Arkivarens rolle

Beiarn kommune er ikke fullelektronisk, og har papirbaserte arkiver i alle arkivdeler. Det betyr at alt som sendes til og fra kommunen samt interne notater må skrives ut og legges i saksmappe.

Det viktig å holde databasen ryddig og oversiktlig, selv om Beiarn kommune har papirbasert arkiv. Dette innebærer rutiner for å sikre at informasjon i ESA er autentisk og troverdig som dokumentasjon. Samtidig skal arkivaren også hjelpe til slik at ESA fungerer som saksbehandlingsverktøy.

Kvalitetssikringsrutinene skal også være til hjelp for å veilede ledere og saksbehandlere.

Når arkivaren retter opp feil eller gjør vesentlige endringer i en sak eller journalpost, må derfor dette gjøres i samarbeid med saksbehandlerne slik at de:

• • blir bevisste på hvordan saker og journalposter skal registreres
  • er oppmerksomme på endringer som er gjort i deres saker og journalposter

Arkivaren skal også:

• • følge opp at journalposter ikke blir liggende ufordelt
  • følge opp restanser

Daglige oppgaver

1. Journalføring – Sette status til J - Journalført

Journalføring er en hovedoppgave for arkivet. Vi har en lovpålagt journalføringsplikt, og dette arbeidet skal utføres fortløpende.

Utgående brev til journalføring skal ha status F. 

Beiarn kommune har papirbasert arkiv og benytter dermed ikke status E – Ekspedert i sak/arkivsystemet, med unntak for de dokumentene som ESA sender elektronisk.

Notater og inngående brev (for eksempel importerte e-poster) til journalføring skal ha status F, M eller S.

Sjekkliste for kvalitetskontroll:

• Sjekke at journalposten er i riktig sak
• Gradering: hjemmelen må være korrekt, og tekst i tittel eventuelt skjermet
• Dokumentdato: Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Avsender/mottaker: Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Riktig kopimottaker og intern kopimottaker: Sjekk metadata og dokument mot hverandre.
• Skriveregler og rettskrivning:
  • Dersom det finnes saksbehandlingsrutiner: Sjekk i rutinene hva tittel skal være.
  • Tittelen må være meningsbærende
  • Forkortelser bør unngås.
  • Rett stavefeil.
• Journaldato settes automatisk. Redigeres i journalposter med status S. (Disse får automatisk importdato som journaldato, og den endres ikke ved journalføring. Derfor må journaldato i disse tilfellene settes manuelt til dagens dato.)

2. Offentlig journal

Offentlig journal kontrolleres hver uke, og postliste sendes da til lokalradio og lokalavisene.

3. Saker opprettet av saksbehandler

Saksbehandler har ikke tilgang til å opprette saker. Ledere har tilgang men bruker det veldig sjelden. (Toppen 1-2 saker i året)

4. Ufordelte journalposter

Beiarn er en liten kommune, og arkivet fordeler posten direkte til saksbehandlerne. Lederne har mulighet til å endre saksbehandler

Oppgaver som må utføres med jevne mellomrom

Saker til avslutning

Journalposter med status:

• R - registrert
  Rydding i basen av journalposter som ikke er ferdigstilt og journalposter som er opprettet feil.

• F – Ferdig fra saksbehandler

I Beiarn kommune benyttes denne statusen på journalposter som er ferdigstilt og utsendt.  Beiarn kommune har SvarUt.

Saker i feil arkivdel, uten klassering og saker uten journalposter:

Arkivet flytter saker til riktig arkivdel, setter på klassering der det mangler og lar tomme saker utgå.  Saksbehandlere skal ha beskjed om endringer arkivet gjør.

Offentlig journal

Kvalitetssikres slik:

• Korrektur av titler
• Fjerne forkortelser
• Kontroll av tilgangskode og hjemmel
• Kontroll av opplysninger i titler som bør skjermes

Restanseliste

Kvartalsvis oppfølging.

Leder har ansvar for å følge opp restanser, men arkivet har også som oppgave å følge opp saksbehandlingen og bistå med restanseoppfølging.

I Riksarkivarens forskrift er kvalitetssikring nevnt i følgende paragrafer:

§1 - 1 pkt. b Arkivplan

§3 - 2 pkt. d Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

§3 - 6 pkt. 2 Destruering av papirarkiv etter skanning

§8 - 4          Scanning og konvertering, pkt. 1, 2 og 3