Lærekontrakt blir behandlet i VIGO. Fra og med mai 2018 kan lærekontraktene signeres digitalt i VIGO av de forskjellige partene, og blir digitalt godkjent av fylkeskommunen i VIGO. Når kontrakten er ferdig signert og godkjent, sendes den til P360 via integrasjon. I P360 blir den arkivert i elevmappa på lik linje med annen elevdokumentasjon. Siden endringen kom ut i løpet av året 2018, vil det i 2018 fremdeles være mange lærekontrakter som blir skrevet under for hånd. Disse følger eksisterende rutine for arkivering av lærekontrakter.

__________________

Når oppmeldingen kommer inn blir kandidatens lærekontrakt og eventuelt andre dokument tatt opp av arkivet og lagt ved oppmeldingen som sendes utdanningsavdelingen for registrering og videre behandling.

Oppmeldingene tas vare på/arkiveres på utdanningsavdelingen til fagprøven er gjennomført, og pakkes ned etter at utdeling av fag-/svennebrev er foretatt.

Både oppmeldingene/ferdigprøvene og hevingssakene blir satt bort sammen med det øvrige saksarkivet for tilhørende arkivperiode i henhold til ordinær periodisering av arkivet.

__________________

Avslutning av en sak – også lærlingforhold/hevingssak skal skje når siste dokument i saken er utferdiget og arkivert. Dermed er saksdokumentene å finne innen den arkivperioden/året som den endelige saksbehandlingen fant sted (selv om hevingen reelt skjedde tidligere).

Det er viktig at saksbehandler registrerer datoen for siste avsluttende dokument i VIGO-fag, slik at en i dette skjermbildet kan se hvor i arkivet en kan finne dokumentene.

(Hevingssaker fra tiden før sentralarkivet er arkivert per år etter datoen for når lærlingen sluttet, ikke etter datoen for sluttført saksbehandling (dato for dokumentet i saksarkivet) – dette kan utgjøre en tidsforskjell på år.)