1. Utlån på lesesalen

1. Gjester på lesesalen bes gjøre seg kjent med lesesalsreglementet.
2. Hovedregelen er at publikum benytter selvbetjeningsløsning for innsyn i arkivmateriale som finnes i elektronisk versjon, for eksempel eiendomsarkivet. Byarkivet kan om nødvendig bistå med å bruke løsningen.
3. Utlån av arkivmateriale på lesesalen skal avtales på forhånd, slik at byarkivet har anledning til å finne det frem fra depot.
4. Gjester får som regel ikke utlevert mer enn 4 arkivstykker om gangen på lesesalen.
5. Gjester får normalt ikke utlevert taushetsbelagt materiale på lesesalen. De som har krav på innsyn i slikt materiale, kan etter avtale få utlevert materialet til gjennomsyn i et skjermet/lukket lokale, og skriver om nødvendig under på en taushetserklæring.
6. Det finnes egne regler for forskerinnsyn, jfr. §§13d og 13e i forvaltningsloven. Slikt innsyn skal søkes om skriftlig, og behandles av overordnet instans.
7. Arkivmateriale som brukes flere dager på rad, eller i en gitt periode, skal merkes tydelig med navn og dato, og plasseres i utlånshyllen ved byarkivets publikumsmottak.
8. Arkivmateriale som er ferdig brukt returneres til byarkivets publikumsmottak, og blir satt på plass i magasinet ved anledning.

2. Utlån til intern bruk (saksbehandling/ordning)

1. Dersom arkivmateriale skal brukes over lengre tid (f.eks. til ordning over 1 uke) bør dette noteres på utlånskort i magasinet.
2. Arkivmateriale skal ikke ligge unødvendig lenge på kontorene. I helger og ferier bør materialet returneres til magasinet.

3. Eksterne utlån

1. Som hovedregel skal ikke arkivmateriale lånes ut eksternt. Det skal heller gis ut kopier. Hvis materialet også er digitalt tilgjengelig, beregnes en kopieringsavgift som skal betales i kundesenteret.
2. I spesielle tilfeller kan arkivmateriale lånes tilbake til arkivskaper, jfr. normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5. Tilbakelån skal dokumenteres i Asta eller tilsvarende system.

4. Intern rutine for byarkivet

1. Arkivmateriale som hentes ut fra magasin plasseres i utlånshyllen ved byarkivets publikumsmottak. Alternativt kan materialet leveres direkte til saksbehandler ved internt utlån.
2. Det skal alltid skrives utlånskort som plasseres på arkivmaterialets opprinnelige plassering i magasinet. På utlånskortet noteres dato for utlån, hva som lånes ut, samt hvem som låner materialet.
3. Arkivmateriale som ligger i retur-hyllen ved publikumsmottaket, eller materiale som mottas direkte fra utlåner, returneres til magasin ved anledning, og utlånskort kvitteres og fjernes.