I ePhorte har saksbehandler ansvaret for å endre sakens status til F når en sak er ferdigbehandlet og skal avsluttes. (Marker som ferdig). Arkivtjenesten kontrollerer at alle dokumenter i saken er i arkivformat, slik at saken kan avsluttes i ePhorte.

I fagsystemene og andre papirarkiv skal arkivmappene renses, og konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat o.l. skal fjernes fra mappen når en sak er ferdigbehandlet. Saksbehandler er ansvarlig for dette. Dersom arkivtjenesten mottar en mappe for arkivlegging som ikke er renset og arkivbegrenset, kan denne returneres til saksbehandleren.

Når saksmappen er renset og arkivbegrenset, sendes den til arkivtjenesten for arkivlegging.

Arkivtjenesten kontrollerer at alle saksdokumenter er på plass før saken blir arkivlagt.