Retningslinje for personalmappe for praksisplass, hospitering og studentutplassering 

1.0 Formål og anvendelsesområde

Formålet med retningslinjen er å sikre at personaldokumenter blir behandlet på en forsvarlig, korrekt og ensartet måte i Ås kommune, innenfor rammen av gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Retningslinjen skal også sikre gode arkivprosesser

Retningslinjen skal benyttes av alle som oppretter eller og tar i mot praksiskandidater og studenter på utplassering eller hospitering.

2.0. Ansvar

• Behandlingsansvarlig for personopplysninger er Rådmannen, jf. personopplysningslovens § 2.
• Arkivtjenesten har ansvar for å opprette personalmapper i sak og arkivsystemet.
• Arkivtjenesten har ansvaret for å sjekke at vedkommende som spør om lån eller tilgang til materiale faktisk har rett til å få tilgang, jf. personopplysningslovens 
• Enhetsleder har ansvar for at alle arkivverdige dokumenter som enheten mottar og produserer blir arkivert på personalmappen i sak og arkivsystemet.
• Enhetsleder har ansvar for eventuell skanning av politiattester som skal oppbevares til endt arbeidsforhold, og at de makuleres når arbeidsforholdet avsluttes.
• Enhetsleder har ansvar for å dokumentere i personalmappen at politiattest er mottatt og funnet i orden og med dato, når det ikke er krav om at politiattesten skal oppbevares til arbeidsforholdet avsluttes.
• Enhetsleder er ansvarlig for å informere arkivtjenesten om alle typer nye avtaler, slik at arkivet kan opprette ny elektronisk personalmappe.
• Enhetsleder er ansvarlig for å informere arkivtjenesten om avslutning av praksisforhold, og ferdigstille alle dokumenter på personalmappen slik at saken kan avsluttes.
• Enhetsleder har ansvar for at det ikke opprettes «skygge»- personalmapper ute på enhetene etter overgangen til fullelektronisk sak- og arkivsystem.
• Innsyn i egen mappe må meldes via nærmeste leder.

3.0 Beskrivelse av gjennomføring

3.1 Generelt

Personalmappene utgjør et personregister og skal følge reglene i personopplysningsloven. Personopplysningslovens § 18 gir enhver som ber om det, rett til innsyn i hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig foretar seg. Den som er registrert kan be om at uriktig, ufullstendige eller opplysninger det ikke er lov å behandle blir rettet eller slettet.

Dokumentene i personalmappene er tilgjengelig for nærmeste leder og eventuelt sekretær.

I skolene har inspektør også tilgang. I tillegg er dokumentene tilgjengelig for ansatte i organisasjon og personal avdelingen, etatsjef og arkivet jf. forvaltningslovens § 13 b, pkt. 3.

Ås kommune har fullelektronisk arkiv. Det vil si at fra 23.9 2013 er alle nye personalmapper og dokumenter kun tilgjengelig elektronisk. Personalmapper opprettet før dette er samlet inn og ligger i bortsettingsarkivet.

Saksansvarlig for personalmappen blir den enheten med størst ansettelsesforhold, ved 50 % beholdes den første saksansvarlige.

Ved skifte av arbeidsplass fra en enhet til en annen skal enhetsleder gi beskjed til arkivet. Arkivet har da ansvar for å endre tilganger til personalmappen slik at tidligere leder skal ikke lenger ha tilgang, mens ny leder gis tilgang.

3.2 Oppretting av personalmapper

Personalmappene opprettes i kommunens sak - og arkivsystem etter bestemte kriterier nevnt i denne retningslinjen.  

Alle praksiskandidater og studenter på utplassering eller hospitering skal ha en elektronisk personalmappe. Overordnet prinsipp er at all dokumentasjon primært skal arkiveres på ett sted dvs. i denne personalmappen. Det er unntak for sykefraværsoppfølging og personalsak, se egne retningslinjer.

Arkivtjenesten oppretter elektroniske personalmapper når arkivet mottar underskrevet avtale. Dette gjelder uansett varighet og omfang av avtalen.

Personalmappen avsluttes når praksis, utplassering eller hospitering blir avsluttet, men kan ved ny periode et annet sted eller ved senere anledninger åpnes igjen.

Hver personalmappe skal opprettes med utgangspunkt i ordningsprinsipp:

Objektkode med inndeling etter fullt fødselsnummer, 11 siffer uten mellomrom.

*hospitering / utplassering

Alle parter i saken skal føres i feltet for kontakter. Både kandidaten og virksomheten som har formidlet avtalen med kommunen.

Personalmappen gis tilgangskode personal. Saken og alle dokumentene skal alltid være unntatt offentlighet.

Arkivkode er 435, og personalmappene ligger i arkivdel - PERSONAL.  

Enhetsleder /Avdelingsleder er saksansvarlig og det skal brukes tilgangsgruppe enhet+ personal. Er det en annen en enhetsleder/avdelingsleder som skal følge opp så skal dette noteres i notatfeltet slik at arkivet ser hvem som skal være saksbehandler.

3.3 Dokumenter som skal journalføres og skannes på personalmappa

Det er knyttet to krav til dokumenter som skal journalføres; 1) de skal være gjenstand for saksbehandling, og 2) de må ha verdi som dokumentasjon.

Dokumenter som mottas på enheten på papir og som oppfyller kravene over, skal sendes til arkivet for journalføring og skanning. E-post er saksansvarlig selv ansvarlig for å journalføre, jf. retningslinje for saksbehandler.

Personalmappen dokumenterer den ansattes praksisforhold og skal inneholde
følgende dokument (listen er ikke uttømmende)

• Avtale/korrespondanse/dokumentasjon som angår/er grunnlag for praksis- forholdet
• Dokumentasjon som det er krav om f.eks. legeattest, vaksiner, politiattest mm.
• Signert avtale
• Signert erklæring om taushetsplikt
• Signert avtaleskjema for bruk av informasjonsteknologi og E-post (KSS)
• Skademeldinger til folketrygden / meldinger til forsikringsselskapet
• Skjema/dokumentasjon for skade/vold i arbeidet
• Søknad med CV, attester og vitnemål
• Tilretteleggingstilskudd NAV
• Sluttattest

3.5 Politiattester

- Politiattest skal oppbevares hos det organ som etter forskriften er ansvarlig for å kreve politiattest fremlagt. Den skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer, jf. Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven. Leder er ansvarlig for at politiattesten journalføres/registres på personalmappen, sikker sone med tilgangsbegrensning.

Politiattest oppbevares utilgjengelig for uvedkommende og makuleres etter tilsetting, jf. Forskrift til opplæringslova (Kapittel 15 ).
Leder er ansvarlig for at det dokumenteres i saks- og arkivsystemet om at politiattest er mottatt og funnet i orden med dato.
 
 

Politiattest skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende og skal makuleres umiddelbart etter tilsetting jfr. Forskrift om politiattest i henhold til Barnehageloven.
Leder er ansvarlig for at det dokumenteres i saks- og arkivsystemet om at politiattest er mottatt og funnet i orden med dato.

Det skal innhentes politiattest i henhold til helsepersonell-loven § 20a. Leder er ansvarlig for at det dokumenteres i saks- og arkivsystemet om at politiattest er mottatt og funnet i orden med dato.

4.0 bilder  / illustrasjoner

5.0 Retningslinjer, rutiner, skjema og maler

Retningslinje for elektronisk kommunikasjon

Plan for informasjonssikring

Prosess for håndtering av personopplysninger

Skjema:

Melding om nyansatt, endringer eller sluttmelding

Skjema for ærekrenkelser, trusler og vold

Skjema for registrering av skader

Skjema  for mottatt politiattest

6.0 Lovhjemler

Arkivloven

Forskrift om offentlege arkiv

Personopplysningsloven

Offentleglova

7.0 Kommunale styringsdokumenter

8.0 Registering, distribusjon og arkivering

8.1 Registrering

8.2 Distribusjon

 Via KSS og arkivplanen.

8.2 Arkivering

Denne retningslinjen blir arkivert i sak og arkivsystemet.

.