Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider med eller har arbeidet med blir arkivert. Saksbehandlerne skal derfor:

• Sørge for at alle arkivverdige dokumenter, inkludert mottatte brev og e-poster blir journalført i Public 360. Dette gjelder også sms og oppslag på sosiale medier, hvis relevant. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er journalført.
• Ha ansvaret for at arkivverdige dokumenter som kommer direkte til saksbehandler blir importert (e-post) eller skannet inn i Public 360.
• Ha ansvaret for at all arkivverdige dokumenter som produseres, blir journalført i Public 360. Dokument (utgående brev og interne notat) som saksbehandler skriver, må saksbehandler ekspedere i Public 360 og sende ut.
• All saksbehandling skal skje i fylkeskommunens sak-/arkivsystem Public 360, eventuelt i aktuelt fagsystem. Saksbehandler kan selv registrere utgående brev og ferdigstille dette, og endelig journalføring kvalitetssikres av Dokumentsenteret.
• Saksbehandler har ansvaret for å avskrive alle dokumenter i en sak de er ansvarlige for, enten svaret er via brev, telefon eller at dokumentet tas til etterretning.
• Saker som skal avsluttes i Public 360, settes i status "Avsluttet av saksbehandler". Restanser må være avskrevet og dokumenter ferdigstilt før saken kan settes i status avsluttet.