Ein må minimum ha rolla «Post/arkiv» for å kunna handtera dokument som kjem inn til Altinn.
| Rutine
|
|
|
| Steg
|
Omtale
|
Ansvar
|
| Logge inn
|
|
|
| Handsaming av inngåande dokument
|
|
|
| Finne meldinga i Altinn
|
Altinn er delt inn i Eidfjord kommune sitt hovedorganisasjonsnr. Med 18 undereiningar. Vel den rette eininga (organisasjonsnummeret) og finn meldinga. Dersom du ikkje finn meldinga kan det tyda på fylgjande:
- Du er ikkje autorisert for å opne denne meldinga.
- Du har ikkje fått tilgang til rolla «Post/Arkiv»
|
Einingsleiarar og Tenestetorget
|
| Manglande tilgang
|
For å få tilgang kan du sjølv oppretta førespurnad i systemet ved å:
- klikke på «profil»
- velge «skjema og tjenester du har rettighet til»
- «opprett ny forespørsel»
- «legg til flere tilganger.»
- Velg dei tilgangane du har behov for.
|
Einingsleiarar og Tenestetorget
|
| Post du har opna i Altinn og som du ikkje har ansvaret for.
|
Om du opnar post i Altinn som du ikkje er rette mottakar av eller har ansvaret for, skal meldinga settast til «ulest».
|
Alle som har opna dokumentet i Altinn.
|
| Rutine for handtering av arkivverdig post i Altinn
|
Arkivverdig post for registering i sak-/ arkivsystemet Websak eller fagsystem
- Opprett dokument i det aktuelle systemet.
- Mellomlagra dokumenta på eigen PC.
- Importer dokument til sak-/arkivsystemet eller fagsystemet.
- Arkivverdig post som ein ikkje klarar importera til fagsystem må skrivast ut på papir og førast som vanleg brevpost.
- Slett dokumenta som er mellomlagra på eigen PC. (Dette gjeld og mappa nedlastinger)
NB: Rydd innboksen ved å:
- Vel «Arkiver» på meldinga i Altinn slik at den vert flytta til arkiverte meldingar i Altinn.
|
Einingsleiarar og Tenestetorget
|
| Handering av arkivverdig post til Websak
|
Sørga for at arkivverdig post til Sak-arkivsystemet Websak vert registert Dette gjeld alle arkivdelane i websak: Sakarkiv
- Reguleringsplanarkiv
- Kommunale vigsler
- Elev barnehage
- Elev vaksen
- Elev skule
- Visma flyt skule Elev
- Brannobjekt
- Personalarkiv
- Bygg (Byggesaker)
- Sameiger (Bygg i sameiger)
- VA - anlegg
- Kart – Kart og oppm. Arkiv
|
Tenestetorget
|
| Handering av arkivverdig post til fagsystem
|
Sørga for at arkivering post til fagsystem vert registert.
|
Einingsleiarar
|
| Rutine for handtering av ikkje arkivverdig post i Altinn
|
Ikkje-arkivverdig post
Ikkje-arkivverdig post skal opnast og eventuelt vidaresendast til rette sakshandsamar om ikkje leiar sjølv har oversikt og ansvar for dokumentet. Dette skal gjerast direkte fra Altinn.
- Opne dokumentet
- Vidaresend dokumentet til deg sjølv eller andre sakshandsamarar. Du kan sende det til kva som helst slags e-post adresse.
NB: Rydd innboksen ved å:
- Velg "Slett" på meldingen i Altinn slik at den vert flytta til sletta meldingar.
|
Einingsleiarar
|
|
|
Døme på dokument som ikkje er arkivverdige dokument
|
Ansvar
|
|
|
Generell post – Er du feil mottakar og har opna dokumentet i Altinn, marker dokumentet som ulest.
|
Einingsleiarar
|
|
|
- Fristen for EU-kontroll nærmer seg
- Varsel om frist for EU-kontroll er utløpt
- Varsel om at køyretøy vert avskilta
- Vedtaksbrev bruksforbud
- Vedtaksbrev Vraking
|
Leiar for Drift og forvaltning samt leiar for Helse og omsorg
|
|
|
Vedtaksbrev eigarskifte
|
Drift og forvaltning
|
|
|
Brev om skatt og avgift for 944 227 121 Eidfjord kommune
|
Økonomikontoret
|
|
|
Varsel om arbeidsforhold uten inntekt
|
Økonomikontoret
|
|
|
Sjukmeldingar
|
Økonomikontoret
|
|
|
Søknad om sjukepengar
|
Økonomikontoret
|
|
|
Tolldeklarasjonsoversikt
|
Økonomikontoret
|
|
|
Svar på bestilling: Skattekort til arbeidsgjevar
|
Økonomikontoret
|
|
|
Melding A02, A03, A06, A07 m.m.
|
Økonomikontoret
|
|
|
Svar på bestilling skattekort
|
Økonomikontoret
|
|
|
Skattekort til arbeidsgjevar
|
Økonomikontoret
|
|
|
Avstemmingsinformasjon
|
Økonomikontoret
|
|
|
Tilbakemelding på innlevert tredjepartsopplysninger
|
Økonomikontoret
|
|
|
Aksjeoppgåva 20xx
|
Økonomikontoret
|
|
|
Svar på nabovarsel som ikkje er besvart (Desse skal svarast ut i Websak) I Altinn skal dei slettast etter at frist er gått ut.
|
Drift og forvaltning Tenestetorget
|
|
|
Kartleggingar, spørjeundersøkingar, invitasjonar. Rapporteringar i høve
NB! - Undersøkinga «Ledige stillingar» skal registerast i websak, samt svar på undersøkinga. Det same gjeld eigenmeldt sjukefråvær.
|
Einingsleiarar
|
|
|
Avtale om direkteoppgjer
|
Helse og omsorg
|
| Handsaming av sendte og besvarte skjema
|
|
|
| Rutine for arkivering av sendte skjema frå Altinn
|
Altinn har løysing for ulike skjema som kan sendast inn. Ofte er dette skjemaet det fyrste dokumentet i ei sak. Det kan vera til dømes:
- Søknad om ….
- Melding om….
- m.m
Er desse skjemaa arkivverdige skal dei arkiverast i Websak.
- Be om at det vert sendt på e-post slik at du kan oppretta ny sak i Websak og importera det derifrå.
- Du kan og finna att det sendte skjemaet under «Arkiv» fana i Altinn om du ikkje fekk det tilsendt på e-post.
- Opprett ny sak og sjå rutine for handtering av arkivverdig post i Altinn.
|
Sakshandsamar / einingsleiar som sender inn skjemaet.
|
| Rutine for besvarte skjema
|
Ein skal alltid vurdera om skjemaet er arkivverdig og gjennstand for sakshandsaming eller dokumentasjon.
- Er skjemaet arkivverdig skal rutine for handtering av arkivverdig post i Altinn fylgjast
- Er skjemaet ikkje arkivverdig skal Rutine for handtering av ikkje arkivverdig post i Altinn
|
Sakshandsamar / einingsleiar som sender inn skjemaet.
|
