|
ESA web versjon 7.0 e og K2000 versjon 7.0d
| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
ESA web versjon 7.0 e og K2000 versjon 7.0d |
| Tatt i bruk: |
|
| Avsluttet dato: |
17.09.2013 |
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Arkivserie O - Elevmapper og protokoller fra ungdomsskolene
|
| Innhold: |
BARNEMAPPER: Objektbasert fødselsdato
Her journalføres dokumentasjon rundt barn i kommunale barnehager. Det er laget egen retningslinje. Aktive mapper arkiveres på enhetene. Avsluttede mapper settes i bortsettingsarkiv i kjelleren på rådhuset. Barnemappene skal ikke overføres til arkivdel ELEVMAPPER
BEVILLING: Emnebasert K- koder
Her journalføres alle dokumenter rundt salg – skjenkebevillinger i Ås kommune. Skilt ut fra EMNE 20005 og EMNE 2010. Papirene oppbevares i skap hos Konsulent for helse og sosial, ved periodisering blir de satt ned som egen serie i bortsettingsarkiv. Tidligere skjenkesaker ligger i HA og er ikke skilt ut som egen serie.
EMNE 2005: Emnebasert K- koder
Fellessaksarkiv for hele Ås kommune, perioden 2005 - 2010. Arvtager etter HA. Under periodisering, skal settes bort i bortsettingsarkiv i kjelleren på rådhuset. Skal flyttes elektronisk over til historisk base i løpet av 2013
EIENDOM: Objektbasert, Gårds- og bruksnummer
Felles arkiv for teknisk etat. Her er arkiver for byggesaker, egen eiendomsforvaltning og kommunalteknisk. Deler av arkivet befinner seg på eiendomsavdelingen, Noe i eget arkivrom på rådhuset og noe på kommunaltekniskavdeling. Det papirbaserte er større enn det elektroniske. Elektroniske mapper fra 1996. Må regne med blandet proveniens.
ELEVMAPPER: Objektbasert, fødselsdato
Her journalføres dokumentasjon rundt elever Ås kommune har opplæringsansvar for. Det er laget egen retningslinje. Aktive mapper arkiveres på enhetene. Mapper kan overføres fra barneskole til ungdomsskole etter samtykke fra foreldre. Settes bort i bortsettingsarkiv i kjelleren på rådhuset ved avlevering fra skolene.
EMNE2010: Emnebasert K- koder
Fellessaksarkiv for hele Ås kommune. Arvtager etter EMNE2005, opprettet 01.01.2010. Alle sakspapirene skal arkiveres på sentralarkivet på rådhuset. Høsten 2011 ble barnevern egen enhet under helse- og sosial. De har nå sine fellessaker i Emne 2010. Hvis saksmappene lånes ut skal det settes utlån i ESA på saksbehandlernivå.
FIKS: Emnebasert K- koder
Ås kommune er vertskommune. Her journalføres alle dokumenter som produseres og registreres av Fiks. Fiks har egen journal på excel for andre kommuner enn Ås.
HA: Emnebasert K- koder
Emnearkivet for perioden 1996 – 2004. Papirarkivene laget i denne arkivdelen er ikke arkivert i samsvar med den elektroniske arkivet. Sakspapirene har provinsens etter enhetene de ble skap i, etter den gamle organiseringen i Ås kommune. Kultur, Skole og barnehage, helse og sosial er på depotet på Moer, teknisk og rådmannens arkiver er i kjelleren på rådhuset. De skal etterhvert overføres til Moer, når det er kapasitet.
Periodisering, ordningen og ryddingen i papirarkivene foregår fremdeles. Deler av arkivet er overført elektronisk til historisk base i ESA. Grunnen til at det bare er deler er feil ved overføring
LÅN: Objektbasert, egen nummerering.
Egen nummerering i følgeliste som er arkivert i ESA. Skal være søkbar på navn. Her journalføres alle dokumenter som omhandler forvaltningen av startlån i Ås kommune. Saksbehandler fra eiendom påfører eget lånenummer til hver lånesak i objektfeltet i ESA.
Papirarkivet er lokalisert på eiendomsavdelingen og sendes derfra rett til depot ved avslutning.
NAV-Ås: Emnebasert K- koder
Saksarkiv for kommunaldel av Nav i Ås. Opprett i oktober 2008 i forbindelse med NAV reformen. Barnevernets sakspapirer lå også her, før barnevern ble skilt ut som egen enhet høsten 2011. Papirarkivet er lokalisert i NAVs lokaler.
Settes bort i bortsettingsarkiv i kjelleren på rådhuset ved avlevering. Høsten 2011 ble barnevern egen enhet under helse- og sosial. De har nå sine fellessaker i Emne 2010.
OVERFORMYNDERIET: Emnebasert K- koder
Ås kommune er vertskommune Her journalføres alle dokumenter som produseres og registreres av Overformynderiet.
PERSONAL: Objektbasert, fødselsdato
Her journalføres dokumentasjon rundt ansatte i Ås kommune, herunder alle personalmapper på ansatte, lærlinger, støttekontakter, og oppdragsavtaler for fosterhjem m. m Det er laget egen retningslinje for personalmapper. Aktive mapper arkiveres på enhetene. Settes bort i bortsettingsarkiv i kjelleren på rådhuset ved avlevering fra enhetene Det papirbaserte er større enn det elektroniske. Elektroniske mapper fra 1996
PURA: Emnebasert K- koder
Ås kommune er vertskommune Her journalføres alle dokumenter som produseres av og registreres Pura. Avlevering til bortsettingsarkivet på rådhuset når dette blir aktuelt.
REGULERING: Objektbasert, egen nummerering.
Reguleringsarkivet - objektordnet 1996- oppbevaring i eget arkivrom i kjelleren på rådhuset.
Det er satt i gang et prosjekt for å lage et elektronisk arkiv av alle reguleringsplanene.
ANS2012: Fullelektronisk arkivdel Emnebasert K- koder
Alle ansettelsessaker etter 1.mars 2012. Egen brukerveiledning er utarbeidet
IKS med egne arkivdeler : FIKS, Landbrukskontoret og Overformynderiet. Disse har egen papirarkiver og har bare brukt systemet for journalføring og møte modul for FIKS |
| Lisensinnehaver: |
Ås kommune |
| Brukergrupper: |
Alle enheter i Ås kommune |
| Systemansvarlig: |
Siri Ryan |
| Driftansvarlig: |
It |
| Relasjon til andre system: |
|
| Leverandør: |
EVRY |
| Merknader: |
Ås kommune bruker K koder på emne baserte arkivdeler. Systemet blir fortløpende oppdatert etter hvert som det kommer nye koder. For tiden er K Koder, Hovednøkkel 2012 – 2015 i bruk.
Objektbaserte arkivdeler er ordnet etter gård og bruks nummer, eller etter fødselsdato.
|
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
oracle - slått av |
| Produksjonsformat: |
office |
| Arkivformat: |
Papir |
| Merknader: |
Fra ca. 2005 ble alle inngående dokumenter også skannet. Det er tatt uttrekke av databasen og den er gjort tilgjengelig gjennom Historisk arkiv i P360.
Vi mistet muligheten til å søke på løpenummer og saksreferanser på kryss av sakene kan ikke gjenskapes. |
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
|
| Tabelluttrekk: |
|
| Overføring: |
|
| Metadata: |
|
| Merknader: |
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
05.05.2015 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Ja
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
|
| |
|
GDPR |
|
| Type personopplysninger: |
|
| Systemtype: |
|
| Systemplassering: |
|
| Systemeier: |
|
| Behandlingsansvarlig: |
|
| Innhentet databehandleravtale: |
|
| Formål med behandlingen: |
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
|
| Omfang personopplysninger: |
|
| Loggfunksjon: |
|
| Sletting av data: |
|
| Antall brukere: |
0 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
|
