Om eSignering

Elements eSignering er en lisensiert modul som også krever gyldig lisens på Elements digital forsendelse. Modulen er koblet  til Digdir sin fellesløsning eSignering og krever at mottaker av brevene er en person. Digdir har foreløpig ikke en løsning for virksomhetssignatur. Skal man sende brev til signering til en virksomhet, må man sende til en person i virksomheten som har autorisajon for å signere på vegne av virksomheten.

Det er Postens signeringstjeneste som håndterer den digitale signeringen og Elements har integrasjon mot denne.

Etter at innbygger har signert digitalt, sendes en kopi av det signerte dokumentet til innbyggers valgte digitale postkasse.

Sende signeringsoppdrag til en mottaker

Saksbehandler oppretter den utgående journalposten på ordinær måte i Elements og sikrer at mottaker blir registrert med fødselsnummer via oppslag i folkeregisteret og sender dette som et signeringsoppdrag.
Når signeringsoppdraget er sendt ut fra Elements, så vises dette som en grønn konvolutt ved mottakeren. Når mottaker har signert forsvinner den grønne konvolutten. «Peker» man på mottakernavnet får man informasjonen «Signert». Dette gjenspeiles også i logg på journalpost.

Når dokumentet er signert vil det komme en inngående journalpost tilbake til saken i Elements. Den inngående journalposten inneholder den standardiserte forsiden med dato og klokkeslett for når signeringen ble utført, samt det aktuelle dokumentet som ble signert med et «elektronisk stempel» på hver side.

Journalposter kan bare ekspederes en gang

Man vil ikke kunne ekspedere/sende ut ny eSignering av et dokument mer enn en gang.

Det er også lagt inn sperre for å redigere dokumenter som er Ekspedert/sendt som signeringsoppdrag. Dette er for å sikre at et dokument som allerede er ekspedert/sendt til eSignering ikke skal kunne endres i ettertid. Dersom man forsøker å endre statusen i en journalpost som er ekspedert så får man en informasjonsmelding: Kan ikke endre status. Dokumentet er sendt til mottaker.
Unntaket er dersom forsendelsen har feilet (rød konvolutt/Overføring feilet), da har du mulighet til å ekspedere på nytt. Dersom en forsendelse feiler, vil feilmeldingen vises i loggen på journalposten. Rett eventuelle feil og forsøk å sende på nytt.

Hoveddokument og vedlegg flettes sammen til ett dokument

Dersom utgående journalpost inneholder hoveddokument og ett eller flere vedlegg vil nå hoveddokument og vedlegg flettes sammen til ett PDF-dokument som sendes til mottaker for signering. Dette gjelder kun forsendelsesmåte signeringsoppdrag og påvirker ikke de andre forsendelsesmetodene.
Samlet filstørrelse på forsendelsen kan ikke overstige 3 MB.

Mottakere som er reservert fra digital post

Når saksbehandler forsøker å sende post til en mottaker som har reservert seg for digital post vil følgende melding vises i ekspederingsbildet: "Mottaker er blokkert for elektronisk mottak av post". I slike situasjoner kan saksbehandler velge Generell digital forsendelse og så velge Send. Forsendelsen går da til sentral printtjeneste og sendes til mottaker i vanlig postgang. For at mottaker skal vite at dokumentet må signeres og returneres, må det lages et følgebrev med opplysninger om signering og returadresse. Man kan gjerne legge på en merknad på journalposten om dette.

Dersom saksbehandler likevel velger å sende brevet med eSignering vil journalposten vise en mottaker med rød konvolutt. Det vil så dukke opp en logghendelse på journalposten som forteller at forsendelsen feilet fordi vedkommende er reservert.

Signeringsoppdrag til virksomheter

Det er mulighet for å sende signeringsoppdrag til personer som skal signere på vegne av virksomheter. Man gjør dette ved å
1. Foreta søk i folkeregister etter person som skal signere på vegne av virksomhet.
2. Fjern annen informasjon fra adressekortet enn fødselsnummer på personen du søkte opp.
3. Legg inn virksomhetsnavn og adresse.
4. Legg inn mottaker sin epostadresse hos virksomheten, f.eks. navn.navnesen@virksomhet.no
Når man gjør det på denne måten, blir det ikke gjort oppslag i kontakt- og reservasjonsregisteret. Personene som skal signere på vegne av virksomheten mottar epost fra Postens signeringstjeneste i sin epost på arbeidsstedet. Personen må signere på helt samme måte som privatpersoner, men signerer da på vegne av sin virksomhet.

Mer detaljert kursdokumentasjon finnes i Teamet "GK-Elements" - opplæring.