Formål

Formålet med denne rutinen er å understøtte en enhetlig og forutsigbar metode for registrering av historisk arkivmateriale i Asta, kommunens system for dette formålet.

Forutsetninger

Byarkivet forvalter Drammens kommunale og private historiske arkiver, og sørger for at disse registreres og gjøres tilgjengelig for egne ansatte og for publikum forøvrig.

Bruk av denne rutinen forutsetter en viss kjennskap til programvaren Asta og en del arkivfaglige uttrykk.

Virkeområde

Rutinen gjelder for byarkivet, og alle som er tilknyttet byarkivet ved at de håndterer og registrerer i Asta historisk arkivmateriale som byarkivet forvalter.

Asta – systemoversikt

Klient versjon 5.3.1

JBOSS versjon 7.2 på 64-bits server

Database: Oracle

Installasjonen deles med Røyken kommune

Systemet inneholder moduler for arkiv, aktør, aksesjon og magasinstyring, samt administrasjon, publisering, bestilling og import/eksport.

Roller i systemet:

Avdelingsleder: Brukere med spesielle rettigheter, som sletting, låsing m.m. Ikke det samme som avdelingsleder i byarkivet (byarkivar).

Brukere: Alle som har tilgang til systemet.

Depotansvarlig: Ansvar for organisering av magasiner. Oppretter aksesjoner og tilvekster.

Grradmin: Brukergruppe for ajourhold av grunnregister

Registeransvarlig: Brukere med registreringstilgang i alle arkiver og aktører

Systemansvarlig: Bruker med alle rettigheter

Webadmin: Brukere med rettigheter til administrasjonsmodulen

Systemansvarlig er for tiden Kim Schønning Asplin, byarkivet

Registrering av arkivmateriale

Når byarkivet mottar arkivmateriale skal dette registreres i Asta så snart som mulig. Arkivmaterialet skal registreres på ulike nivåer, nærmere forklart nedenfor. Registrer i denne rekkefølgen (der hvor det gjelder):

1. Aktør
2. Arkiv
3. Aksesjon
4. Tilvekst
5. Underliggende enheter til arkivet

Figur 1. Oversiktsbilde i Asta.

1.      Aktør

En aktør er en organisatorisk enhet eller en person som har en rolle i forhold til arkivmaterialet. Det kan være virksomheten som har skapt arkivet (arkivskaperen), eller det kan være giveren av arkivmaterialet. En aktør kan ha skapt eller ha relasjoner til en eller flere arkiver. Alle registrerte arkiver skal være knyttet til minst en aktør (vanligvis arkivskaper), derfor er det en god praksis å opprette aktøren (om den ikke allerede finnes) før arkivet registreres.

Det er viktig at en aktør ikke registreres mer enn en gang. Sjekk derfor om aktøren allerede finnes i systemet. Hvis det skal registreres en ny aktør, åpne registreringsbildet for aktører, og skriv inn nøkkelinformasjon om aktøren.

Følgende informasjon skal registreres om en aktør:

Tabell 1. Registrering av aktør

Knytt eventuelt aktøren til en eller flere Arkivenheter.

Lagre og lukk.

2.      Arkiv

Begrepet arkiv er definert i arkivloven, og forstås som Dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet. I Asta registreres enkeltarkiver, dvs. dokumenter som er samlet som følge av en bestemt aktivitet hos en arkivskaper. En aktør kan skape flere enkeltarkiver, og da er disse logisk skilt fra hverandre som følge av aktørens ulike roller.

Ved mottak og registrering av arkivmateriale må det kontrolleres om dette er et nytt arkiv, eller en tilvekst til et allerede eksisterende arkiv.

Følgende informasjon skal registreres om et arkiv:

Tabell 2. Registrering av arkiv

Lagre og lukk.

3.      Aksesjon

En aksesjon er det samlede arkivmateriale som mottas i en leveranse til depot. Registrering av aksesjoner knytter det avleverte materialet til en aktør. Det bør derfor kontrolleres at avleverende aktør er registrert i Asta før det opprettes en aksesjon med tilhørende tilvekster.

Det er i første rekke depotansvarlig som skal registrere aksesjoner, men etter avtale kan andre også gjøre det.

Følgende informasjon skal registreres om en aksesjon:

Tabell 3. Registrering av aksesjon

Lagre aksesjonen. Legg deretter inn tilvekstinformasjon.

4.      Tilvekst

Mens aksesjonen knyttes til en aktør  så skal arkivmaterialet i aksesjonen knyttes til det arkivet det tilhører. Dette kalles tilvekst. En aksesjon kan ha en eller flere tilvekster, men i mange tilfeller er det kun én tilvekst per aksesjon. Tilveksten skal skape en relasjon mellom aksesjonen og arkivet. Hvis det ikke allerede er registrert et arkiv for tilveksten, så bør det opprette et arkiv før tilveksten registreres. Det er ikke mulig å registrere en tilvekst uten å knytte den til et arkiv.

Følgende informasjon skal registreres om en tilvekst:

Tabell 4. Registrering av tilvekst

Lagre og lukk.

5.     Underliggende enheter til arkivet

Et arkiv er bygd opp i flere logiske arkivenheter – til forskjell fra fysiske enheter. De logiske enhetene er inndelt hierarkisk fra det generelle til det ytterst spesifikke nivå. Arkivet kan struktureres på ulike måter, og inkluderer en eller flere av følgende nivåer:

1. Arkiv
2. Arkivdel
3. Serie
4. Underserie
5. Stykke
6. Mappe
7. Dokument

Underliggende enheter til arkivet registreres normalt i forbindelse med ordning av arkivet. Hva som skal registreres for de ulike nivåene følger nedenfor.

Arkiv

Dette er øverste nivå, og må alltid være med. Det er ikke mulig å registrere underliggende nivåer uten at de ligger i et arkiv. Detaljer om registreringen er beskrevet ovenfor i 1. Arkiv. Andre retningslinjer:

• Navn på arkiv etter kommunale enheter skal være ”Drammen kommune, [(virksomhet,) seksjon / avdeling / annen enhet (evt. funksjon)]”. Navnet er ofte i samsvar med navn på aktør (arkivskaper), men noen aktører skaper mer enn ett arkiv, og da bør arkivnavnet spesifiseres ytterligere. Kommunale foretak og interkommunale foretak regnes som egne arkivskapere. For en del arkiver kan det være vanskelig å fastslå tilhørighet til organisasjonsstrukturen. I tvilstilfeller avgjøres spørsmål om navnsetting av avdelingsleder/depotansvarlig.
• Dette nivået, og alle underliggende nivåer skal inneholde årstall (evt. dato). Hvis perioden er innenfor ett år, settes årstall kun i første felt.
• Nærmere beskrivelse av arkivet bør være med, og registreres i feltet Innhold. Ta med eventuelle lakuner i arkivet. Dette feltet er valgfritt (brukes etter behov) for alle underliggende nivåer. Feltet skal ikke benyttes til å beskrive arkivskaper og arkivskapers historikk.

Arkivdel

Dette nivået er vanligvis ikke med, men kan brukes for store arkiver, som gjerne er fordelt på ulike lokasjoner. Navn på arkivdel settes i henhold til arkivdelens innhold.

Serie

Dette nivået kan registreres rett under arkivnivået, og bør alltid være med. Seriene skal samsvare med Allment arkivskjema. Normalt er seriene kun logiske, og har ingen stykker direkte under seg, kun underserier. ID og navn på serien hentes direkte fra allment arkivskjema, og tjener som overskrift.

Underserie

Dette nivået bør alltid være med (unntatt evt. for små arkiver, hvor det er sikkert at det ikke tilkommer mer arkivmateriale). Underserier kan registreres rett under hvilket som helst av nivåene over, men skal normalt registreres på nivå under serie.

• Underserier får ID etter mønsteret [Stor bokstav][liten bokstav]. Stor bokstav er i hht. allment arkivskjema og følger overordnet nivå. Liten bokstav settes fortløpende fra a – å for hver underserie.
• Navn på underserien bør være så beskrivende og konsist som mulig.
• For saksarkiv (serie D og E) bør ordningsprinsipp angis, enten i Navn, eller i Innhold.
• Det kan opprettes underserier til underseriene i et tilstrekkelig antall nivåer. Eksempler:
  • E, Saksarkiv ordnet etter evt. andre (sideordnede) systemer
  • Ea, Korrespondanse, ordnet alfabetisk
  • Eaa, Inngående korrespondanse

Stykke

Dette nivået bør være med dersom arkivet er tilstrekkelig ordnet, men det er også mulig å hoppe over dette nivået, og gå direkte til neste nivå, dersom det er formålstjenlig. Stykker kan registreres under hvilket som helst av nivåene over, bortsett fra arkiv.

• ID på stykket settes automatisk. Denne beholdes normalt.
• Navn på stykket bør være så beskrivende og konsist som mulig.  Navnet kan i en del tilfeller arves fra overordnet nivå, med evt. tilleggsinformasjon.
• Stykket må knyttes til en lagringsenhet og en hylleplassering. Dette velges manuelt for første stykke i serien, deretter automatisk.
• Lagringsenheten er oftest boks eller protokoll, men kan også være andre typer (se liste i registreringsbildet).
• Hylleplassering kan være midlertidig, og endres når arkivet får sin endelige plassering i depot.

Mappe

Dette nivået bør være med dersom arkivet er tilstrekkelig ordnet. Mapper kan registreres under hvilket som helst av nivåene over, bortsett fra arkiv.

• ID på mappen settes automatisk. Denne beholdes normalt.
• Navn på mappen bør være så beskrivende og konsist som mulig.
• Dersom mapper skal registreres direkte under serie/underserie må mappene knyttes til lagringsenheter.
• Nivået mappe kan godt være andre enhetstyper, for eksempel
  • Fotoserie
  • Kartserie
  • Sak

Dokument

Dette er det laveste nivået som registreres i Asta. De fleste arkiver registreres ikke så detaljert, men spesielle dokumenter kan registreres for seg. Dokumenter kan registreres under hvilket som helst av nivåene over, bortsett fra arkiv.

• Nivået dokument kan godt være andre enhetstyper, for eksempel
  • Foto
  • Kart
  • Register
  • Gjenstand

Filer

De fleste arkiver blir registrert uten tilknyttede filer. Lagring av filer i Asta gjøres i samråd med avdelingsleder/depotansvarlig.

Flere serier i en boks

For spesielt små arkiver/serier kan det være hensiktsmessig å legge flere serier i en og samme boks. Hvis dette skal gjøres, må det på arkiv-nivå velges Nummerering innen arkiv fra nedtrekksmenyen i fanen Annet. Dette må gjøres før arkivet lagres første gang.

Restriksjoner (klausuler)

Restriksjoner kan registreres på et hvilket som helst nivå i arkivstrukturen. Restriksjonen arves til alle underliggende enheter.

Publisering på Arkivportalen

Alle arkiver som er registrert i systemet skal publiseres på Arkivportalen, med mindre det foreligger særskilte grunner til å unnlate dette.

• Alle arkiver skal være tilstrekkelig registrert i hht. Tabell 2 før publisering.
• Arkiver som er uordnet/grovordnet kan publiseres uten registrering av underliggende arkivenheter.
• Det skal leses korrektur på alt som er registrert på aktuelt arkiv og aktør før disse publiseres. Dette må gjøres av minst én annen person enn den som har registrert arkivet. Korrektur leses på utskrift av arkivenhetsliste (ikke i Asta).
• Arkiver og aktører publiseres samlet.
• Publisering og avpublisering kan bare gjøres av brukere med tilstrekkelige rettigheter i systemet, dvs. avdelingsleder og depotansvarlig.

Bestillinger

Bestillingsapplikasjonen i Asta vil bli tatt i bruk aktivt på et senere tidspunkt.

Versjonshistorikk

Denne rutinen tas opp til revisjon når det installeres ny versjon av programvaren, eller når andre forhold gjør det påkrevd. Systemansvarlig for Asta har ansvar for å holde rutinedokumentet oppdatert, og eventuelle endringer godkjennes av byarkivaren.