Retningslinje for avskriving av dokumenter i sak og arkivsystemet

1.0 Formål og anvendelsesområde

Avskrivning er dokumentasjonen på at allmenhetens henvendelser til forvaltningen er blitt fulgt opp, og av lovmessige hensyn plikter man derfor å avskrive inngående dokumenter.  

I Public 360 kan avskrivning skje på to måter: Enten automatisk, ved at man besvarer et inngående brev med et utgående brev, eller manuelt, ved å bruke avskrivingskode eller registrerer et annet brev som svarbrev.

2.0 Ansvar

Det er saksbehandler som har ansvar for å besvare eller avskrive dokumentet innen fristen.

Arkivtjenesten har ansvar for å ta ut lovpålagte rapporter for restansekontroll fire ganger i året.

Arkivtjenesten sender rapporten til rådmannens ledergruppe og til saksbehandlere.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

Ikke- avskrevede dokumenter finner man under fanen Ubesvarte i 360°, og de vises også i 360° bildet i Outlook. Da vises de i Innboks.

Frist for å avskrive dokumenter er normalt 28 dager. 

Frist på innsynsbegjæringer er tre dager.

Avskriving skjer når man svarer ved å bruke menyen til inn-dokumentet, da opprettes en kobling mellom det og ut-brevet. Denne linken bruker systemet til å foreta en automatisk avskrivning når ut-brevet blir ekspedert.          

For at denne funksjonen skal fungere, må man unngå å opprette et nytt/frittstående U-dokument når man svarer – bruk heller svarfunksjonen som er knyttet til det inngående brevet

Utfyllende brukerveiledning finnes på Opplæringportalen.

4.0 Bilder / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Retningslinje for saksansvarlig/saksbehandler

Brukerveiledning for å avskrive dokumenter – opplæringsportalen

Restanser – Hva er restanser?

6.0 Lovhjemler

Forvaltningsloven

Offentleglova

Arkivforskriften

7.0 Kommunale styringsdokumenter

8.0 Registeringer, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

Denne retningslinjen distribueres i KSS og arkivplanen

8.3. Arkivering

Arkivplan