidet, er fulgt
• at utgående dokument er produsert og arkivert i systemet
• at godkjente dokument blir ekspedert av saksbehandler

Når dette er utført skal dokumentkort status endres til J, og offentlig journal kan godkjennes og produseres.

Kontroll med reserverte journalposter

Arkivtjenesten skal med jevne mellomrom utføre søk på journalposter eldre enn en måned med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringa.

Arkivtjenesten skal gi tilbakemelding til saksbehandler dersom vedkommende har reserverte dokument.

4.0 BILDER/ILLUSTRASJONER

5.0 RETNINGSLINER, RUTINER,SKJEMA OG MALER

Retningslinje for elektronisk kommunikasjon

6.0 LOVHJEMLER

• Forskrift om offentlege arkiv
• Offentleglova
• NOARK standard

7.0 KOMMUNALE STYRINGSDOKUMENTER

Skriveregler for visse journalføringer

8.0 REGISTRERING, DISTRIBUSJON OG ARKIVERING

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Via KSX og Arkivplan

8. 3 Arkivering

Denne retningslinjen blir arkivert i sak og arkivsystemet.