|
Rutiner for postbehandling og arkivering
Overformynder er selv ansvarlig for postbehandling og arkivering i dagligarkivet.
Ved periodisering overføres arkivsakene sentralt arkiv.
Mottak av post
Post som blir sendt/levert til kommunen blir sortert og oppbevart i posthylle. E-post og fax skal behandles på lik måte som annen post.
Åpning, sortering og arkivavgrensning av inngående post
Posten åpnes og sorteres i arkivverdig- (sakspost) og arkivuverdig post (informasjonspost). Som arkivuverdig post regner vi trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, utskrifter, kopier fra andre organ og annet mangfoldiggjort materiale som ikke fører til saksbehandling eller er viktig som dokumentasjon. Informasjonsposten skal holdes atskilt fra arkivet. Som arkivverdig post regner vi post som blir gjenstand for saksbehandling (saksdokumenter etter offentlighetsloven) og annen post som inneholder vesentlig dokumentasjon. Saksposten går til stempling og journalføring. Regninger, fakturaer og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.
Stempling og Journalføring
All inngående sakspost skal journalføres i manuell brevjournal og journalopplysningene skal overføres journalstempel på dokumentet.
Saksbehandling
Dersom det viser seg at saksbehandlingen av en sak tar lenger tid enn forvaltningsloven tilsier, skal det gis foreløpig svar.
Dokumenter og utgående brev som inneholder opplysninger som skal være unntatt offentlighet skal påføres tilgangskode.
Ekspedering av utgående post
All utgående post skal journalføres i manuell protokoll og journalopplysninger skal registreres i dokumentet.
Før utsending må kopier for arkivlegging i saksmappe og i kopibok kopieres.
Opplysninger som er unntatt offentlighet skal aldri sendes med fax. E-post som inneholder sensitive opplysninger skal være kryptert.
Saksavslutning og arkivlegging
Ved årets slutt overføres møtebok og kopibok for innbinding og arkivering i sentralt arkiv og avsluttede myndlingsmapper overføres sentralt arkiv for arkivering. Register over umyndige og verger, avslutningsregister og register over uskiftebo skal ajourholdes. Arkivmateriale fra overformynderiet skal ikke på noe tidspunkt overføres til Statsarkivet. Arkivserie oversikt
| Arkivserie:
|
Møtebok for overformynderi
|
| Innhold:
|
Utredning, innstilling, vedtak
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
Ringperm frem til innbinding på kontor til overformynder
|
| Avlevering:
|
V/årsskifte til sentralt arkiv for innbinding og arkivering - Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Kopibok
|
| Innhold:
|
Kopi av all utg. korrespondanse
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
Ringperm frem til innbinding på kontor til overformynder
|
| Avlevering:
|
V/årsskifte til sentralt arkiv for innbinding og arkivering - Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Postjournal
|
| Innhold:
|
Protokoll med all inn- og utg. korrespondanse
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
Fortløpende fra 01.01.2005
|
| Lagring:
|
Manuell protokoll
|
| Plassering:
|
Innlåst på overformynder’s kontor
|
| Avlevering:
|
V/utskrevet protokoll til sentralt arkiv - Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Register over umyndige og verger
|
| Innhold:
|
Register over umyndige og verger
|
| Ordningsmåte:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Word
|
| Plassering:
|
Tas ut på papir hvert år og overføres sentralt arkiv
|
| Avlevering:
|
Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Register over uskiftebo
|
| Innhold:
|
Register over personer som sitter i uskiftet bo
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Word
|
| Plassering:
|
Tas ut på papir hvert år og overføres sentralt arkiv
|
| Avlevering:
|
Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Avgangsregister
|
| Innhold:
|
Register over personer som overformynder ikke lenger forvalter kapitalen til
|
| Ordningsmåte:
|
Alfabetisk innenfor avgangsår
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Word
|
| Plassering:
|
Tas ut på papir hvert år og overføres sentralt arkiv
|
| Avlevering:
|
Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Saksarkiv - Overformynderiet
|
| Innhold:
|
Inn og utgående korrespondanse
|
| Ordningsmåte:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
Saksmapper i arkivskap på kontor til overformynder
|
| Avlevering:
|
Sentralt arkiv hvert 4. år - Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
I hht kassasjonsregler
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Klientmapper
|
| Innhold:
|
Registrering av klientopplysninger
|
| Ordningsmåte:
|
Alfabetisk / Fødselsdato ?????
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
Mappe pr. person på kontor til overformynder
|
| Avlevering:
|
V/opphør overføres til sentralt arkiv - 25 år etter opphør til IKA
|
| Kassasjon:
|
I hht. kassasjonsregler
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Odelsrett
|
| Innhold:
|
Dokumenter vedr. odelsrett
|
| Ordningsmåte:
|
Alfabetisk
|
| Periode:
|
4 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
Ringperm på kontor til overformynder
|
| Avlevering:
|
Sentralt arkiv hvert 4. år - 25 år etter opphør til IKA
|
| Kassasjon:
|
I hht. kassasjonsregler
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Hjelpeverge regnskap
|
| Innhold:
|
Regnskap og bilag
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
Papir
|
| Plassering:
|
?
|
| Avlevering:
|
Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Bilag 10 år / Regnskap bevares
|
| Merknader:
|
|
| Arkivserie:
|
Vergeregnskap
|
| Innhold:
|
Regnskap og bilag
|
| Ordningsmåte:
|
Kronologisk
|
| Periode:
|
1 år
|
| Lagring:
|
|
| Plassering:
|
Kommunens regnskapskontor
|
| Avlevering:
|
Etter 25 år til depot IKA
|
| Kassasjon:
|
Bilag 10 år / Regnskap bevares
|
| Merknader:
|
Regnskap og arkivering overført til regnskapskontoret fra 01.01.2005
|
|
