Riksarkivarens forskrift inneholder krav (kapittel 3) til arkivsystemer for elektroniske dokumenter, og hvilken dokumentasjon som skal være på plass før slike systemer blir tatt i bruk. Dokumentasjonen skal være en del av arkivplanen.

Lierne kommune skal skifte sak-arkivsystem 01.06.2021.  Det gjennomføres skarpt skille i arkivet. Vi går fra ESA der vi har fullelektronisk emnearkiv, mens de andre arkivdelene er papirbasert. I Elements er alle arkivdeler fullelektronisk.

ESA-basen stenges for registreringer 28.05.2021.  I dette dokumentet skal vi beskrive systemet med de krav som stilles i riksarkivarens forskrift, i tillegg til å dokumentere overgangen fra ESA til Elements.

System

Elements er et Noark 5 godkjent sak-arkivsystem.  Noark 5 er den gjeldende standart for journalføring og arkivering i offentlig organ, og Elements er utviklet i henhold til kravspesifikasjonen Noark 5. Leverandør av systemet er Sikri AS.

Systemet ivaretar de vanligste funksjoner for saksoppfølging, herunder oppfølging av behandlingsfrister, avskriving og restansekontroll mv. Det er også mulig å registrere interne merknader til saker og dokumenter, fange opp og lagre behandlingslogger, sende på saks- og dokumentflyt mv.

Lierne kommune har valgt at alle arkivdeler er fullelektroniske fra 01.06.2021.

Innlogging i Elements

Innlogging er knyttet opp mot Office365 hvor den enkelte sakbehandler logger inn med sin e-postadresse, kombinert med passord og to-faktorautentisering via appen Microsoft Authenticator.

Elements er delt opp i 4 moduler: Sak/arkiv, møtemodul, ebyggesak og administrator.

Oppslag i historiske baser:

Historisk base fra 2003-2013 og 2014-2021 er tilgjengelig for oppslag med egen innlogging. Av hensyn til personvernet er disse basene kun tilgjengelig for de som hadde tilgang til disse tidligere. Andre som trenger dokumenter fra disse basene må be arkivtjenesten om bistand.

Arkiv, arkivdeler, journalenheter - vertskommunesamarbeid

Lierne kommune er opprettet med arkiv for arkivdeler tilhørende arkivskaper Lierne kommune. Journalenhet er «sentralt postmottak».

Lierne kommune er vertskommune for Øvre Namdal landbruk og utmark. I tråd med anbefalingene fra Arkivverket er det opprettet ett arkiv pr. samarbeid der samarbeidet er arkivskaper:

Samarbeidene har hver sine arkiv og journalenhet, og har én eller flere arkivdeler. 

Tilgangskontroll i Elements

Administrativ struktur.

Den administrative strukturen er viktig for tilgangsstyring og postfordeling.  Strukturen er bygd etter delegasjonsreglementet. Link til delegasjonsreglementet

Det er anledning å opprette nye og legge ned administrative enheter. Generelt vil det ikke være anledning til å knytte nye poster og registreringer opp mot adm.enhet som er nedlagt. Brukerne må i slike tilfeller få en ny rolle tilknyttet ny adm.enhet og autoriseres for tilgangskoder innen enheten.

Dersom det kun er et navnebytte på enheten, kan man foreta navnebytte. Da unngår en å flytte alle brukerne til ny enhet.

Roller

I et Noark5 system har alle brukere en rolle som, sammen med en del andre kriterier, styrer hva de får lov til å gjøre.

Standardrollene er:

• · Arkivansvarlig (AR1). Kan oppdatere innhold på tvers av journalførende enheter.
• · Arkivmedarbeider (AR2). Er tilknyttet den journalenheten brukeren er lagt inn med på rollen.
• · Saksbehandler (SB). Er tilknyttet den administrative enheten den hører til.
• · Leder/saksfordeler (LD). Er tilknyttet den administrative enheten den er leder for.
• · Systemadministrator (SY). Har full tilgang til modulen Administrator.

Det finnes også egne roller for Utvalgssekretær, for Andre (kun lesetilgang), systembrukere (integrasjoner både interne og eksterne systemer) og Gjest (til eInnsyn).  Rollen Andre har i utgangspunktet ingen rettigheter, men kan gis lesetilgang til utvalgte enheter. Denne rollen kan for eksempel brukes når revisjonen ønsker tilgang. Rollen Andre er også brukt for folkevalgte. Folkevalgte har ingen tilganger i elements. Deres rolle er opprettet kun med den hensikt at de skal ha tilgang til å behandle politiske saker og tilgang til disse i møtemudul/ First Agenda.

Link til oversikt over roller og tilganger i Elements

Rollen " fungerer for":

Dersom en saksbehandler/leder skal fungere for en annen, skal det bekreftes skriftlig av leder. Henvendelsen skal sendes systemansvarlig. Bekreftelsen arkiveres som internt notat i saksbehandler sin personalmappe.

Tilgangsstyring

For å endre hva rollene skal ha tilgang til må du ha rollen systemadministrator. I Grong kommune er det to som har denne rollen. Systemansvarlig (rådgiver), og arkivleder.

Tilgangsstyringen i Elements kontrollerer på hvilken rolle du har, hvilken tilgangskode som er satt på saken eller dokumentet og hvilken status det er på disse.

Leserrettigheter. En brukers rettighet til å gjenfinne og lese informasjon, styres via tilgangskoder og tilgangsgrupper og brukernes autorisering for ulike tilgangskoder. Bruk av tilgangskoder og aktiv skjerming av taushetsbelagt informasjon styrer hva som skal vises på offentlig journal, og hva man som bruker skal få lov til å lese og søke etter internt.

Uten tilgangskode på sak eller dokument kan interne brukere lese alt og taushetsbelagt informasjon vil ligge åpent for offentligheten.

Skriverettigheter. En brukers rettighet til å opprette saker, journalposter og dokumenter samt muligheter for å endre informasjon og skrive dokumenter, styres via roller og tilgangsgrupper samt status på saker, journalposter og dokumenter.

Det finnes også egne roller for Utvalgssekretær, for Andre (kun lesetilgang), systembrukere (integrasjoner både interne og eksterne systemer) og Gjest (til eInnsyn).

Tilgangskoder

Tilgangskoder benyttes for å begrense tilgangen til taushetsbelagt informasjon og i forhold til offentligheten. Når en legger tilgangsbegrensning på opplysninger, kreves det at en oppgir hjemmel for unntak fra offentlighet.

For hver tilgangskode kan det registreres en eller flere hjemler.

Alle personer/brukere må autoriseres for tilgangskoder. Da vil vedkommende på leserettigheter til opplysninger som er unntatt offentlig i saker og journalposter som er gradert med angitt tilgangskode.

På hver tilgangskode, velges det om tilgangen skal gis for hele virksomheten, for sin administrative enhet (og underliggende enheter) eller for bare sine saker (der man selv er saksbehandler).

Eksempel:

Kommunalsjefene skal ha tilgang til saker unntatt offentlighet for sin administrative enhet. Det betyr at det også gis tilgang til underliggende administrative enheter.

Hvis en person ikke er autorisert for noen tilgangskoder har ikke personen rettigheter til å se saker og journalposter med tilgangskoder.

Tilgangsgrupper:

Benyttes i de tilfeller hvor det er behov for å utvide de generelle lese- og skriverettigheter som er tildelt saksbehandlere. En fast tilgangsgruppe kan gjenbrukes hvis det er en gruppe saksbehandlere/ledere som ofte jobber sammen i saker. Tilgangsgruppen opprettes i administrator og «hentes opp» på sak/journalpost i saksbehandlermodulen. Ad hoc er en gruppe som er tilknyttet en bestemt sak eller journalpost og legges direkte på i saksbehandlermodulen.

Digital forsendelse

Svarinn og og svarut: Lierne kommune har avtaler med KS om bruk av flere løsninger i Fiks-plattformen.

Lierne kommune benytter KS SvarUt for digital forsendelse fra de fagsystemer hvor er lagt til rette for dette. Lierne kommune benytter SvarInn som mottak av digital forsendelse til de fagsystemer hvor det er lagt til rette for det. Systemansvarlige i Elements har tilgang til hele løsningen i KS svarut og svarinn.

Godkjenning av dokumenter:  Elements har en godkjenningsfunksjon som vi har tatt i bruk som gjør at en kan sende saksdokument til en eller flere personer ved å bruke en saksflyt.

Ved feil i forsendelser fra SvarUT går det en epostmelding til postmottak og administratorer. Denne meldingen har kun en referanse, og inneholder ikke opplysninger om hvem som er avsender/mottaker.

Forsendelse til vertskommunesamarbeidene: Flere av vertskommunesamarbeidene bruker egne fagsystem for saksbehandling. For å sikre at post kommer til riktig system har vi registrert samarbeidet sitt organisasjonsnummer som mottaker i fagsystemene, og i sak-arkiv kommer posten til Lierne kommune sitt organisasjonsnummer. Arkivtjenesten (Ar1) har tilgang til å journalføre på tvers av arkiver og journalenheter.

E-signering

Digdir (Digitaliseringsdirektoratet) sin ordning for sikker elektronisk signering ble tatt i bruk fra oktober 2021.

Sikkerhet

Sikker sone eller ikke

I utgangspunktet hadde vi bestilt sikker sone i Elements. Gjennom prosessen har vi gått bort fra dette, da tilgangsstyringen er mye bedre enn i ESA. Gjennom testfasen har vi fått testet at vi kan lage ulike tilgangskoder både pr. person, rolle, arkivdel osvTesting i testpanelet fungerte etter intensjonen.

Skanning

Fysisk sikring (tilgjengelighet) tilgangskontroll (integritet): For å få tilgang til skanner må alle brukere ha en kodebrikke som logger brukeren inn på skanneren. 

Sikri etablerer en sikker kanal (HTTPS) fra en lokal SW (Document Uploader) til Elements Cloud. Denne kanalen sikrer både konfidensialitet og integritet.

Det etableres også en "integrasjonsbruker" for Document Uploader i Elements som bare har de nødvendige tilgangene (integritet).

Elements benytter importsentral for filer, elektroniske skjema, epost og skannede dokumenter. Det er satt opp en importsentral for sak-arkiv, og en for e-byggesak.

Lagringsformat

Riksarkivarens forskrift: beskrive hvilke arkivformat og lagringsmedier som brukes.

I Elements har vi egen oversikt over lagringsformat. Tabellen angir hvilke filtyper som er benyttet i Elements. Når en fil av en gitt type tilknyttet et dokument og lagringsformatet ikke har vært benyttet tidligere opprettes det automatisk en post i denne tabellen. Normalt er det derfor ikke behov for å vedlikeholde poster i denne tabellen. Det er viktig at det ikke settes kryss i feltet arkivformat, hvis lagringsformatet ikke er godkjent av Riksarkivet som et godkjent arkivformat (fordi det vil blir problemer med PDF-konvertering. Spesielle lagringsformat for import av fil fra disk skal ikke slettes.

Prosedyrer for konvertering av av dokumenter til arkivformat; ved journalføring og ekspedering? Ansvar for utgående journalposter samt notater har saksbehandler. Arkivtjenesten kontrollerer inngående post ved journalføring.

Godkjente produksjonsformat og arkivformat

Produksjonsformat er det formatet fila har når den importeres eller lages i Elements.
 Følgende produksjonsformat er tillatt:
 AVI, DOCM, DOCX, DOTM, DOTX, FLAC, HTM, HTML, IFC, JPEG, JPG, MOV, MP3, MP4, MPG, MULTI, PDF, PDF/A, PNG, PROD, PPTX, RA-PDF, SOS, SOSI, TAR, TEKST, TEXT, TIFF, WARC, WMA, WMV, WORD, XLS, XLSX, XML og ZIP.
 Arkivformat er de formatet fila i produksjonsformat gjøres om til, når den blir arkivert.
 Eksempelvis blir Excel og Word omgjort til PDF/A.
 Elements foretar selv konverteringen fra produksjonsformat til arkivformat.
 Følgende arkivformat finnes i Elements:
 FLAC, HTML, IFC, JPEG, MP3, MP4, PDF, PDF/A, PNG, SOSI, TAR, TEKST, TEXT, WARC og ZIP.

Skannede papirdokumenter: Oppbevares i 3 mnd. i hos arkivtjenesten. Makuleres etter 3 mnd. Arkivtjenesten er ansvarlig for å sjekke kvaliteten på det skannede dokumentet; at alle sider er skannet, at dokumentet lar seg åpne og er leselig.

Pantedokumenter skal ikke makuleres. Kartverket krever at disse oppbevares i original papirversjon.

Det er ikke mulig å sende graderte dokumenter med epost fra sakssystem.

Møte- og utvalgsmodulen

Møtemodulen i Elements skal brukes for kommunestyre, formannskap, valgstyre og administrasjonsutvalg. For kommunestyre, formannskap og valgstyre brukes også first agenda/agenda live. For adm.utvalg (partssammensatt) brukes ikke agenda live, men kun møtemodul i Elements. 

Du må ha rollen utvalgssekretær for registrere styrer, råd og utvalg.

Overgang møtesaker

ESA basen stenges for registrering fra 28.5.21 kl. 08.00.

Politiske saker som skal behandles i juni (formannskap og kommunestyre):

Alle saksframlegg til formannskap og kommunestyre opprettes i ESA, senest 26. Mai. Utføres av saksbehandlere. Saksbehandlere har ikke tilgang til å skrive saker i Elements før 31. Mai.

Sakspapirer til formannskap sendes fra ESA. Dette gjøres 26. Mai. Utføres av møtesekretær.

Videre arbeid foregår i Elements:

Alle saksframlegg skrives på nytt i Elements (møtesekretær). Det blir dermed 2 like saksframlegg i ESA og Elements. Saksframleggene må opprettes i Elements for at det skal være mulig å gjennomføre møtebehandling i Elements.

Sakspapirer til kommunestyrt sendes fra Elements.

Møtesak for formannskap og kommunestyre opprettes i Elements.

Publikumsløsningen; Møtene i juni kan være mangelfull i innsynsløsningen. Dokumentene kan finnes i begge innsynsløsningenen. Dette blir det orientert om på nettsiden.

Kontrolloppgaver 

Kontroll oppgavene i Elements er litt ulikt oppgavene i ESA.

I Elements må alle journalposter journalføres. Det vi si at vi skal søke opp alle journalposter med status F og E og journalføre disse, i tillegg til M og S.  Det er kun status J som kommer på postlista.

Det er to typer notat. Notat med oppfølging (avskriving), og internt notat uten oppfølging. Notat med oppfølging skal journalføres slik ekspederte journalposter også skal.

Daglige søk arkivtjenesten:

Søk opp fra menyen til arkivar, kvalitetskontroller og journalfør:

Journalposter notat N.

Journalposter status S

Journalposter status M

Journalposter ekspedert E

Journalposter ferdig F

 Sjekkliste:

• · at skriveregler følges, tittel.
• · at skanning er korrekt
• · at j.post er på riktig sak
• · offentlighetsvurdering
• · tilgangskoder
• · arkivkode

I tillegg søk opp «offentlig journal « og kontroller. Sjekk hver dag at postlista og gradering er greit. (link til rutiner ESA)

Kontroll ukentlig arkivtjenesten:

Journalposter i status Reservert – send epost til saksbehandler om det ligger eldre j.poster her.

Journalposter i status G. Disse er ikke ekspedert, og må sjekkes om det ligger eldre j.poster her.

Kontrolloppgaver ledere

Ledersøkene i Elements gir ledere en god mulighet til å følge opp sine saksbehandlere. De skal selv sjekke restanser pr. avdeling, og søke opp saker med statuskoder. Leder har ansvar for å kontrollere at saksbehandlere følger frister og ferdigstiller saker. Arkivtjenesten kan bistå med rapporter etter behov.

Link til ansvarfordeling i arkivplanen

Innsyn og postliste

I Elements er det en egen innsynsløsning som vi har valgt å benytte. 

Lierne kommune har fulltekstpublisering av dokumenter som ikke er gradert. Graderte dokumenter må publikum sende innsynshenvendelse på om de ønsker innsyn. Lierne kommune har aktivert automatisk publisering av postliste etter to dager

Når arkivtjenesten journalfører blir journalposten automatisk publisert. For å sikre at saksbehandlerne kan kontrollere posten sin før den kommer på postlista, har vi lagt inn en forsinkelse på to virkedager.  

Innsynsløsningen omfatter kun post fra Elements fra og med 01.06.2021. for innsynskrav for post registrert i tidligere sakarkivsystem, må det sendes henvendelse til postmottak@lierne.kommune.no.

Offentlig versjon av dokumenter

Ved innsynsbegjæringer der taushetsbelagt informasjon må sladdes før utsendelse av dokumenter skal det lages en offentlig versjon av dokumentet.

Programmet som skal brukes heter PixView. Sladdeverktøyet i PixView programvare gir en sikker måte å sensurere både digitalfødte og skannede dokumenter. Både skjult tekst, metadata og grafisk presentasjon av den sladdede teksten vil bli permanent slettet slik at det ikke vil være mulig å hente slettet tekst etter at dokumentet er lagret og lukket.

Link til rutiner i arkivplanen for innsyn

Skarpt skille og periodisering av arkivet

Ved overgang fra papirarkiv til elektronisk arkiv og ved systemendringer skal det gjennomføres periodisering av arkivet. Det settes skarpt skille 28.5.2021. Etter denne dato er det ikke mulig å foreta nye registreringer i ESA-basen. Arkivpersonell har anledning til å avslutte saker etter denne dato.

Kryssreferanse

Saker som skal videre til fra ESA til Elements skal ha status B eller R. Saksbehandler skal sende liste med oversikt over sakene til arkivtjenesten.  Saksbehandler skal selv opprette sakene på nytt i Elements 1.6.2021. Produksjonsbasen er ikke åpen for registreringer før denne dato. I de nye sakene i Elements skal saksbehandler skrive i merknadsfeltet at "saken er videreført fra ESA, saknr..... Når det er gjort, skal arkivtjenesten skrive i ESA-saken at saksbehandlingen fortsetter i Elements, saknr.....

Slik vil vi ha kryssreferanse i både ESA og Elements, som skal sikre gjenfinning av dokumentasjonen.

Arkivtjenesten avslutter deretter saken i ESA.

Tilgang til historiske baser i Elements

Historisk base fra ESA 2003-2013 og 2014-2021 er tilgjengelig for oppslag i Elements.

Det er 2 historiske baser (hist-baser); 2003-2013, som inneholder alle saker i perioden fra 01.01.2003-31.12.2013, og 2014-2021, som inneholder alle saker i perioden 01.01.2014-28.05.2021.

For perioden 2014-2021 hadde kommunene i Indre Namdal felles base. Basene er splittet slik at hver enkelt kommune kun har mulighet for oppslag i dokumenter i sin kommune.

De historiske basene er tilgjengelig fra produksjonsbasen i Elements. Det er også mulig å logge direkte inn i de historiske basene.

For saksbehandlere som var aktive brukere i hist-basene, er gammel bruker-ident. registrert i administrator. Brukernavn skal IKKE endres ved innlogging til hist-basene.

Dersom saksbehandlere skal ha tilgang til saker unntatt offentlighet, så blir dette gitt etter hvert som behovene dukker opp. Dette ut fra tjenstlig behov. Det er ikke lagt inn automatisk tilgang til u-off-saker. Tilgang gis av systemadministrator etter forespørsel.

Uttrekk og deponering

I forbindelse med overgangen fra felles ESA-database i Indre Namdal til nytt sak-arkivsystem i Elements med egen base pr. kommune,  har vi korrespondert og hatt møte med Arkivverket for å klargjøre hvordan uttrekk fra felles database skal gjøres.  Link til dokumentasjon over arkivorganisering i ESA

Arkivverket sier vi skal deponere fra ESA. Sikri har også anbefalt at deponering bør gjøres fra ESA, og spesielt når det likevel gjennomføres en helsesjekk.

For dagens historiske baser (2003-2014) betyr dette deponering av papirarkiv med tilhørende postjournal i papir. Arkivverket anbefaler også full deponering av elektronisk base selv om denne pr. lov defineres som arbeidskopier.

For dagens felles produksjonsbase i ESA (2014-d.d) betyr dette full Noark deponering (elektronisk). I tillegg vil det bli tatt et SIARD-uttekk av basen.

Deponering skal skje i samarbeid med IKA-Trøndelag.

Link til rutine for periodisering