Prosess for innsyn i dokumenter

1.0 Formål og anvendelsesområde

Prosessen skal sikre at innsynskrav behandles i henhold til offentleglova, og skal benyttes ved saksbehandlingen av alle innsynskrav. Formålet med offentleglova er å gi allmenheten innsyn i forvaltningens dokumenter. Dette for å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske medvirkningen, rettssikerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten.

2.0 Ansvar

• Arkivet har ansvar for:
  • å registrere innsynskrav i sak og arkivsystemet.
  • å sende ut opplysninger og enkelt dokumenter som ikke er unntatt offentlighet (kurante saker)
  • å sende melding til saksbehandler om innsynskrav i dokumenter/saker som er unntatt offentlighet.
• Saksbehandler har ansvar for:
  • å besvare innsyn som gjelder sammenstilling av data, eller uttrekk av informasjon.
  • å vurdere hvilke opplysninger og dokumenter det kan gis innsyn i etter gjeldende lover, og besvare dette.
• Ved vurderingen av lovverket, kan rådgiver (jurist) Lill Lokna, Organisasjon- og personalavdelingen, kontaktes.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

3.1 Offentlighetsprinsippet

• Offentlighetslovens hovedregel er at alle saksdokumenter i forvaltningen er offentlige, jf. § 3.
• Unntak fra offentlighet må begrunnes og være hjemlet i en av lovens bestemmelser.
• Selv om et dokument kan unntas fra offentlighet, skal forvaltningen vurdere om dokumentet likevel bør kunne gjøres kjent helt eller delvis (meroffentlighet), se under.
• Det er ikke lov til å gi innsyn i opplysninger eller dokumenter som er omfattet av taushetsplikt, jfr. § 13.

3.2 Generelt

• Innsynsretten gjelder
  • saksdokumenter som befinner seg i forvaltningsorganenes arkiver eller kontorer, offl. § 3.
  • journal og lignende register og møtekart til folkevalgte organer i kommunen, offl. § 3.
  • dokumenter som kommunen har opprettet når dokumentet er ferdigstilt eller sendt ut av kommunen, offl.§ 4.
  • all lagret informasjon uten hensyn til hvilket medium som er benyttet for lagringen, offl.§ 4.
• Innsynskravet må knytte seg til "en bestemt sak" eller " en sammenstilling av saksopplysninger", offl. §§ 9 og 28.
• Den som vil bruke retten til å gjøre seg kjent med dokumenter må selv ta initiativet ved å kreve innsyn.
• Det er ikke noe krav om at
  • den som ber om innsyn må ha saklig interesse/grunn eller på annen måte begrunne kravet.
  • den som ber om innsyn oppgir navnet sitt.
  • innsynskravet gjøres skriftlig.
  • kommunen offentliggjør dokumenter av eget tiltak. Det er åpnet for at kommunen kan gjøre dokumenter offentlig tilgjengelig på internett, men Ås kommune gjør ikke det. Noen opplysninger skal likevel ikke legges ut på intranett/internett, jf. forskriften  § 7 2. ledd.

3.3 Kommentarer til lovbestemmelsene

Unntaksbestemmelsene er ”kan” regler. Det må vurderes konkret om innsyn skal gis, eller om vi skal unnta fra innsyn.

• Noen unntak er slik at det bare er adgang til å gjøre unntak når innsyn kan ha uheldige virkninger. I lovteksten stilles det krav om at det er ”nødvendig” eller ”påkrevd” med unntak, se §§ 15, 20, 21, 23 1. og 2. ledd, 24.
• Unntaksadgangen er i noen tilfeller knyttet til opplysninger, og ikke dokumentet, se §§ 13,15 2.ledd, 20, 21, 22 2. pkt, 23 1. og 2.ledd, 24 1. og 3.ledd, 26 2. og 4.ledd. Dokumentet må isåfall gis ut i sladdet versjon, eventuelt unntas i sin helhet dersom vilkårene i § 12 er oppfylt.

a) Opplysninger som er underlagt taushetsplikt, § 13

• Taushetsplikt kan følge av flere lover. De vanligste er forvaltningsloven § 13 og helsepersonellloven kapitel 5.
• Sensitive personopplysninger som er definert i personopplysningsloven vil i stor grad bli vurdert som "personlige forhold" etter forvaltningsloven § 13.
• Noen organer har uavhengig av forvaltningens taushetsplikt, krav på å få innsyn i opplysninger og dokumenter som ellers er begrenset av taushetsplikten. Organet som krever innsyn som må vise til grunnlaget for at kommunen skal gi ut opplysninger underlagt taushetsplikt. Et eksempel er Sivilombudsmannen, jf. lov om sivilombudsmannen § 7 ”Ombudsmannen kan hos offentlige tjenestemenn og hos alle andre som virker i forvaltningens tjeneste, kreve de opplysninger han trenger for å kunne utføre sitt verv”.

b) Interne dokumenter, § 14

• Dette er dokumenter som er utarbeidet for organets interne saksforbredelse - arbeidsdokument som feks notat, utkast, konsept, skisser, statistikk, kostnadsanalyser.
• Med organ menes selvstendig rettssubjekt - som Ås kommune.
• Dokument er ikke internt etter denne bestemmelsen, dersom det er sendt ut av organet. Dokumenter som er oversendt statlige ombud og kontroll- og tilsynsorgan, kan likevel være interne.
• Utkast til vedtak og innstillinger som blir lagt frem for rådmannen før det blir gjort vedtak, eller før innstilling blir lagt frem for folkevalgt organ, omfattes av unntaket  i § 14 jfr. § 16. Det samme gjelder merknader fra rådmannen til slike utkast.
• Saker mellom ansatt og arbeidsgiver har utgangspunkt i et partsforhold, for eksempel tilsetting, avskjed, suspensjon, permisjonssøknader, reiseregninger. Korrespondansen mellom ansatt og arbeidsgiver er ikke internt etter denne bestemmelsen, men dokumentene kan komme inn under andre unntak.
• Hele dokumentet kan unntas.
• Se §16

c) Dokument som er innhentet utenfra for den interne saksbehandlingen, § 15

• Dokumentet må være innhentet for den interne saksforberedelsen - råd og vurderinger. Dokumentet må være ”innhentet”, dvs. at det må foreligge en bestilling. Det er ikke krav om at bestillingen er gjort skriftlig, men skriftlighet vil sikre dokumentasjon på at dokumentet er innhentet.
• Når det er anledning til å gjøre unntak for et dokument som er innhentet utenfra, gjelder unntaket både hos mottakeren og avsenderen.
• Bestillingsdokumentet, innkalling til møte og referat fra møte med noen som gir oss råd eller vurderinger i saken, kan også unntas.
• Bare deler av dokumentet kan unntas dersom det er påkrevd for å ivareta offentlige interesser i saken. Dette er et strengt krav.

d) Interne dokument hos kommunene, § 16

Bestemmelsen innebærer at unntakene i §§ 14 og 15 ikke gjelder for:

• saksfremlegg med vedlegg eller saksliste til et folkevalgt kommunalt organ, dokument fra/til kommunale kontrollutvalg, revisjonsorgan eller klagenemnder.
• dokument som blir utvekslet mellom kommunale organ der hvor det ene organet opptrer som eksternt i forhold til det andre, f.eks hvor Oppvekst- og kultur søker Teknikk- og miljø om byggetillatelse.
• dokument som blir utvekslet mellom kommunale kontrollutvalg og sekretariatet for utvalget.
• dokument fra eller til et kommunalt organ på områder hvor organene har fått delegert selvstendig avgjørelsesrett. m.m.

e) Rettssaksdokument, § 18

•  Det kan gjøres unntak fra innsyn i et dokument som kommunen har utarbeidet for eller mottatt som part i en rettssak.

f) Det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m, §23

• Det kan gjøres unntak for opplysninger for å gjennomføre en forsvarlig økonomi-, lønns-, eller personalforvaltning når innsyn kan svekke forhandlingsposisjonen. Dette for å verne om interessene til organet. Aktuelt ved avtaleforhandlinger generelt, ved kollektive og individuelle lønnsforhandlinger, forhandlinger om arbeidstidsordninger, konflikter på arbeidsplassen.
• Offentlige anskaffelser: Det kan gjøres unntak for innsyn i tilbud og protokoll til valg av leverandør er tatt. Tilbud og protokoll er offentlig i den fristperioden før undertegning av kontrakt som de andre tilbyderne har til å fremme klage eller komme med innvendinger. Opplysninger i slike dokumenter som det er taushetsplikt om, skal det uansett ikke gis innsyn i, jf. offentleglova § 13 jf. forvaltningsloven §13 1.ledd nr.2 om bedriftshemmeligheter. Det er praktisk at tilbyderne leverer en ferdig sladdet versjon av tilbudet, alternativt at man tar kontakt med tilbyderen for å avklare hvilke deler av tilbudet som eventuelt vil være omfattet av taushetsplikten.

g) Tilsettingssaker, § 25

• Det kan gjøres unntak for innsyn i dokument i sak om tilsetting eller forfremming.
• Det kan gjøres unntak for skriftlig lønnsoppgave, men ikke opplysninger om bruttoutbetalinger.
• Det kan ikke gjøres unntak for offentlige søkerlister. Søker kan be om å bli unntatt offentlighet.
• Se likevel innsyn med partsrettigheter etter forvaltningsforskriften.

h) Eksamenssvar og karakterer m.m, § 26

Det kan gjøres unntak for innsyn i:

• svar til eksamen eller lignende prøve
• innleverte utkast til konkurranse eller lignende
• karakterer og vitnemål fra utdanning
• fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon. Dette vil ikke være taushetspliktig etter forvaltningsloven § 13 "personlige forhold".

3.4 Merinnsyn

Formålet med offentleglova er å legge til rette for mer innsyn i forvaltningen for å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakelsen og rettsikkerheten til den enkelte.

Merinnsyn skal derfor alltid vurderes når det er aktuelt å gjøre unntak fra offentlighet, jf.§ 11. Dette betyr i praksis at selv om det er en hjemmel for å gjøre unntak fra innsyn, skal det likevel tas en vurdering av om det foreligger et reelt og saklig behov for å unnta dokumentet fra offentlighet. Personvernet er relevant i vurderingen av merinnsyn.

Merinnsyn er å:

- gi innsyn i faktiske opplysninger, der hvor hele dokumentet ellers kan unntas

- gi innsyn i hele dokumentet, selv om det kan unntas

3.5 Kostnader

• Forvaltningsorganet kan ta betaling for kopi til annet lagringsmedium enn papir. Betalingen kan ikke overstige de faktiske kostnadene organet har hatt til kopiering. Det kan ikke tas betaling for den tiden som går med til å behandle innsynskrav og kopiere dokumenter.

3.6 Saksbehandling

a) Skriftlig henvendelse

• Alle innsynskrav og svar skal registreres på en felles sak (pr. år) i kommunens sak- og arkivsystem.
• Begjæringen om innsyn skal etter offentlighetsloven avgjøres "uten ugrunnet opphold", jf. § 29. Det betyr så snart det er praktisk mulig, vanligvis samme dag eller innen 1-5 virkedager.
• Alle dokumenter og/eller saker som ikke er unntatt offentlighet ekspederes omgående av arkivtjenesten og senest innen 5 dager.
• Innsynskrav i dokumenter som er unntatt offentlighet blir sendt til saksbehandler for vurdering og behandling.
• Hvis det ikke kan gis svar innen 5 virkedager må det sendes et foreløpig svar og begrunne hvorfor tidsfristen ikke kan overholdes.
• Dersom innsyn ikke gis, må det sendes et skriftlig avslag fra samme sak i P360, med begrunnelse, henvisning til bestemmelsen som er grunnlaget for unntaket og opplysning om klageadgang og klagefrist, jf. § 31. Dersom § 13 i offentlighetsloven er grunnlaget, må det også henvises til bestemmelsen som pålegger taushetsplikt, feks forvaltningsloven § 13. Forslag til tekst for avslag på innsyn ligger i til standardtekster i P360.
• Gis det bare delvis innsyn, må det begrunnes hvorfor. Saksbehandler må skrive ut dokumentet, sladde de opplysningene som er unntatt offentlighet og deretter sende det sladdede dokumentet til arkivet. Arkivet skanner dokumentet og legger det som vedlegg i journalen, og ekspederer. Vedlegget heter "offentlig versjon".
• Den som har fått avslag, kan etter tre uker kreve nærmere begrunnelse for avslaget, § 31 2. ledd.

b) Personlig fremmøte

• Servicetorget legger til rette for innsyn i offentlige saker. Innsyn gis kun under oppsyn.
• Er det usikkert om dokumentet er offentlig, henvender servicetorget seg videre og søker opplysninger på vegne av personen.

3.7  Klage

• Den som har fått avslag på et innsynskrav, kan påklage avslaget til det forvaltningsorganet som er nærmest overordnet det forvaltningsorganet som har truffet vedtaket, jf. § 32.
• Fylkesmannen er klageinstans når avslaget er truffet av kommunalt eller fylkeskommunalt organ.
• Klagen sendes Ås kommune som har fattet vedtaket.
• Klagen skal behandles og avgjøres uten ugrunnet opphold. Opprettholder kommunen vedtaket, skal det oversendes klageinstansen.
• I tilknytning til klagebehandlingen kan klageorganet bestemme at dokumentet skal gjøres kjent helt eller delvis etter regelen om meroffentlighet. .

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Retningslinje for innsyn i depotarkiv

Retningslinje for innsyn i dokumenter

Rutine for behandling av henvendelser om innsyn – billighetserstatning

Skjema

Erklæring om taushetsplikt ved tilgang til arkiv

Outlook - signaturer på postmottak; post@as.kommune.no

Innsyn

Innsyn saksbehandler

Standardtekster i 360°

Ligger under mappe: Felles – Innsyn

Ås kommunes hjemmeside

www.as.kommune.no/offentlig-journal-og-innsyn-i-arkiv

6.0 Lov og avtaleverk

Offentleglova

Forvaltningsloven

Arkivloven

7.0 Kommunale styringsdokumenter

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registering

8.2 Distribusjon

Via KSS

8.3. Arkivering

I kommunens sak- og arkivsystem. Det opprettes ny sak hvert år alle innsynsbegjæringer blir journalført