Dersom saksbehandler skal registrere et dokument som er det første dokumentet i en sak, må det opprettes en ny sak i ePhorte. Saksbehandler kan selv gjøre dette, og skal da fylle ut følgende saksopplysninger i systemet:

mappetype - gjelder ikke alle typer saker, men for AS (ansettelsessak), BS (byggesak), DS (Delingssak) og PS (Plansak)

sakstittel etter skriveregler. Lag dekkende tittel for hele saksforløpet og ta med nøkkelord for gjenfinning

arkivdel (dersom dette er annet enn forhåndsvalgt/default)

klassering (arkivkode) der dette er kjent

evt gradering

evt tilganger

Saksstatus blir automatisk satt til R (reservert). Arkivtjenesten kontrollerer registreringen og setter saksstatus til B (under behandling). Når saken er opprettet med de nødvendige opplysningene, skal saksbehandler registrere journalposten for så å knytte dokumentet til denne.

Saksbehandler må være nøye med at saken opprettes i riktig arkivdel.

OBS: Sjekk alltid om ditt nye dokument tilhører en sak som allerede eksisterer