Retningslinje for behandling av henvendelser til elektronisk postmottak

1.0  FORMÅL OG ANVENSELSESOMRÅDE

Denne retningslinjen gjelder for post@as.kommune.no og Innbyggertorget@as.kommune.no

Retningslinjen skal sikre at ansatte som betjener postmottaket følger lover og forskrifter og Ås kommunes policy for informasjonssikkerhet.

Ås kommune har en offisiell e-postadresse: post@as.kommune.no

2.0 ANSVAR

Leder for dokumentsenter og arkiv har ansvar for at ansatte har fått opplæring i retningslinjen og tilhørende rutiner og dokument.

Ansatte som betjener postmottak har ansvar for å følge gjeldende rutiner for behandling av e-post, som innebefatter videresending, svar, bekreftelser, sletting, bruk av signaturer og arkivering.

3.0 BESKRIVELSE AV GJENNOMFØRING

Bekreftelse på at henvendelse er mottatt

• Ås kommune skal behandle elektroniske henvendelser på lik linje med vanlig brevpost med hensyn til taushetsplikt, journalføring og offentlighetslovens regler.
• Det ligger en regel i Outlook på post@as.kommune.no som automatisk sender ut bekreftelse på at e-posten er mottatt.
• Det skal i tillegg sendes en e-post om hvordan e-posten er behandlet i Ås kommune. Det finnes signaturer for dette på post@as.kommune.no
• Inneholder henvendelsen taushetsbelagte eller personsensitive opplysninger skal dette slettes på bekreftelsen som sendes tilbake til avsender.
• Hvis en henvendelse er sendt til Ås kommune som feil adressat, skal vi gi beskjed om det til avsender. Hvis mulig skal vi gi opplysninger om rett adressat og deres e-post adresse.
• Ås kommunes e-postsystem/utlånte mobiltelefoner er et arbeidsverktøy og skal derfor brukes til å sende og motta e-post/SMS som har tilknytting til arbeidet, herunder også tillitsvalgt- og verneombuds arbeide.
• Det er ikke tillatt å starte eller videresende kjedebrev.
• Reklame skal slettes

Videresending

• Informasjon om kurs og invitasjoner til deltagelse på kurs eller møter skal sendes videre til aktuelle mottakere. Oversikt over hvem som skal motta slike e-poster henger ved postmottaket. Jf. Kompetanseutvalget
• Dersom avsender ber postmottaket videresende e-poster som innholder arkivverdig saksdokumentasjon for kommunen, til andre mottakere, skal e-posten arkiveres på ansvarlig saksbehandler som må foreta vurderingen om e-posten skal videresendes. Det skal gis beskjed om dette til avsender ved signatur.
• Ber en avsender postmottaket sende e-post, som er et saksdokument for kommunen, videre til politikere, skal e-posten sendes til ordfører og /eller rådmannen som skal vurdere videresending. Det skal gis beskjed om dette til avsender ved signatur.
• Er den som betjener postmottaket usikker på om e-posten skal videresendes skal leder for dokumentsenter og arkiv kontaktes for å gi sin vurdering.
• Alle elektroniske henvendelser som er gjenstand for saksbehandling eller anses å ha dokumentasjonsverdi, er å anse som arkivverdige og skal inngå i Ås kommunes arkiv.
• Sendte og slettede e-poster skal tas vare på i Outlook filer i minst 3 måneder

Sikkerhet

• E-post kan potensielt være er en stor trussel for datasikkerheten. Selv om vi har gode sikkerhetssystemer vil det til en hver tid foreligge stadig trussel om angrep og ødeleggende e-poster, som i verste fall ville kunne passere kommunens sikkerhetssystemer. E-post som mottas fra ukjente avsendere, eller som klart ikke er jobbrelaterte, skal av sikkerhetsmessige årsaker slettes før den åpnes, og aldri videresendes.
• Forhåndsvisning skal ikke brukes, da dette kan gjøre virusangrep lettere.
• Vedlegg til e-post skal ikke åpnes, med mindre forsendelsen kommer fra en troverdig avsender som det er ønskelig eller forventet -kontakt med.

Sensitive opplysninger

• Det skal ikke sendes sensitive person- eller taushetsbelagte opplysninger med e-post/SMS. E-post/SMS som inneholder sensitive opplysninger skal ikke videresendes, kommenteres eller besvares.
• I den grad det er sendt e-post med sensitive opplysninger til Ås kommune, skal meldingen raskest mulig registreres som sak i sak og arkivsystemet, eller skrives ut og sendes i intern post. Opprinnelig melding, og eventuelle kopier, skal slettes (ved Skift – delete).

4.0 BILDER/ILLUSTRASJONER

5.0 RETNINGSLINJER, RUTINER, SKJEMA OG MALER

Retningslinje for elektronisk kommunikasjon

Retningslinje for bruk av informasjonsteknologi i Ås kommune

Rutine for behandling av e – post på felles postmottak

Formidling av kurs -veiledere for kompetanseforum

6.0 LOV OG AVTALEVERK

• Sikkerhetsloven
• Forskrift om      informasjonssikkerhet
• Datatilsynets veiledning i      informasjonssikkerhet for kommuner og fylker
• Personopplysingsloven
• Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen
• Arkivforskriften
• Forvaltningsloven

7.0 KOMMUNALE STYRINGSDOKUMENT

Informasjonsikkerhetsplanen

8.0 REGISTRERINGER, DISTRIBUSJON OG ARKIVERING

8.1 Registering

8.2 Distribusjon

Via KSX og Arkivplan

8.3 Arkivering

Denne retningslinjen blir arkivert i sak- og arkivsystemet.