| System
|
IST skole
|
| § 3-2.Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem
|
|
| ansvar for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter
|
Lærere gis automatisk tilgang når de registreres i kommunens HR system, Visma. Utvidede tilganger gis av systemansvarlig
|
| rettigheter for behandling av arkivdokument
|
| rolle
|
rettigheter
|
| slette
|
lese
|
redigere
|
registrere nye
|
| 1.Lærer (registrerer kun karakterer og fravær, men behandler ikke arkivdokumenteter)
|
|
|
|
|
| 2.Systemansvarlig
|
X
|
X
|
X
|
X
|
| 3.Ansatt
|
|
X
|
X
|
X
|
| 4.Superbruker
|
|
X
|
X
|
X
|
|
| hvilke typer dokumenter som skal autentiseres og signeres
|
Systemet bruker ikke digital signatur på skole. Autentisering ved pålogging i systemet.
- Vitnemål, (fravær og karakterer)
- Flyttemeldinger
- Halvårskarakterer
|
| ansvar for kvalitetssikring av registreringen og arkiveringen
|
|
| ansvarsforhold og prosedyrer for registrering, journalføring og arkivering av dokumenter som sendes og mottas
|
Ingen mottak av dokumenter. IST brukes ikke som saksbehandlingssystem, bare som administrativ system for skoler. Etter at lærer har registrert karakterene genereres vitnemål av skolekonsulent, (rolle ansatt).
|
| fordeling av dokumenter
|
Ikke aktuelt
|
| retting av registrerte journal- og arkivopplysninger
|
mangler
|
| avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter
|
Ikke aktuelt
|
| registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette
|
Ikke aktuelt
|
| prosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift
|
mangler
|
|
|
|
| § 3-4.Oppbevaring og sikring
|
|
| hvilke lagringsmedier og arkivformat som brukes
|
docx, PDF
|
| hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal arkiveres elektronisk
|
Vitnemål, (fravær og karakterer) Flyttemeldinger Halvårskarakterer
|
| hvilke kategorier av saker og dokumenter som skal på papir
|
ingen
|
| tidspunkt for konvertering til arkivformat
|
ferdigstilling
|
| retningslinjer for kassasjon av mottatte papirdokumenter som er skannet og arkivert elektronisk
|
Ikke aktuelt
|
|
|
|
| § 3-6.Destruksjon av papirversjonen etter skanning i den løpende arkivdanningen
|
Ikke aktuelt
|
|
|
|
