Retningslinje for sykefraværsoppfølgingmappe

1.0  Formål og anvendelsesområde

Formålet med retningslinjen er å sikre at personaldokumenter som omhandler sykefraværsoppfølging blir behandlet på en forsvarlig, korrekt og ensartet måte i Ås kommune, innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Retningslinjene skal også sikre gode arbeidsrutiner.

Det er tre typer saker for arkivering og journalføring av personaldokumenter: Personalmappe, sykefraværsoppfølging og personalsak.

Retningslinjen skal benyttes av alle som oppretter, jobber med eller har ansvar for sykefraværsoppfølging.

2.0. Ansvar

• Behandlingsansvarlig for personopplysninger er Kommunedirektøren, jf. Personopplysningsloven § 2.

• Arkivtjenesten har ansvar for å opprette sykefraværsoppfølgingsmapper i sak- arkivsystemet. Leder kan opprette sak selv, men må ikke legge til dokumenter før status på sak er satt til B - Under behandling

• Arkivtjenesten har ansvar for å kopiere dokumenter som finnes på personalmappen til sykefraværsmappen hvis de først har blitt arkivert på personalmappen i sak- arkivsystemet

• Arkivtjenesten har ansvaret for å sjekke at vedkommende som spør om lån eller tilgang til materiale faktisk har rett til å få tilgang, jf. Personopplysningsloven.

• Sakansvarlig leder har ansvar for at HR organisasjon og personalavdelingen rådføres før tilgang gis videre ved tjenstlig behov.

• Sakansvarlig leder har ansvar for at alle arkivverdige dokumenter som mottas og produseres blir arkivert på sykefraværsoppfølgingsmappen i sak- arkivsystemet. Fagsystemet Gat kan brukes til å opprette dokumenter, men alle dokumenter listet opp i punkt 3.3 under her, skal alltid arkiveres på sykefraværsoppfølgingssaken i sak- og arkivsystemet.

Leder har ansvar for at det ikke opprettes «skygge»- mapper ute på enhetene etter overgangen til fullelektronisk sak- og arkivsystem.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

3.1 Generelt

Sykefraværsoppfølgingsmappen utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Personopplysningslovens § 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. Den som er registrert kan be om at uriktig, ufullstendige eller opplysninger det ikke er lov å behandle blir rettet eller slettet.

Dokumentene i sykefraværsoppfølgingsmappen er tilgjengelig for nærmeste leder.  I tillegg er dokumentene tilgjengelig for saksbehandler i HR organisasjon og personal avdelingen og arkivet jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3.

Ås kommune har fullelektronisk arkiv. Det vil si at det fra 23.9.2013 er alle nye dokumenter kun tilgjengelig elektronisk.

Hvis saken ikke er avsluttet og vedkommende bytter arbeidssted i kommunen, skal ny leder orienteres om saken, og få tilgang for å kunne følge den opp. Er saken avsluttet blir ny leder bare informert ved tjenstlig behov. Dersom andre, utover ovennevnte, har tjenstlig behov for tilgang til saken, skal HR organisasjon og personalavdelingen rådføres før tilgang gis.

Sykefraværsoppfølgingsmapper avsluttes ved avsluttet oppfølging av sykefraværet. Saker uten aktivitet og som ikke er fulgt opp i løpet av de siste to år, avsluttes.

Det er kun en sykefraværsoppfølgingsmappe per sykefraværsperiode og det skal opprettes ny sak ved nytt/annet sykefravær. Avsluttede saker kan gjenopptas ved nye forhold dersom dette er nødvendig for formålet med den nye behandlingen (samme forhold ny periode).

Når arbeidsforholdet opphører, avsluttes saken. Dokumentene er som hovedregel bevaringsverdige for ettertiden. Spesielt oppfølging i forbindelse med sykemelding dersom saken har betydning for den ansattes langvarige tjenesteforhold og pensjonsforhold, samt saker hvor ansatt har blitt oppsagt.

3.2 Oppretting av sykefraværsoppfølgingsmappe

Sykefraværsoppfølgingsmapper opprettes i kommunens sak- arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i denne retningslinjen.

Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon om en ansatt primært skal arkiveres på ett sted. Det er unntak for sykefraværsoppfølging og personalsak. Det skal alltid lages egen sak for sykefraværsoppfølging.

Hver sykefraværsoppfølgingsmappe skal opprettes med utgangspunkt i ordningsprinsipp: Objektkode med inndeling etter fullt fødselsnummer, 11 siffer uten mellomrom.

Saksnummeret på sykefraværsoppfølgingssaken skal føres i notatfeltet i personalmappen.

Denne type saker skal langtidsbevares jf. Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver § 4 – 10, 1g

3.3 Dokumenter som skal journalføres på sykefraværsoppfølging mappa

Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres:

1. de skal være gjenstand for saksbehandling 
2. de må ha dokumentasjonsverdi

Dokumenter som mottas direkte til enhet i papirsformat og som oppfyller kravene over, skal sendes til arkivet for skanning og journalføring. Dokumentasjon som mottas eller produseres elektronisk skal legges inn i sak enten av sakansvarlig eller arkiv.

Sykefraværsoppfølgingsmappen skal/kan inneholde følgende dokument

• All korrespondanse/dokumentasjon som angår sykefraværet
• Avtaler mellom leder og ansatt
• Avvikling av ferie i sykdomsperioden
• Brev om vedtak/konklusjoner ol.
• Dokumentasjon på leders oppfølging av sykefraværet, jf. Prosess for sykefraværsoppfølging
• Eventuell korrespondanse med NAV som gjelder sykefravær.
• Eventuelle særskilte arbeidsavtaler om tilpasset arbeidstid og attføring
• Forespørsel/purring om oppfølgingsplan for sykemeldt arbeidstaker sykefravær
• Henvisningsskjema til BHT
• Individuell oppfølgingsplan
• Innkalling til møter med fastlege og arbeidstaker
• Innkallinger fra NAV
• Interne notater - leder/org. &pers
• Korrespondanse med BHT/NAV vedrørende tilrettelegging/tiltak
• Maksdato for sykefravær
• Rapportering til NAV
• Referater fra dialogmøter
• Referater fra oppfølgingsmøter
• Refusjonskrav / tilretteleggingstilskudd NAV
• Sykemelding som utløser sykefraværssak
• Varslinger fra NAV
• Videre sykemeldinger

4.0 bilder  / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Retningslinje for sykefraværsoppfølging

Retningslinje for elektronisk kommunikasjon

Personaloppfølging – KSX

Retningslinje for bestilling av timer hos bedriftshelsetjenesten (BHT)

Opphør av arbeidsforhold

Maler

Maler for oppfølgingsplan og innkalling til dialogmøte finnes både i Gat og i 360° standardtekster

6.0 Lovhjemler

Arkivloven

Forskrift om offentlege arkiv

Personopplysningsloven

Offentleglova

Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver

7.0  kommunale  styringsdokumenter

Prosess for sykefraværsoppfølging

8.0 REGISTRERING, DISTRIBUSJON OG ARKIVERING

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Via KSX og Arkivplan

8.3 Arkivering

Denne retningslinjen blir arkivert i sak og arkivsystemet og arkivplan.no