Definisjoner
Med personalsaker menes all dokumentasjon som vedrører virksomhetens forhold til ansatte.
Med personalarkiv menes dokumenter som inneholder saker vedrørende den enkelte ansatte.
Med ansatt menes alle som har et eller annet ansettelsesforhold til kommunen, dvs. faste ansatte, vikarer, konsulenter, støttekontakter etc.

Ordning
Det skal opprettes egen sak pr henvendelse/forespørsel/tema pr ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel og skal ordnes på personnummer som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emne-kode) skal benyttes som sekundærkode.

Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling ihht henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgangsgrupper må opprettes.

• Leksvik kommun har ett personalarkiv som er ordnet etter primærkode personnummer (11 siffer).
  Innhold
  Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter:
• Ansettelsesbrev
• Arbeidskontrakt
• Annen dokumentasjon som kreves for stillingen eks. bekreftelse på mottatt politiattest (bekreftelse på mottatt noteres som merknad på JP), legeattest
• Taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering
• Lønnsplassering, - opprykk, godtgjøring og ansiennitet
• Særavtaler/stipend
• Korrespondanse med trygdekontor eks. IA-skjema o.l.
• Pensjonsforhold
• Særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
• Vedtak attføringsutvalg
• Permisjon eks. lengre fravær, velferd, svangerskap
• Permisjon med ansiennitetstap - søknad og vedtak
• Kompetansegivende kurs og opplæring
• Disiplinærtiltak
• Skriftlig advarsel
• Skriftlig referat fra uttaleinstanser/forhandlingsmøter
• Varsel om suspensjon/oppsigelse
• Kvittering for mottatt varsel
• AKAN-tiltak
• Helseforhold
• Oppsigelse/avskjedigelse
• Hederstegn
• Sluttattest

Registrering
Det presiseres at dokumentasjon knyttet til den enkelte tjenestemann/kvinne skal registreres i elektronisk journal med en primærkode (personnummer, 11 siffer).