ARKIVUTVIKLINGSPLAN FOR SOLA KOMMUNE

 2007-2013

Innføring av elektronisk saksarkiv - ikke papirarkivering

Alle inngående dokumenter tilhørende saksarkivet skannes idag inn. Dette har medført at en etter hvert har fått elektronisk oversikt over alle dokumenter som tilhører en arkivsak. Saksbehandlere slipper å låne saksmappen fra arkivet og saksmappen er til enhver tid tilgjengelig for saksbehandler.

Elektroniske saksmapper er også en stor fordel for servicetorget,som videre kan yte bedre service til publikum.

Alle ovennevnte arkiver er på papir.

 Arkivforskriften sier: §2-9:

 For elektronisk journalføring skal offentlege organ normalt nytta arkivsystem som følgjer krava i Noark-standarden  . (Noark standard = Norsk Arkivsystem, kravspesifikasjon utarbeidet av Riksarkivaren.)

Arkivsystemet som brukes av Sola kommune er ESA (tidl.Kontor 2000, EDB Sak og Arkiv), levert av Evry AS. Systemet er godkjent av Riksarkiveren.

Krav til sak- arkiv system - Noark (Norsk Arkivstandard):

Riksarkivaren krever at sak og arkivsystemer skal følge Noark standard. Selv om alle kravene her er like viktige, er det særs viktig at en har fokus på krav til produksjonsformater - ren tekst - og krav til arkivformater.

Ved innføring av elektronisk arkiv, er det kun det elektroniske dokumentet som skal avleveres.

Innføring av fullelektronisk personalarkiv, elevarkiv, vann- og avløpsarkiv, byggesaksarkiv, planarkiv (Objektarkiv.)

Alle dokumenter tilhørene personalarkiv, elevarkiv, vann- og avløpsarkivet, byggesaksarkiv og planarkiv blir registrert inn i samme godkjente arkivystemet som over.

 Innføring av nytt web grensesnitt -  EDB Sak og Arkiv Web / ESA

• Arkivsystemet som brukes idag er windowsbasert.
• EDB Sak og Arkiv, Web brukergrensesnitt, ble installert i 2006, men få saksbehandlere har tatt denne versjonen i bruk.
• Dette skyldes i hovedsak problemer med kopling av tekstdokumenter i WordPro mot arkivsystemet.
• EDB Sak og arkiv Web er en videreføring av Kontor 2000, men betydelig forbedret.
• EDB Sak og arkiv ble utviklet til ESA av EVRY AS

 For ordens skyld listes følgende moduler opp:

•  Plugin - Muligheter til å arkivere dokumenter direkte fra en rekke kontorstøtteprodukter direkte inn i EDB Sak og Arkiv.
•  Statistikk - Modul utviklet med tanke på å produsere statistikker knyttet til saksbehandlingstid, samt antall saker mottatt, behandlet osv.. (allerede innkjøpt)
•  Vedtaksoppfølgning - Modul for å gjøre det enklere å følge opp de politiske vedtak som er fattet. Modulen gir oss rapporter over vedtak som er i verksatt og over vedtak som ikke er iverksatt i en periode. (allerede innkjøpt)
•  Innsyn - modul der det er mulig å ta i bruk elektronisk dokumentutveksling mellom kommuner og fylkesmenn.
•  Bygg Søk Bygning - (allerede tatt i bruk) men gjøres mer kjent.
•  Videreutvikle milepælsløsning rettet mot byggesak.
•  Automatisk overføring av fakturagrunnlag fra sa-arkivsystemet til økonomisystemet
•  ByggSøk Plansak - Modul for å gi støtte i forbindelse med behandling av planer.
•  Bygg Søk Delingssak - Effektivisering av kommunal saksbehandling i forbindelse med delingssaker.
•  Bygg Søk Informasjon- informasjonsmodul hvor kommunen kan publisere plan og byggesaksrelaterte opplysningen.
•  SvarUt - modul for å oversende dokumenter elektronisk på en sikkert og sporbart måte

 Felles epost system.

•  Arbeide videre med at epostsystemet gir informasjon om sakstilknytning i EDB Sak og Arkiv.
•  Følge sporene til eposter som ikke er arkivverdige, men som likevel krever oppfølging og svar.
•  Sentralarkivet ønsker å gjennomføre en undersøkelse for å kartlegge SvarUt og epostbruken i kommunen.

 Vedleggtil IKT- strategi 2007 - 2010:

 FRA PAPIRARKIV TIL FULLT ELEKTRONISK ARKIV -

 EN UTREDNING OMMULIGHET/GJENNOMFØRINGSPLAN UTARBEIDET AV SENTRALARKIVET

Hva er elektronisk arkiv?

Med elektronisk arkiv menes et arkiv der alle virksomhetens arkivverdige saksdokumenter lagres elektronisk.

Etablering av et elektronisk arkiv system, er ensbetydende med overgang til at det elektroniske dokumentet erstatter papirversjonen som arkivdokument.

Det elektroniske arkivet omfatter bl.a. både egenproduserte og innkomne dokumenter, interne notater og elektronisk post.

Forskriftsbestemmelser fra Riksarkivaren om håndtering av elektronisk arkiv.

Forskrift om offentlige arkiv (arkivforskriften) fastsatt av Riksarkivaren 24. april 2007 med hjemmel i forskrift 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlege arkiv § 5-8, jf. lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 12.

Forskriften inneholder krav mht. registrering av elektroniske saksdokumenter, kassasjon av papirversjoner ved skanner, krav til systemer, formater og lagringsmedier.

Videre inneholder forskriften krav om bl.a. fagsystemer, blandet arkivering av elektroniske dokumenter og papirdokumenter, oppbygning og bruk av det elektroniske arkivet samt interne ansvarsforhold og rutiner.

Grunnlaget for etablering av elektronisk arkiv er hjemlet i arkivforskriften § 2-13: “Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. “

     “når dokumenter på papir blir skannet og arkivert elektronisk i tråd med bestemmelsene i dette kapilet av forskriften,

      kan papirpapirversjonen av dokumentene kasseres med mindre lovbestemte forkrav,

       for eksemplel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares."

Videre går det fram at lagring av saksdokumenter kan skje uten at en samtidig har et fysisk arkiv, under den forutsetning at det blir brukt fullgode system, rutiner, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjent av Riksarkivaren.

De forutsetninger dette innebærer, er beskrevet i Noark - Norsk Arkivstandard - utarbeidet av Riksarkivaren..

Arkiv systemet som Sola kommune bruker, er et Noark godkjent system.

Nåsituasjonen:

Sola kommune skanner idag alle innkomne dokumenter tilhørende saksarkivet, personalarkivet, elevarkivet, byggesaksarkivet, planarkivet, gardsarkivet.

Dokumentsenteret er behjelpelige med å skanne inn dokumenter tilhørende personalarkivet, elevarkivet som som alle er egne arkiver plassert på avdelingene. (objektarkiver).

 Målet med elektronisk arkiv er:

•  Papirløst arkiv der all inngående korrespondanse skannes inn og fordeles elektronisk.
•  ESA er kommunens “hovedsystem” i saksbehandlingen og må brukes av alle der ikke andre fagsystemer skal brukes.
•  Systemet må bli brukt til å skrive og motta brev, notater og politiske saker på vegne av kommunen.
•  Øke tilgjengeligheten og offentligheten i forvaltningen.
•  Sikre at dokumenter som blir skapt blir tilgjengelige, så vel for kommunens saksbehandlere som for brukere og for ettertiden.
•  Forenkle saksbehandlingen.

Før innføring av elektronisk arkiv, er det viktig å vurdere følgende:

Samlokalisere arkivtjenesten

Sentralarkivets lokaler og kontorplasser rommer idag ikke alle medarbeiderne og oppgavene må utføres fra flere steder. Dette sier seg selv er svært lite tilfredsstillende og her må snarest gjøres en endring.

På sikt ønsker arkivtjenesten at alle arkivene kunne være plassert på ett sted og at alle som arbeider med arkiv samlokaliseres. Slik bygges en arkivtjeneste med kompetente spesialister som har stor arkivfaglig kunnskap.

 Kvalitetssikring av dokumentproduksjonen

Ved innføring av full-elektronisk arkiv (papirløst) må kvalitetssikring av dokumentasjonen bedres betraktelig.

 Innføre WEB grensesnitt av EDB Sak og Arkiv

Innføre WEB grensesnitt av EDB Sak og Arkiv til alle brukere i kommunen, også skoler og barnehager samtbl.a. kommunekassen, kemner; PPT.

 Integrasjon mellom programmer internt

Saksbehandler må ha anledning til å knytte dokumenter fra søknadsmottak, epostsystem, internett, utforsker samt tekstbehandler direkte til EDB Sak og Arkiv på en funksjonell måte.

Konsekvenser av innføring av elektronisk arkiv:

• Bedre åpenhet for publikum
• Bedre kvalitet på journalopplysningen
• Bevisst holdning til offentlighet
• Alle dokumenter i en saksmappe i full tekst.
• Ingen saker/dokumenter på avveie
• Saksbehandlere kan lett dele dokumenter med andre
• Servicetorget kan betjene flere henvendelser
• Saksbehandlere får posten tidligere
• 24- timers forvaltning en realitet

2014 -  2016

• Fra 1 januar 2014 har Sola kommune tatt elektronisk saksarkiv i bruk. Alle fysiske arkiver var låst for registrering av nye dokumenter.

• Fra 1 januar 2015 har Sola kommune tatt i bruk SvarUt - en elektronisk dokumenter oversendelse verktøy
  • Det er planlagt en undersøkelse av det nytt verktøy for å utvikle det videre og gjøre bruk mer effektiv

• Alle gamle saksmapper er oppbevart som kreves av arkivloven. Mapper som er 25 år og eldre er planlagt for sending til arkivering hos IKA Rogaland i 2016.

• Det er planlagt en revisjon og rydding av alle gamle arkiv enheter for å få full oversikt over alle saksmapper og innføre en ny arkivnøkkel.

2016 -

• Dokumentsenteret overtar skanningstjenseter fra alle andre virksomheter - ett postmottak prosjekt
• I løpet av 2016 alle papirarkiv sammenslås og ryddes (begrensning og kassasjon)