|
|
|
| Systeminformasjon
|
|
| Systemnavn:
|
Vigilo Barnehagesystem
|
| Tatt i bruk:
|
01.01.2020
|
| Avsluttet dato:
|
|
|
|
|
| Administrative data
|
Skytjeneste, informasjonen lagres per barnehage, samlet for kommunen
|
| Arkivserier/Arkivdeler:
|
Barnehage
|
| Innhold:
|
Administrasjonssystem for bruk i barnehage. Det inneholder oppholdsinformasjon, plasstildeling, fakturainformasjon for kommunens administrasjon. Personlig informasjon om hvert barn for barnehagens administrasjon.
|
| Lisensinnehaver:
|
IKT-Agder (innkjøps - og driftskontrakt), for Vegårshei, Tvedestrand, Risør, Gjerstad og Åmli kommune
|
| Brukergrupper:
|
Barnehageansvarlig i kommunen, barnehagestyrere, ansatte i barnehage og foresatte
|
| Systemansvarlig:
|
Barnehageansvarlige i de respektive kommunene:
Inger Helland Sines, Vegårshei kommune
Linda Fedje, Tvedestrand kommune
Janne Broms, Risør kommune
Monica Haugen, Gjerstad kommune
Tore Flottorp, Åmli kommune
IKT-Agder v/ Sverre Svenningsen
|
| Driftansvarlig:
|
Vigilo
|
| Relasjon til andre system:
|
Fakturerings underlag sendes til Xledger ERP system via en BizTalk integrasjon.
ID-porten brukes til autentisering av foreldre.
Folkeregisteret brukes til vedlikehold av adresser for barn og foresatte.
Public 360 arkiverer opptakslister.
|
| Leverandør:
|
Vigilo, adm. dir. Øystein Viland, viland@vigilo.no og Vigilo markedssjef André Sæbø, andre@vigilo.no, telefon: +47 992 49 289 | Stølsmyr 22 | 5542 Karmsund
|
| Merknader:
|
2 ganger pr. år tas det ut rapporter med søkerliste, hhv etter første opptak og ved slutten av året. Dette arkiveres i Public 360. 1 samlesak pr. år.
|
|
|
|
| Tekniske data
|
|
| Databaseplattform:
|
Sky tjeneste
|
| Produksjonsformat:
|
Fakturaunderlag på XML format sendes til xLedger / ERP.
Vedtak og årlige lister over barn lagres som PDF og arkiveres manuelt i P360. Se rutinebeskrivelse i pkt. 3.1.16.
|
| Arkivformat:
|
Ikke NOARK-godkjent system
|
| Merknader:
|
|
|
|
Informasjon om barnehage: https://vigilobarnehage.zendesk.com/hc/no
Informasjon om forvaltning barnehage: https://vigiloforvaltningbarnehage.zendesk.com/hc/no
|
| Bevaring
|
|
| Kassasjon:
|
Nei
|
| Hjemmel:
|
|
| Tabelluttrekk:
|
SIARD-uttrekk ved avslutning av system.
|
| Overføring:
|
|
| Metadata:
|
|
| Merknader:
|
|
| Godkjent av:
|
|
| Dato:
|
|
|
|
|
| Infosikkerhet
|
|
| Meldeplikt:
|
Ja
|
| Dato for sist meldt:
|
|
| Klassifikasjon:
|
Sensitiv
|
| Risikovurdering:
|
Risikovurdering av felles informasjonssystemer skal gjennomføres som en del av virksomhetens internkontroll.
|
|
|
|
| GDPR
|
|
| Type personopplysninger:
|
Sensitive personopplysninger lagres.
Personopplysning: Opplysning eller vurdering som kan knyttes til enkeltperson. Dette klan være navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer og fødselsdato.
Sensitiv personopplysning: Opplysning om a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, c) helseforhold.
|
| Systemtype:
|
|
| Systemplassering:
|
|
| Systemeier:
|
|
| Behandlingsansvarlig:
|
Den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger bare kan behandles for et på forhånd presist angitt formål. Innsamlede personopplysninger kan ikke brukes senere til formål som er uforenlige med det opprinnelige formålet.
|
| Innhentet databehandleravtale:
|
|
| Formål med behandlingen:
|
Formålsbestemthet: Prinsipp om at personopplysninger bare kan behandles for et på forhånd presist angitt formål. Innsamlede personalopplysninger kan ikke brukes senere til for mål som er uforenlige med det opprinnelige formålet.
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse:
|
Gjennomføring av DPIA (risikovurdering)
|
| Omfang personopplysninger:
|
|
| Loggfunksjon:
|
|
| Sletting av data:
|
|
| Antall brukere:
|
0
|
|
|
|
| Vedlegg
|
|
| Ingen vedlegg
|
|
