|
Avtale om felles arkiv- og saksbehandlingssystem Mellom kommunene Osen, Roan, Åfjord, Mosvik, Leksvik, Rissa, Bjugn og Ørland er det inngått slik avtale: 1. Avtalens formål Bakgrunnen for avtalen er prosjektet ”Felles arkiv- og saksbehandlingssystem” som er gjennomført i regi av Fosen regionråd og som nå skal videreføres i direkte samarbeid mellom ovennevnte kommuner. Formålet med avtalen er å formalisere en ramme for samarbeidet for å sikre at erfaringer og kunnskap som vinnes gjennom prosjektet tilflyter hele kommunefellesskapet samt at det gjennom prosjektet legges til rette for tjenestesamarbeid mellom kommunene. Gjennom samarbeidet skal kommunene søke i å finne fram til optimale løsninger til rimeligst mulig kostnad. Dessuten skal det settes fokus på mulighetene for utvikling av spisskompetanse på ulike fagfelt slik at saksbehandling kan samordnes og effektiviseres i kommunefellesskapet. 2. To adskilte løsninger Det etableres to adskilte tekniske løsninger, en for kommunene Bjugn og Ørland med egen server, og en for de øvrige kommuner i fellesskapet med egen server. Merkostnadene på kr. 70.000,- ved å etablere to tekniske løsninger dekkes av kommunene Bjugn og Ørland. Utgiftene knyttet til programvare og vedlikehold av denne er regulert gjennom felles kontrakt med leverandør og fordeles på de to løsningene i henhold til fordelingsnøkler som fastsettes av rådmannsgruppen i kommunefellesskapet. De to løsningene skal driftes uavhengig av hverandre og kostnadene forbundet med drift og vedlikehold m.m. fordeles mellom kommunene tilknyttet den enkelte server. 3. Styringsgruppe Rådmennene i Åfjord, Rissa og Ørland, samt IT-sjef i Osen skal være styringsgruppe for dette samarbeidet. Styringsgruppens oppgave er å sørge for at avtalens formål blir oppfylt, jfr. avtalens pkt. 1. Lokale prosjektgrupper i begge prosjektene skal rapportere til styringsgruppen. Oppnevnt regional faggruppe Sak/arkiv skal også rapportere til styringsgruppen. 4. Framdrift/utvikling De kommuner som er tilknyttet den enkelte server velger sammen selv hvilke deler av aktuell programvare de skal gjøre seg nytte av innenfor rammen av denne avtalen. Når alle kommuner i kommunefellesskapet har et fullelektronisk arkiv- og saksbehandlingssystem i full drift, ligger det til rette for at de to løsningene kan konverteres til en løsning. Det er et mål at dette skal skje når ovennevnte forutsetninger foreligger. En konvertering av de to løsningene kan også vurderes underveis når ovennevnte forutsetninger er til stede for et visst antall av kommunene. 5. Erfaringsutveksling og kursing Kommunene knyttet til hver av serverne skal jevnlig og etter avtale oppdatere de øvrige kommunene om de erfaringer som er høstet mht bruk av programvare, saksbehandlingsrutiner, utforming og bruk av skjema mv. Slik oppdatering og erfaringsutveksling kan skje gjennom den oppnevnte arbeidsgruppen for sak/arkiv, ved hospitering eller ved interne kurs. Dette kan skje fra det tidspunkt fagmiljøene knyttet til de to serverne har tilegnet seg lik basiskompetanse i bruken av Ephorte. Inntil det skjer vil Bjugn og Ørland stille sin kompetanse til disposisjon for de andre kommunene i kommunefellesskapet etter avtale. Godtgjørelse for slik bistand skal beregnes etter selvkostprinsippet. Kommuner som blir enig om å engasjere ekstern kursholder, fordeler kostnadene seg imellom i forhold til antall kursdeltakere fra hver kommune. 6. Godkjenning Denne avtalen er gyldig når den er underskrevet av rådmennene i kommunefellesskapet. Fosen, den 09.12.2005 rådmann, Osen kommune - rådmann, Roan kommune - rådmann, Åfjord kommune - rådmann, Bjugn kommune - rådmann, Ørland kommune - rådmann, Rissa kommune - rådmann, Leksvik kommune - rådmann, Mosvik kommune |
