Kortversjon håndtering e-post

Både inngående og utgående e-post skal dere saksbehandlere selv registrere, det gir det beste resultatet på registreringen. Samt at noe informasjon kommer automatisk opp i registreringsbildet.

Når det gjelder inngående e-post så er det de e-postene dere får direkte, de e-postene som kommer til poskasse og har arkivverdig importeres av post/arkiv personalet.

En forutsetning for import av e-post til ePhorte er at dere er pålogget ePhorte.

Registrering av mottatt e-post

Merk den e-posten du skal registrere og trykk på knappen i venstre hjørne " Eksporter til ePhorte "

Dere får så opp et registreringsbilde i ePhorte, fyll ut saksnr + tab-tast. Sjekk at riktig sakstittel kommer opp. Om du ikke husker saksnr kan du trykke på for å søke etter saken.

Endre innholdsfortegnelsen på journalpostdetaljene, det er emne-teksten i e-posten som kommer opp og i mange tilfeller er ikke den dekkende for e-postens innhold.

Dokumenttype kommer opp automatisk med I - inngående om du registrerer fra innboksen i Outlook og U - utgående om du registrerer fra sendte elementer. Her må du endre til riktig dokumenttype.

Om ikke e-posten kom ”i dag” må dokumentdato fylles ut.

Evt gradering må også fylles ut, velg i feltet tilgangskode og klikk på riktig tilgangskode/hjemmel.

Inneholder e-posten vedlegg har du mulighet for å velge hva som skal være hoveddokument og vedlegg, bruk rullegardinen. Husk å hake av for ”Legg inn mailtekst som vedlegg” om du ønsker at denne også skal være med som vedlegg.

Avs/mottaker – navn og e-post - kommer automatisk opp, dere velger selv om dere skriver på adresse. Vær obs på at om dere besvarer denne journalposten med utgående brev senere, MÅ dere på den utgående journalposten ha med adresse. Om personen som sender e-posten representerer et firma MÅ dere endre navn til firmanavnet og personen kan registreres som kontaktperson.

Trykk "importer" og journalposten er nå registrert som inngående journalpost.

Registrering av sendt e-post:

Dette gjøres på samme måte som for mottatt e-post.

Forskjellen er at denne blir registrert som utgående journalpost.

Er denne e-posten et svar på en journalpost eller tidligere registrert mail må du manuelt knytte registreringene sammen i ePhorte etter registrering - avskriving.

Se kortversjon – avskriving.