Prosess for arkiv

1.0 Formål og anvendelsesområde

Formålet med prosessen er å sørge for at arkivene i kommunen og forvaltning av kommunens dokumenter er i samsvar med lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser.

2.0 Ansvar

Kommunedirektør har det overordnede arkivansvaret i kommunen, og har hovedansvaret for at forholdene ligger til rette for en best mulig arkivforvaltning.

Arkivleder er administrativt underordnet HR-Sjefen.

Arkivleder er faglig ansvarlig for arkivtjenesten og skal sørge for at arkivarbeidet utføres etter gjeldende regelverk gjennom å gi instrukser, råd, opplæring og faglig veiledning i arkivarbeidet.

Arkivleder er systemansvarlig for sak- og arkivsystemet og gir brukerstøtte sammen med øvrige ansatte på arkivet

Enhetsleder er arkivansvarlig for sin enhet, og er ansvarlig for at arkivarbeidet på enheten skjer på en forsvarlig måte i henhold til lovmessige krav, vedtatte regler og bestemmelser.

Saksbehandlere plikter å følge de instrukser som gjelder for kommunen i all dokumentbehandling og bruk av arkivet.

Saksbehandlere skal kjenne til arkivplanen for Ås kommune og retningslinjene knyttet til arkivplanen som hører til sitt fagfelt.

Systemeier og systemadministrator skal rapportere til arkivleder om endringer/ oppgraderinger i fagsystemer som er arkiv- og journaldannende og skal sørge for at det blir gitt opplæring.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

Ås kommune har sentralisert arkivtjeneste. Fra 23.09.2013 tok Ås kommune i bruk Public 360 som sitt hoved sak- og arkivsystem. Fra samme dato ble fullelektronisk sak- og arkivsystem innført. Det innebærer at alle arkivverdige og journalpliktige dokumenter som mottas elles produseres i kraft av virksomheten Ås kommune skal skannes eller produseres i sak og arkivsystemet. Det er den elektroniske versjonen av dokumentet som regnes som arkivoriginalen. 

Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver:

Sentral arkivtjeneste har følgende arbeidsoppgaver:

• Åpne og fordele all innkommende post til kommunen og IKS og andre selskaper som Ås kommune har avtaler med. Arkivleder har særskilt bemyndigelse til å håndtere post som skal behandles etter sikkerhetsinstruksen
• Journalføre, skanne og kvalitetsikre dokumenter og journaler i sak- og arkivsystemet
• Betjene Ås kommunes offisielle e-postmottak, videresende, journalføre og besvare e-post
• Publisere offentlig journal på kommunens hjemmeside fra sak- og arkivsystemet
• Besvare innsynsbegjæringer hvis dokumentene det bes om ikke er unntatt fra offentligheten
• Viderefordele innsynsbegjæringer som må saksbehandles fordi det krever sammenstilling av opplysninger eller  det det bes om innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet
• Bistå med fremskaffelse, utlån og kopiering av dokumenter internt og eksternt
• Bidra med veiledning ved avlevering og deponering av arkiver, slik at arkivseriene eller mappene er ryddet og ordnet før avlevering og deponering
• Foreta periodisering av arkivene etter gjeldende lover og regelverk
• Rydde og ordne i tidligere avleverte arkiver og binde inn materiale
• Lage retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder sak- og arkivsystemet i Ås kommune, og bistå med utarbeidelse av retningslinjer, rutiner og brukerveiledninger som gjelder arkivarbeid og dokumentfangst for fagsystemer
• Bidra med sikring av kommunens arkiver etter gjeldende lovverk
• Foreta daglig kvalitetssikring og dokumentkontroll i sak- og arkivsystemet, og melde fra til saksbehandler ved gjentatte feil
• Overvåke ekspedering fra sak- og arkivsystemet og forsendelser gjennom KS SvarUt
• Hente dokumenter til kommunene som blir sendt via Altinn
• Bidra til at arkivloven, offentleglovas, forvaltningslovens og aktuelle særlovers bestemmelser som gjelder offentlig forvaltning følges og gjøres kjent i organisasjonen
• Gi veiledning, arkivfagligopplæring og brukerstøtte om dokumenthåndtering og arkivering til ansvarlige for underliggende arkiver internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
• Gi opplæring i sak- og arkivsystemet
• Delta i prosjektgrupper som omhandler arkiv, i nettverksgruppe for arkivledere i Follo og arkivgruppe for Public 360 i Ås, Frogn og Vestby.
• Foreta restansekontroll hvert kvartal, og føre oversikt over kommunens restanser. Reserverte, ikke ferdige dokumenter blir også kontrollert jevnlig
• Rydde og avslutte elektroniske journaler
• Drive med arkivbegrensning og kassasjon
• Rullere arkivplanen hvert 4. år, samt mindre oppdateringer ved behov
• Bemanne depotarkiv. Depotansatt jobber med ordning og registrering i Asta og tilgjengeliggjøring av avleverte arkiver.
• Bemanne lesesalsplass i lokale for arkivdepot
• Katalogisere og tilgjengeliggjøre arkivene i Ås kommune
• Ha tilsyn og veilederansvar i forhold til underliggende arkiver som for eksempel klientarkiver ute på enhetene
• Ha systemansvar for sak- og arkivsystemet og ha ansvar for oppgradering og vedlikehold av dette
• Ha systemansvar for KS SvarUt og ha ansvar for ansvar for oppgradering og vedlikehold av dette
• Bistå med tilgjengeliggjøring og oppdatering av maler og standardtekster i sak- og arkivsystemet
• Brukeradministrasjon og tilgangsstyring i sak- og arkivsystemet og historisk base internt i kommunen og til tilknyttede IKS og vertskommunesamarbeid
• Følge opp systemer og arbeidsprosesser knyttet opp mot integrasjoner med sak- og arkivsystemet.
• Bistå med integrasjon og import av elektroniske skjema til sak og arkivsystemet.
• Arkivleder har myndighet til å gi pålegg til ansvarlig for underliggende arkiver. Dersom slike pålegg har ressursmessige konsekvenser skal de gis til nærmeste leder

Arkivet skal foreta internkontroll i organisasjonens helhetlige arkiv og dokumentforvaltning. Dette innebefatter kontroll ved særskilte hendelser, kontroll ved etterspørsel, stikkprøver. Plan for gjennomføring av internkontroll er under utarbeiding og er planlagt ferdig 2025. 

Arkivet er selv gjenstand for internkontroll gjennom etterlevelse av handlingsplan, ved tilstandsrapportering som årsrapport mv. til HR-Sjef / Kommunedirektørens ledergruppe. 

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0. Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Se under retningslinjer og rutiner

6.0 Lovhjemler

Arkivloven

Arkivforskriften

Offentleglova

Forvaltningslova

E-forvaltningsforskriften

E-forvaltningsloven

7.0 Kommunale styringsdokumenter

Arkivplan

Informasjonssikkerhetsplan

Prosess for informasjonssikkerhet

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Via KSX og Arkivplan

8.3 Arkivering

Retningslinjen arkiveres i sak og arkivsystemet og arkivplan.no

Utstyr