Rutine for journalføring av dokumenter om bedriftshelsetjeneste (BHT)

1.0  Formål og anvendelsesområde

Rutinen skal gi oversikt om dokumentbehandling og dokumentflyt for bedriftshelsetjeneste (BHT) 

Rutinene skal gi en oversikt for sentralarkivet og saksbehandlere i ulike enheter, om hva som er gjeldene rutiner ved registrering og behandling av dokumentflyt og tilsending av dokumenter i forbindelse med bedriftshelsetjeneste / HMS.

2.0 Ansvar

• Leder har ansvar for bestilling av bedriftshelsetjeneste til for ansatte via sak- og arkivsystemet.
• Leder har ansvar for å formidle kopi av rapport videre til den ansatte
• Ansatt ved personal har ansvar for å sende bestillingen videre til bedriftshelsetjenesten Ås kommune har avtale med. For tiden Hanne Dølheim ved personal
• Ansatt ved personal har ansvar for referering til AMU. For tiden Hanne Dølheim ved personal
• Arkivet har ansvar for å skanne og registrere dokumenter og sørge for at alle aktuelle parter i kommunen får nødvendig kopi.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

Dokumenter fra Bedriftshelsetjenesten:

Individuelle arbeidsplassvurderinger 

Journalføres på personalmappa, leder er saksbehandler. Leder tar kopi til den ansatte. Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim. Refereres i AMU.

Individuelle helsekontroller

Journalføres på personalmappa, leder er saksbehandler. Leder tar kopi til den ansatte. Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Leder er ansvarlig for å rapportere videre i sin linje. Refereres i AMU.

Rapporter fra helsekontroller av grupper av ansatte

Opprette egen HMS – mappe for enheten, hvis det ikke finnes fra før. Arkivkode 440. Leder er saksansvarlig og har ansvar for å gi kopi til de det gjelder. Tilganggruppe Begrenset.  Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Refereres i AMU.

Rapporter fra arbeidsmiljøbefaringer/-møter og vernearbeid

Opprette egen HMS – mappe for enheten, hvis det ikke finnes fra før. Arkivkode 440. Leder er saksansvarlig og har ansvar for å gi kopi til de det gjelder. Tilganggruppe Begrenset.  Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Refereres i AMU.

Bedriftshelse -aktivitetsrapporter

Opprette egen HMS – mappe for enheten, hvis det ikke finnes fra før. Arkivkode 440. Hanne Dølheim ved personal er saksansvarlig. Tilganggruppe Begrenset. Leder har ansvar for å gi kopi til aktuelle parter. Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Refereres i AMU.

Halvårsrapporter fra bedriftshelsetjenesten om gjennomførte aktiviteter og resultater av disse

Opprette egen HMS – mappe for enheten, hvis det ikke finnes fra før. Arkivkode 440. Hanne Dølheim ved personal er saksansvarlig. Tilganggruppe Begrenset. Kopi i sak- arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Refereres i AMU.

Årsrapporter fra bedriftshelsetjenesten om gjennomførte aktiviteter og resultater av disse

Opprette egen HMS – mappe for enheten, hvis det ikke finnes fra før. Arkivkode 440. Hanne Dølheim ved personal er saksansvarlig. Tilganggruppe Begrenset. Kopi i sak og arkivsystemet til Hanne Dølheim ved personal. Refereres i AMU.

Alle saker som gjelder bedriftshelsetjenesten skal sendes til Ås Kommune, postboks 195, 1431 Ås.

Elektroniske dokumenter skal sendes til post@as.kommune.no

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Prosess for helse- miljø- sikkerhet (HMS)

BHT-skjema til bruk for verneombud

Rutine for bestilling av timer hos bedriftshelsetjenesten (BHT)

Standardtekst i 360°: Felles/Ansettelse og personal - bestilling av bedriftshelsetjeneste

6.0 Lovhjemler

Arkivloven

Arkivforskriften

7.0 Kommunale styringsdokumenter

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Denne retningslinjen distribueres i KSX og arkivplan.no

8.3 Arkivering

Arkiveres i sak og arkivsystemet

Utstyr