|
Kapittel IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter Fastsatt av Riksarkivaren 1. oktober 2002 med hjemmel i forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv § 2-13.
A. Generelle bestemmelser
§ 1-1. Virkeområde Bestemmelsene gjelder for alle offentlige organer som omfattes av arkivforskriften. Bestemmelsene omfatter saksdokumenter som lagres på elektroniske medier, og elektroniske systemer som slike dokumenter er knyttet til, herunder journal- og arkivsystemer, saksbehandlingssystemer og spesialiserte fagsystemer.
§ 1-2. Registrering av elektroniske saksdokumenter Saksdokumenter som lagres elektronisk, skal være knyttet til et journalføringssystem eller annet elektronisk system for registrering av dokumenter, jf. § 2-1 - § 2-3. Systemet skal styre all arkivering av og tilgang til saksdokumentene.
§ 1-3. Kassasjon av papirversjoner ved skanning Når dokumenter på papir blir skannet og arkivert elektronisk i tråd med bestemmelsene i dette kapitlet av forskriften her, kan papirversjonen av dokumentene kasseres med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares. Riksarkivaren kan i enkelttilfeller fastsette at også papirversjonen av dokumentene skal bevares, jf. arkivforskriften § 2-13.
§ 1-4. Utfyllende bestemmelser for kommuner og fylkeskommuner Innenfor rammen av bestemmelsene i dette kapitlet av forskriften her, kan den enkelte kommune eller fylkeskommune fastsette utfyllende bestemmelser og instrukser.
| 0
|
Tilføyd ved forskrift 1 okt 2002 nr. 1066.
|
B. Krav til systemer, formater og lagringsmedier
§ 2-1. Generelle systemer for journalføring og arkivering Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften § 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht. arkivforskriften § 2-6 og § 2-7 er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet. Dersom saksdokumenter skal utveksles elektronisk i tilknytning til det elektroniske arkivet, bør systemet også tilfredsstille basiskravene til integrert e-post i Noark. Dersom dokumenter skal signeres med elektronisk signatur, bør systemet også tilfredsstille basiskravene til integrert bruk av digital signatur i Noark.
§ 2-2. Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres unntak fra bestemmelsene i § 2-1 dersom systemet er blitt utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noark-standarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i § 4-1. Unntak fra Noark-standarden etter første ledd innebærer at det gis dispensasjon fra arkivforskriften § 2-9 første punktum, jf. arkivforskriften § 1-3. De øvrige bestemmelser om journalføring i arkivforskriften gjelder likevel uinnskrenket, jf. særlig § 2-6, § 2-7 og § 2-10 i arkivforskriften. Dette innebærer bl.a. at alle obligatoriske journalopplysninger skal kunne registreres i systemet. Dokumenter som hører til én og samme sak, eller en annen type gruppering av dokumenter, skal kunne kobles sammen under et felles nummer. Ved eksport for avlevering eller deponering, jf. § 2-4, skal systemet i alle tilfeller kunne produsere et datauttrekk som følger spesifikasjonene i rapporten Saks- og dokumentoversikt i gjeldende Noark-standard. I tillegg til denne rapporten kan Riksarkivaren i det enkelte tilfelle bestemme at det skal fremstilles et fullstendig avleveringsuttrekk slik dette er spesifisert i Noark-standarden. Som ledd i vurderingen av et system kan Riksarkivaren kreve at det blir gjennomført test av prøve på datauttrekk i forhold til spesifikasjonene i Noark-standarden. I denne sammenheng kan organet pålegges å utføre test selv ved hjelp av verktøy som Riksarkivaren distribuerer for dette formålet. Riksarkivaren kan også autorisere andre instanser til å utføre eller administrere slik test.
§ 2-3. Andre systemer Til elektronisk arkivering av saksdokumenter som ikke kommer inn under bestemmelsene om journalføring i arkivforskriften § 2-6 og § 2-7, kan man benytte systemer som ikke følger Noark-standarden. Systemene må likevel oppfylle de øvrige bestemmelsene i dette kapitlet av forskriften her. Jf. også § 4-1 om meldeplikt.
§ 2-4. Eksportfunksjoner Systemet skal kunne eksportere datauttrekk hvor saksdokumentene er tilknyttet overordnede tabeller i samsvar med bestemmelsene i kapittel VIII i forskriften her (for statlige organer) eller kapittel 4 i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner (for kommunale og fylkeskommunale organer). Bestemmelsene i første ledd gjelder ikke dersom alle dokumenter og opplysninger i systemet tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven § 9.
§ 2-5. Lagringsformater Systemet skal ha funksjoner for å lagre elektroniske saksdokumenter i ett eller flere av de dokumentformater som er spesifisert i Noark-standarden og fastsatt som godkjente arkivformater i kapittel VIII i forskriften her. Kommuner og fylkeskommuner kan gjøre unntak fra denne bestemmelsen dersom andre arkivformater inngår i et samlet opplegg som er godkjent av Riksarkivaren, jf. Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner pkt. 4.1.5. Bestemmelsene i første ledd gjelder ikke for dokumenter som tillates kassert etter 10 år eller mindre i medhold av arkivloven § 9.
§ 2-6. Lagringsmedier Ved elektronisk arkivering skal det benyttes lagringsmedier som sikrer at dokumentene blir bevart i tilgjengelig form inntil den formelle avleveringen til offentlig arkivdepot har funnet sted. Når dokumenter arkiveres off-line på bortsatte medier (CD, magnetisk tape), må det foretas kopiering til nye lagringsmedier i god tid før det arkiverte materialet kan bli utilgjengelig eller gå tapt pga. et teknologisk foreldet medium. Det skal alltid være minst én ekstra kopi av elektroniske saksdokumenter på en separat lagringsenhet.
| 0
|
Tilføyd ved forskrift 1 okt 2002 nr. 1066.
|
C. Krav til organisering og rutiner
§ 3-1. Blandet arkivering av elektroniske dokumenter og papirdokumenter I systemer som følger Noark-standarden, kan det registreres en blanding av elektroniske dokumenter og dokumenter i papirform under forutsetning av
| -
|
at alle journalførte dokumenter innenfor én og samme sak lagres enten elektronisk eller på papir, med visse unntak for vedlegg, jf. Noark
|
| -
|
og at elektroniske og papirbaserte saker arkiveres i hver sin arkivdel.
|
Dersom det forekommer en blanding av elektroniske dokumenter og papirdokumenter innenfor samme sak, må hele saken arkiveres og avleveres samlet på papir. Sakens elektroniske dokumenter regnes da som arbeidskopier. Dersom man praktiserer saksdeling slik det er definert i Noark-standarden, kan man likevel arkivere saksdeler elektronisk selv om saken for øvrig er på papir. Forutsetningen er at slike saksdeler arkiveres i egne arkivdeler som bare har elektronisk materiale. I systemer som ikke følger Noark-standarden, skal man bygge på tilsvarende prinsipper. Hovedregelen er at dokumenter som inngår i én og samme sak, eller i en annen type gruppering av dokumenter, jf. § 2-2, skal lagres enten elektronisk eller på papir. Dette gjelder så langt det lar seg gjøre innenfor hensiktsmessige løsninger. Papirbaserte og elektroniske saksdokumenter skal inngå i hver sine klart definerte deler av arkivet (arkivdeler). All blanding av papirbasert og elektronisk arkivering skal være godt dokumentert i arkivplanen.
§ 3-2. Oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. For bruk av Noark-baserte systemer skal instruksen blant annet spesifisere følgende:
| 1)
|
hvilke kategorier av saker, herunder typer av saksdokumenter, som skal arkiveres elektronisk, og hvilke som eventuelt iht. formkrav i lov- og regelverk eller av andre grunner skal arkiveres på papir, jf. § 3-1
|
| 2)
|
hvilke(t) arkivformat(er) som skal brukes
|
| 3)
|
dersom dokumenter skal autentiseres med digital signatur: hvilke typer dokumenter som skal autentiseres
|
| 4)
|
retningslinjer for å verifisere at skanning av innkomne dokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av den originale papirversjonen
|
| 5)
|
retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk
|
| 6)
|
en plan for periodisering av arkivet og vedlikehold av det elektroniske materialet inntil det kan avleveres til arkivdepot.
|
For systemer som ikke følger Noark-standarden, skal instruksen oppfylle de samme kravene så langt de er relevante. Arkivplanen skal inneholde oversikt over arkivstrukturen, herunder eventuell inndeling i arkivdeler.
§ 3-3. Interne ansvarsforhold og rutiner Før systemet tas i bruk, skal det være etablert et apparat og retningslinjer for å administrere og ajourholde brukerrettigheter til systemet. Det skal utarbeides instruks som beskriver følgende ansvarsforhold og rutiner så langt disse er relevante for bruk av systemet:
| 1)
|
ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner
|
| 2)
|
hvilke spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles ledere og saksbehandlere
|
| 3)
|
ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokumenter som sendes og mottas som e-post
|
| 4)
|
ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering
|
| 5)
|
operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter
|
| 6)
|
ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registreringen og den elektroniske arkiveringen
|
| 7)
|
dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken
|
| 8)
|
rutiner som definerer opplegg og ansvar for:
|
| -
|
fordeling av dokumenter,
|
| -
|
retting av registrerte journal- og arkivopplysninger,
|
| -
|
avskrivning av ferdigstilte dokumenter,
|
| -
|
vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet,
|
| -
|
registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette.
|
| 9)
|
nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.
|
§ 3-4. Kopibok For arkivdeler hvor alle egenproduserte dokumenter er lagret elektronisk, kan man sløyfe papirbasert kopibok. For andre arkivdeler skal det føres komplett papirbasert kopibok, jf. arkivforskriften § 3-9. Dersom kopiboken i henhold til første ledd sløyfes for en eller flere arkivdeler, skal dette dokumenteres i arkivplanen.
| 0
|
Tilføyd ved forskrift 1 okt 2002 nr. 1066.
|
D. Rapportering og godkjenning
§ 4-1. Meldeplikt for systemer Dersom et offentlig organ planlegger å arkivere elektroniske saksdokumenter i et system som ikke kommer inn under godkjenningsordningen etter § 2-1, skal det sendes melding til Riksarkivaren før systemet tas i bruk. Meldingen skal inneholde
| a)
|
systemets offisielle betegnelse (navn)
|
| b)
|
leverandørens navn og adresse
|
| c)
|
en kort oversikt over de funksjoner systemet har for registrering og arkivering av elektroniske saksdokumenter
|
| d)
|
opplysninger om hvilket organ, eventuelt hvilke organer, som skal benytte systemet
|
| e)
|
opplysninger om formålet med systemet og hvilke saksområder og typer av saksdokumenter det elektroniske arkivet skal omfatte
|
| f)
|
navn og funksjonsområde for det system som det nye systemet erstatter.
|
Riksarkivaren kan i hvert tilfelle kreve å få seg forelagt systemet til godkjenning, jf. § 4-4.
§ 4-2. Særskilt rapporteringsordning for statlige organer For statlige organer gjelder meldeplikten etter § 4-1 første ledd også når man tar i bruk systemer som er godkjent etter bestemmelsene i § 2-1. I slike meldinger kan man likevel utelate de opplysninger som er spesifisert under bokstav c.
§ 4-3. Generell informasjonsplikt Riksarkivaren kan kreve å få seg forelagt de interne instrukser et offentlig organ har utarbeidet for bruk av elektronisk arkivering, jf. arkivloven § 8.
§ 4-4. Godkjenning Dersom systemer eller instrukser som er innrapportert etter bestemmelsene i § 4-1, § 4-2 eller § 4-3, ikke tilfredsstiller kravene i dette kapitlet av forskriften her, kan Riksarkivaren pålegge organet å arkivere sine saksdokumenter på papir.
| 0
|
Tilføyd ved forskrift 1 okt 2002 nr. 1066.
|
Databasen sist oppdatert 20. okt 2005 eForvaltningsforskriften |
