Formål
- Sikre enhetlig og lik behandling av søknader til Innovasjon Norge på tvers av kommunene innenfor gjeldende regelverk.
- Sikre likebehandling av søknader mellom saksbehandlere.
Omfang/Virkeområde
Rutinen omfatter alt arbeid som kommuner inn under kommunens ansvar innenfor IBUordningen, herunder:
- Informasjon og veiledning innenfor ordningen.
- Planlegging og gjennomføring av felles gårdsbesøk med Innovasjon Norge.
- Assistanse i bruk av digitalt søknadssystem.
- Saksbehandling i form av kommunens uttalelse til søknader og ferdiggodkjenning av prosjekt.
Rutinen inneholder også informasjon om ansvarsfordelingen mellom saksbehandler og søker.
Ansvar
Det er team IBU, næringsutvikling som er ansvarlig for gjennomføringen av kommunensoppgaver innenfor denne ordningen.
Hvilken rolle kommunen har innenfor ordninger som ligger under Innovasjon Norge (vedtaksmyndighet) fremgår av gjeldende forskrift og føringer for ordningen.
Aktivitet/beskrivelse
Dette skriver omhandler rutinebeskrivelse for behandling av IBU-saker, som gjelder midler til investering og bedriftsutvikling i landbruket, tradisjonelt landbruk og tilleggsnæring for kommunene Røros, Os og Holtålen.
Rutinebeskrivelsen sier hvordan saksgangen er, og sikrer slik kvalitativ og lik behandling avsøknader uavhengig av saksbehandler.
Siden satser, prioritering mm. endrer seg fra år til år og fra region til region, er det viktig at saksbehandlere innen fagteamet holder seg oppdatert på det gjeldende.
Dokumentet «Regionale prioriteringer og føringer IBU-midler» er i den sammenheng et hjelpemiddel for saksbehandler, der man til enhver tid finner oppdatert informasjon av hva som gjelder innenfor ordningen.
Dokumentet oppdateres en gang for året i Compilo, men skal oppdateres fortløpende i Worddokumentet på felles.
Tilganger systemer IN (Innovasjon Norge):
I nytt system fra IN (Kommunens Vurdering) må saksbehandler i kommunen logge seg på via Bank ID. Det er bare saksbehandlerne i kommunen som jobber med IBU-saker som får slik tilgang.
Leder i IBU-teamet har administratortilgang og kan invitere andre saksbehandlere i kommunen som skal ha slik tilgang. Servicetorget får ikke slik tilgang.
Minst to, helst alle tre saksbehandlere bør ha tilgang til systemet og få varsler når ny søknad har kommet inn for å unngå glipp ved evtl. sykdom ol.
Teamleder er ansvarlig for å holde tilganger oppdatert, dvs. at bare de som skal ha tilgang har tilgang. Dersom arbeidsfordelingen endrer seg slettes evt. tilganger.
Rutine for registering av søknader til Innovasjon Norge i ESA
Inngående søknad fra bruker registreres i ESA-sak på ansvarlig saksbehandler i faggruppe IBU, næringsutvikling:
Berit Siksjø – Os
Berit Bugten Østbyhaug – Røros
Maraike Glomb – Holtålen
Servicetorget registrerer inn søknaden som en U.OFF.sak med navn (gnr./bnr.) og tittel, dvs.
Tittel ESA: Søknad Innovasjon Norge – tradisjonell bruksutbygging - betegnelse tiltak –gnr./bnr. .
Husk, det er ulike type søknader, derfor må betegnelse for tiltaket tilpasses den enkelte søknad.
Det er saksbehandler selv som legger inn dokumentene i saken. Dvs. søknaden med vedlegg. Dette gjøres først når alle dokumentene og vedleggene er komplett
(dette fordi det ofte er litt fram og tilbake og man slik venter til endelig søknad med dokumenter er klar). Saksbehandlere blir varslet gjennom e-post når ny søknad er kommet inn.
Husk det er to forskjellige søknadssystemer. Servicekontoret blir kun varslet når ny søknad er kommet inn gjennom det gamle søknadssystemet (Kommunens Side).
Servicekontoret sender e-posten til saksbehandler, som sørger for at søknad inkludert vedlegg blir journalført på riktig måte.
Når søknad kommer inn gjennom nytt søknadssystem (Kommunens Vurdering) må saksbehandler varsle servicekontoret om at det må opprettes ny sak i ESA.
Teamet blir internt enige om fordelingen av saker (mellom kommuner). Leder i teamet har ansvaret for å følge opp at sakene faktisk blir fordelt og behandlet.
Lovverk som ligger til grunn/gir føringer
- Forskrift av 19. desember 2014 nr. 1816 om midler til investering og bedriftsutvikling i landbruket
- Jordbruksoppgjøret, statsbudsjett, regionale bygdeutviklingsprogram/regionalt næringsprogram for landbruket.
- Oppdragsbrevet fra LMD til IN.
- Landbrukspolicyen i IN.
Formål med IBU-midler er å legge til rette for langsiktig og lønnsom verdiskaping, samt bidra til sysselsetting, bosetting og et variert landbruk i alle deler av landet med utgangspunkt i
landbrukets ressurser generelt og landbrukseiendommen spesielt.
Kommunens rolle i IBU-saker
Kommunen er 1. linje, dvs. førstehjelp.
Landbrukskontoret for Røros, Os og Holtålen kommuner har to fylker å forholde seg til, dvs.
Innovasjon Norge Innlandet og Innovasjon Norge Trøndelag. Kommunens viktigste rolle i IBUsaker er å ta runden med søker før søknaden kommer inn.

- Mobilisering – informasjon.
   o Informasjonsmøter/skape møtearenaer ev. sammen med IN/lokal bank mm.
   o Lokale gårdsbesøk med IN til potensielle søkere (som er i tenkeboksen og er i gang med en prosess).
   o Generell informasjon om ulike ordninger f.eks. i landbruksnytt, epost, sosiale medier ol.
   o Kommunen har egen «Huskeliste» i forhold til hva som skal med i en søknad til IN.
       Noen stikkord: Viktig å være i dialog med søker. Tenk prosjekt ikke virkemidler.
       Markedsavklaring; er det behov for ditt produkt? Vis til føringer/prioriteringer. Bruk rådgiverapparatet (drift og byggteknisk), likviditet i byggeperioden starter lenge før byggeperioden. Lær av andre, juster underveis.
       Hvorfor vil ditt prosjekt skape verdier? (sysselsetting, miljø, dyrevelferd, HMS).
- Veilede søker, koble på IN ved behov.
- Bistand i selve søknadsfasen (dette kan være ev. når bruker er kommet langt i prosjektet og det kun mangler å sende inn søknad eller står helt i starten og trenger å lufte seg/diskutere.
   o Starter ofte med en telefonsamtale/besøk på kontoret. Bruker har behov for å ha noen å diskutere med/for at noen stiller spørsmål/behov for innspill hvordan skal gå fram i en utbyggingssak.
   o Ev. mer generelle spørsmål til ordningene og fremgangsmåten.
   o Viktig i tidlig fase å få avklart hvilke planer/tanker bruker har og hvilke utfordringer som finnes.
   o Veiledning om hva som kreves for å sende inn søknad til IN, relevantevedlegg til søknaden mm.
   o Tips om gode planleggere (teknisk planlegging, driftsplan) – se egen listemed kontaktinformasjon for relevante aktører.
   o Gi bruker generell veiledning hvordan gå fram og hva som trengs for at søknaden blir komplett. Orientering om krav som stilles.
   o Anbefale å bruke god tid på planleggingen samt besøke andre brukere som nylig har gjennomført bruksutbygging.
   o Planlegging skal ta tid! Kartlegge dagens produksjon og oppnådde driftsresultat. Hvilke utviklingsmuligheter har bruket.  Hvilke veivalg finnes for bruket.
   o Tegninger og kostnadsoverslag. Oppfordre å bruke tid sammen med planlegger og diskuter gjerne tegningene med naboer og andre.
      Bruker skal være trygg på at byggeprosjektet blir som ønsket. Unngå endringer av byggeplanen – dette kan koste bruker dyrt. Unngå uteglemte kostnader.
   o Driftsplan – viktig at bruker har eierskap til driftsplanen sin. Lek med tall. Viktig redskap i alle utbyggingssaker. Driftsplan må ta utgangspunkt i faktiske driftsresultat for bruket og ta inn de nye forutsetningene.
      Må være tilpasset brukets ressurser og ikke være basert på gjennomsnittstall. Alle bruk er forskjellig med ulik drift.
   o Dersom bruker kommet langt i prosjektplanlegging og like før innsending av søknad til IN. Gjennomgang av søknaden med vedlegg, dvs. selve søknaden tegninger, kostnadsoverslag, driftsplan mm.
      Gjennomgår driftsplanen og forutsetningene som er lagt i den. Sjekke at alle vedleggene er på plass. Det er nå bruker skal overbevise meg om at prosjektet er godt nok planlagt og at investeringen kan gjennomføres. Her skal kritiske spørsmål stilles.
   o De som tegner og setter opp kostnadsoverslag selv blir oppfordret til å ta kontakt med teknisk planlegger for å diskutere planløsning samt kvalitetssikre tallene.
   o Ev. hjelp med selve søknadsutfylling. Bistår søker med å fylle ut søknaden elektronisk.

- Søknad klar for innsending.
   o Bruker får tilbud om bistand til å fylle ut søknaden. Mulighet til en detaljert gjennomgang av prosjektet. Mulighet på nytt å fokusere på finansiering, egeninnsats og betalingsevne. Sjekke at alle vedleggene er på plass.
      Dette gir saksbehandler bedre kjennskap til prosjektet og brukeren bak prosjektet.
- Kommunen returnerer søknad som er mangelfull, for oppdatering.
- Kommunen gir sin uttalelse til alle søknader om tilskudd før de videresendes til IN. Prøver å gi en helhetlig uttalelse av prosjektet og bruker/brukerparet bak.
- Ferdiggodkjenning av prosjekt.
- Oppfølging etter utbygging.
Det er viktig å få med hele prosessen fra bruker starter å planlegge til sluttbefaring.
OBS!! Landbruks- og matdepartementet har med virkning fra 1. januar 2019 innført endringer i IBU-forskrifta, jf. brev av 20.12.2018 fra LMD. Forskriftsendringen innebærer at
kommunen nå bare har oppdrag fra Innovasjon Norge i forhold til IBU-forskriften, og ikke lenger oppgaver knyttet til lån.
Endringer i forskriften innebærer i korte trekk:
- Søknad som bare gjelder lån kan kommunen videresende til IN uten å skrive en uttalelse til den. Kommunen har heller ikke lenger oppgaven å vurdere verdien på eiendommen.
- For søknader som gjelder bare tilskudd eller tilskudd og lån, skriver kommunen en uttalelse før den videresendes til IN.
- Justering i reglene for utbetaling. Krav om utbetaling/utbetalingsanmodning med nødvendig dokumentasjon skal sendes direkte fra kunden til IN.
- For sluttutbetaling skal kunden innhente regnskap godkjent av autorisert regnskapsfører som skal følge med sluttrapport og anmodning om sluttutbetaling til IN. 
   For investeringsprosjekt skal kunden i tillegg innhente bekreftelse fra kommunen om at investeringa er ferdig, jf. skjema «Ferdiggodkjenning». Kunden må også innhente dette selv om det bare gjelder lån fra IN.
- For eldre prosjekt der kunden sender kravet om utbetaling via kommunen, ber IN kommunen å være behjelpelige med å videresende det til IN.

Krav til søknad om driftsutbygging:
Krav til søknad og vedlegg.
Hva skal legges ved en søknad om IBU-midler:

- Regnskap/næringsoppgave
- Skattemelding
- Tegninger
- Kostnadsoverslag
- Driftsbudsjett/driftsplan med kommentarer
- Bygningstegninger (målsatt plantegning)
- Kostnadsoverslag (basert på vedlagte pristilbud/kalkulasjoner fra bygningskyndige)
- Driftsplan (5-årig økonomisk plan for gården etter investeringen)
- Ligningspapirer fra 2 siste år: næringsoppgave, landbruksskjema og selvangivelse både for søker og ektefelle/samboer
- Jordleieavtaler (langvarige på 10 år)

- Verdivurdering/landbrukstakst
- Kjøpekontrakt hvis generasjonsskifte
- Byggegodkjenning
- Vurdering fra Mattilsynet
- Leieavtaler areal, kvote. Min. driftsplanperiode/10 år.
Andre aktuelle vedlegg:
Avtaler om kvoteleie/-kjøp, fôrkjøpsavtaler, leveringsavtaler livdyr, samdriftsavtaler og
lignende, mengde treverk i m3 (ferdig skåret) hvis du bygger trebygg.
I mindre prosjekter trenger ikke driftsplan. Trenger ikke finansieringsbevis (IN er jo finansieringsrådgivere).
Kommunens uttalelse:
Vurdering av relevante forhold for prosjektet/virksomheten (gammelt system):
- Er prosjektet i samsvar med kommunale planer?
- Er det noe å bemerke innenfor generell forretningsskikk?
- Er evt. byggesak behandlet og godkjent?
- Har bruket tilgang på tilstrekkelig spredeareal i forhold til planlagt driftsomfang?
- Er det noe å bemerke innenfor dyrevelferd?
- Er det noe å bemerke innenfor beiteareal, lagerkapasitet og ressurser i forhold til bærekraft?
- Har gården kvoter eller rettigheter av betydning for framtidig drift?
- Andre forhold?
Kommunens uttalelse – (nytt) system «Kommunens Vurdering»:
- Er prosjektet i samsvar med kommunale planer?
- Er byggesaken behandlet og søknaden godkjent?
- Har bruket tilgang på tilstrekkelig spredeareal i forhold til planlagt driftsomfang?
- Er det noe å bemerke innenfor generell forretningsskikk?
- Er det noe å bemerke innenfor dyrevelferd?
- Er det noe å bemerke innenfor beiteareal, lagerkapasitet, ressurser med hensyn til bærekraft?
- Har gården kvoter eller rettigheter av betydning for framtidig drift?
- Andre forhold?
- Utfyllende opplysninger til kommunens vurdering og/eller tilleggsopplysninger til kommunens vurdering dokumenteres i vedlegg som kan lastes opp.
Merk at man kan legge til en fil hvis man skriver for mye (dokumentet må lagres når det sendes ut slik at kan lastes opp i ESA).
Generelt:
- Kort ned. Skriv det IN ikke kan vite (at unngår å gjøre det samme). Vi skal si noe om lokale forhold. Om prosjektet/tiltaket er i samsvar med plan osv. Se bruket å få innblikk i drifta. Rom for diskusjon av løsninger. Avklare misforståelser.
    Spørsmål om livslinja – bruker må tenke gjennom selv. Kommunens skal ikke vurdere de økonomiske eller gjøre en lønnsomhetsvurdering. Dette er opp til banken. Men vi kan likevel sjekke driftsplanen, om alt er på plass og virker rimelig.
    Kommunen gjør aldri en prisvurdering.
- Når får inn IBU-sak må informere bruker om krav til forhåndsgodkjenning/ferdiggodkjenning av gjødsellager.
- Byggetiltak på/i eksisterende driftsbygning. Avklaring om søknadspliktig tiltak eller unntatt søknadsplikt jf. pbl. Når endring i bærekonstruksjoner blir søknadspliktig.

I forbindelse med utbyggingsprosjektet har saksbehandler ansvar å forhåndsgodkjenne gjødsellageret, samt at gjødsellageret ferdig godkjennes etter at prosjektet er gjennomført og ferdiggodkjenning for bygget foreligger.
Dette gjøres etter gjeldende lovverk for gjødselhåndtering.
I forbindelse med kommunens uttalelse skal det sies noe om følgende:
- Oversikt over eksisterende lagerkapasitet for husdyrgjødsel.
- Beregning av lagerkapasitet (gjødsel, vaskevann og regnvann v. åpen kum).
- Kart som viser plassering av gjødsellager i forhold til spredeareal for husdyrgjødsel.
- Kommunen sin godkjenning etter pbl og etter forskrift om organisk gjødsel.
Delutbetalinger:
Kommunen har ingen rolle i delutbetalinger lenger, dette går direkte til IN.
Ferdiggodkjenning:
Bruker får preutfylt skjema ferdiggodkjenning med navn og saksnr., som sendes ut sammen med vedtaksbrev. Søker skal lage en ferdigrapport (mer detaljert enn før).
Kommunen legger til bilder og utfyllende kommentarer. Kommunen tar en sluttbefaring + ferdiggodkjenning gjødsellager. Vi sjekker at ferdigattest for byggesak foreligger (viser til saksnr. i vår
kommentar i rapporten). Det er søker som har ansvar for ferdigrapporten, og søker som sender over denne til IN. Kommunen skal kun bidra med ferdiggodkjenning til søker.
Finansiering for landbruket

Kommunen skriver en uttalelse i saken som oversendes med søknaden til IN. Dersom søknadstype «tradisjonelt landbruk lån og tilskudd» via «Kommunens Side» (det gamle
systemet). Dersom søknadstype «tradisjonelt landbruk tilskudd» via «Kommunens Vurdering» (nytt system). Når kun søkes om lån kommer kommunen ikke med en uttalelse og saken går
direkte til IN.

Det jobbes for tiden med en fornyelse av IN sitt søknads- og kundesystem. Derfor er det i en periode flere innloggingssystemer.
Ved søknad om tilskudd til tradisjonelt landbruk (med unntak av småskala grøntproduksjon), logges man seg inn via BankId (digital søknad) – «Kommunens Vurdering» (nytt system).
Dersom det søkes kun lån eller kombinasjon lån og tilskudd må man benytte de andre søknadsinngangene – «Kommunens Side» (gammelt system).

Søknadstype «tilleggsnæring» via «Kommunens Side» (gamle systemet). Kommunen skriver en uttalelse i saken som oversendes med søknaden til IN.
Søknadsløp fornybar energi i landbruket:
Disse sakene går direkte til IN. Kommunen kommer ikke med en uttalelse i saken.
Søknadsløp vekstfinansiering:
Nytt!! Tror går direkte til IN, sjekke ut dette!!

Kommunens Side = gammelt system
Kommunens Vurdering = nytt system
Se lenk for pålogging for kommunen:
https://www.innovasjonnorge.no/no/logg-inn-subsite/logg-inn/
Kommunens skriver uttalelsen i det systemet vi er i (der søknaden kommer inn). Når bare søknad om lån går saken direkte til IN.
Vi gjør aldri en prisvurdering.
Merk. Når søker klikker på opprette søknad på det ønsker å søke på, kommer man automatisk til riktig system. Hvis klikker på fortsett påbegynt søknad, da kommer på påbegynt søknad.
På felles under mappa for team IBU, næringsutvikling ligger alt av relevante dokumenter, maler og prosedyrer innenfor ordningen. Bl.a. også en Excel-liste med oversikt over søknader.