Formål

Rutine for behandling av dokumenter i Visma Flyt Skole

Omfang/Virkeområde

Grunnskole

Ansvar

Kommunalsjef oppvekst og velferd

Aktivitet/beskrivelse

Rutine for elektronisk behandling av dokument i Visma Flyt Skole 

Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem 

Fagsystemet Visma Flyt Skole (VFS) 

I Lierne kommune er det kommunaldirektør som er systemeier. Visma Support har det overordnede ansvaret for at drift og vedlikehold av systemet blir ivaretatt. IKTIN er ansvarlig for avtale med Visma. Programmet er skybasert og knytter elektronisk saksbehandling og leverer ferdige koblinger mellom fagsystem og arkivkjerne.

1a) Brukerrettigheter 

Kommuneadmin i programmet er også systemansvarlig og har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. 

Ajourhold av brukerrettigheter: 

Kommuneadmin har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig. Virksomhetslederne har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om 

• tildeling av brukerrettigheter til nye personer i fagsystemet 
• personer som ikke lenger skal ha brukerrettigheter i fagsystemet 
• endring av en persons brukerrettigheter i fagsystemet

det kan skje

• ved nyansettelse 
• ved endring i stilling som medfører endrede rettigheter i fagsystemet 
• når ansatte slutter

Meldingen skal inneholde: 

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel 
• Nøyaktig dato for endring av brukerrettigheter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukerrettigheter 
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger. 
• Spesifisering av den enkeltes roller, eventuelt klarering for tilgangskoder 

Lierne kommune har synkronisering av Visma Flyt Skole mot Visma Enterprise og Folkeregisteret. Ansatte legges inn via personalmelding.  Arbeidsforhold opprettes/avsluttes også i henhold til HRM-fila. Tilganger styres via eAdm. Virksomhetsleder har ansvar både for brukerrettighetene til sine underordnede og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukerrettigheter. 

Kommuneadmin skal ikke gjøre endringer i brukerrettighetene uten melding fra lederen til den aktuelle bruker. Ajourhold av brukerrettigheter i fagsystemet er grunnleggende for sikkerheten i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. 

Tildeling av brukerrettigheter er derfor et lederansvar. Det er systemansvarlig som har det daglige ansvaret for kontinuerlig ajourhold og for tildeling av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. '

1b) Roller 

Rolletypene som benyttes i Lierne kommune: 

• Kommuneadmin 
• Kommuneadmin 2 
• Skoleadmin 
• Lærer 
• Grunntilgang 
• Foresatt 
• Elev 
• SFO-admin 
• SFO-ansatt 

Tilgangsstyringen kontrollerer hvilken rolle du har, hvilken tilgangskode som er satt på saken eller dokumentet og hvilken status det er på disse. Vi skiller mellom lese- og skriverettigheter. 

Rettighetsmatrise for dokumentproduksjon på elever – hvem kan gjøre hva og når? 

All dokumentproduksjon med sensitivt innhold er høsten 2022- august over til Visma Flyt Sikker Sak. 

Følgende dokumentproduksjoner behandles og arkiveres automatisk ved ferdigstillelse i VFS, eller manuelt: 

Gjeldende tilganger: 

Kriteriene for at et dokument blir arkivert, er; 

• Mottaker har personnummer eller Organisasjonsnummer 
• Dokumentet er Ferdigstilt. 

Oversikt over arkivstatus finner du under menyvalget Arkivlogg. Alle ansatte som har denne tilgangen markert på rollen sin, vil kunne se alle forsøk på å gjøre noe mot arkiv. Hver gang en sluttbruker gjør en operasjon som påvirker arkiv så blir det lagt inn et "kø-item" i arkivloggen med jobbstatus NY og Arkivstatus NY. En bakgrunnsrutine sjekker loggen hvert minutt og tar de som har jobbstatus NY og enten sender direkte mot sky-arkivet, eller sender jobben til arkiv installert hos kunden via Visma Link. 

Oversikt over arkivstatus finner du under menyvalget Arkivlogg. Alle ansatte som har denne tilgangen markert på rollen sin, vil kunne se alle forsøk på å gjøre noe mot arkiv. Hver gang en sluttbruker gjør en operasjon som påvirker arkiv så blir det lagt inn et "kø-item" i arkivloggen med jobbstatus NY og Arkivstatus NY. En bakgrunnsrutine sjekker loggen hvert minutt og tar de som har jobbstatus NY og enten sender direkte mot sky-arkivet, eller sender jobben til arkiv installert hos kunden via Visma Link. 

Arkivkjernen: 

Arkivkjernen er alltid koblet mot FLYT-løsningen, og det er lagt vekt på at hendelser (journalnotat, korrespondanser) i fagsystemet blir speilet over til arkivkjernen. På denne måten vil man til enhver tid ha en godkjent arkivering av det som skjer i fagsystemet, og papirarkiv er unødvendig. 

Arkivering skjer mot Visma Samhandling Arkiv liggende i sky-løsningen i VFS mot et Noark5- tjenestegrensesnitt i arkivkjernen. 

1c) Signering og digital signatur 

Alle dokumenter fra VFS som blir sendt ut eller mottatt elektronisk med Svar ut/Svar inn får ingen signatur. Kontrollen at dokumentet er åpnet og lest, kan sees i loggen som «lest». 

Kommunen benytter komponenter som SvarUt / SvarInn. 

1d) Kvalitetssikring 

Virksomhetsledere og saksbehandlere har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet. Kommuneadmin har også loggtilgang mot arkiv og tar stikkprøver om arkiveringen feiler eller ikke. 

• Den som skriver et brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte. 
• Kommuneadmin har ansvar for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for alle i kommunen. 
• Virksomhetsledere og saksbehandlere har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i 
         journalen. 

VFS har inngående dokument via Vismas dokumentflyt, scanning og foresattportal/app. 

• Virksomhetsledere og postansvarlig mottar inngående dokument og kvalitetssjekker. 
• Ved importering av dokumenter sjekker vi pdf-filen på nytt, for å sikre kvalitet og riktig dokument.

Daglig kvalitetskontroll 

Sjekkliste journalføring 

Journalføring er saksbehandler sitt ansvar. Journalføringsplikten er lovpålagt og arbeidet skal utføres fortløpende. 

Følgende kontrolleres: 

• at journalposten er i riktig sak 
• at hele eller deler av tittel / innhold evt. er skjermet 
• at avsender / mottaker er påført riktig/fullstendig adresse, intern og eksterne kopimottaker 
• at eventuelle vedlegg er lagt inn 
• at det ikke forekommer skrivefeil i dokumenttittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås 
• kontroll av skanning – at alle sider er med, lesbarhet og arkivformat 
• Kontroll av arkivformat – Journalposter som har fått status J konverteres automatisk til riktig
        arkivformat PDF/A. 

Sjekkliste saker 

I Lierne kommune blir stort sett alle saker opprettet av saksbehandler eller virksomhetsleder og kvalitetssikring blir da gjennomført ved oppretting av sakene. 

Saker opprettet av saksbehandlere / ledere kontrollerer følgende: 

• om saken finnes fra før / feilopprettet 
• at det ikke forekommer skrivefeil i sakstittel, er tittel forklarende, forkortelser bør unngås 
• at offentlighetsvurdering er gjennomført, også mht. navn i tittelfelt, og /eller fødselsnummer, og at
        eventuelle tilgangskoder og tilgangsgrupper er riktig påført 

Oppfølging av digitale forsendelser 

Virksomhetsledere og kommuneadmin kontrollerer ukentlig at forsendelser er Ok i VFS. Det blir også tatt kontakt med arkivleder i kommunen dersom det oppstår usikkerhet i svar inn/svar ut-strømmen. 

1e) Registrering og arkivering 

Inngående og Utgående post samt interne notatet blir i utgangspunktet fortløpende arkivert etter hvert som de blir ekspedert / ferdigstilt av saksbehandler/leder. 

Det er virksomhetsledere som avgjør tilgang til de enkelte dokumentene. Og om hvem som skal ha tilgang til å opprette dokument, redigeringstilgang, lesetilgang eller ikke tilgang. 

I arkiv-loggen vises alle dokumenter som er ferdigstilt på elevene. Loggen er kun tilgjengelig for autoriserte brukere, kommuneadmin og skoleadmin. 

Følgende opplysninger registreres når det blir opprettet dokument: Dokumenttype 

• Dokumenttittel kommer automatisk etter hvordan dokumentmalen er satt opp 
• Dokumentets dato jfr. Arkivloven med forskrifter § 2-7. dato kommer automatisk når dokumentet
         ferdigstilles 

Disse opplysningene sammen med dokumentet lagres på elevkortet. 

 Rutiner som definerer ansvar for: 

Fordeling av dokumenter 

• Når det kommer dokument , vil dokumenter fordeles direkte til kontaktlærer eller skoleleder, ettersom
        hvilke dokumenter det er snakk om, og oppsettet i VFS på disse. 
• Dersom det kommer dokumenter uten korrekt organisasjonsnummer, vil dokumentet behandles av
         kommunens ordinære postmottak. Vedkommende videresender da dokument til rett enhet og
        skoleleder. Skoleleder vil i sin tur knytte dokumentet til elevsak og kontaktlærer/saksbehandler på sin
        enhet. 

Retting av registrerte dokument- og arkivopplysninger 

• Retting av uriktige dokument gjøres under kvalitetssikring og journalføring av alle dokumenttyper
        eller snarest mulig etter at feil er oppdaget. Saksbehandler kan også rette uriktige
        journalopplysninger der de selv er saksansvarlige. Dokumenter kan bli slettet av personer med
       spesialtilgang for dette. De fleste skoleledere har denne spesialtilgangen. Dokument som ferdigstilles
       med automatisk svar ut-funksjon kan ikke hindres fra forsendelse. 

Vurdering av spørsmål vedr. offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette 

• Lierne kommune praktiserer meroffentlighet. 
• Saksbehandler har det endelige ansvaret for at dokumenter som skal unntas offentlighet blir unntatt.
• Ved innsyn i slike dokumenter avgjøres det i hvert enkelt tilfelle om innsyn skal gis og/eller om
         eventuell sladding av deler av dokumentet skal utføres. 

1f) Prosedyrer ved driftsstans 

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioden skannes inn når systemet er i drift igjen. 

Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter 

2a) Lagringsmedier og arkivformat 

Visma flyt skole arkiverer til Visma Flyt Arkiv, en skyløsning godkjent etter NOARK 5- standardenes krav og er godkjent av Riksarkivet som et komplett NOARK 5 system. 

Det er kun arkivformat godkjent av Arkivverket som brukes i arkivkjernen Visma Flyt Arkiv Arkivverket har godkjent følgende formater ved avlevering eller deponering: 

• Arkivdokumenter med ren tekst: PDF/A, XML 

2b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir 

I et fullelektronisk arkiv som er Noark 5-godkjent, blir sakene kun arkivert og avlevert elektronisk. Rettsdokumentasjonen blir dermed tatt vare på elektronisk, og da er også skannede kontrakter og avtaler å betrakte som gyldige uten original underskrift. Alle avtaler og kontrakter skal skannes og journalføres. 

2c) Konvertering og papirkassasjon 

Scannede dokumenter skal slettes umiddelbart etter at det digitale dokumentet er kvalitetssikret.  

2d) Periodisering og vedlikehold 

I Visma Flyt Sikker Sak skjer fortløpende arkivering til kjerne. Visma Flyt Arkiv er i drift i Lierne kommune fra 1. august 2022 

2e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet 

Vi har tilgangsstyring i Visma Flyt Arkiv slik at ingen har tilgang til mer enn det de har behov for i sitt arbeid. 

Alle tilganger i VFS tildeles etter bestilling fra virksomhetsleder, og rollene bestemmer også tilgang til elever og forskjellige dokumenttyper. Ved behov for utvida rettigheter skal dette også bestilles av enhetsleder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt. 

Når et dokument er ferdig blir det ekspedert av saksbehandler. Når det er ekspedert blir det journalført av Dokumentsenteret og konvertert til PDF-format. Det er da ikke mulig å gjøre endringer i dokumentet i ettertid. Når saksbehandler ekspederer dokumentet blir det automatisk konvertert til PDF ved sending. 

Vi logger inn i VFS med to-faktor-autentisering.

2f) Rullering nytt skoleår 

Nytt skoleår i Visma Flyt Skole rulleres 30.juli hver år. Elever og ansatte synces inn fra henholdsvis folkeregister og HRM. Ansvarlig for rullering er Kommuneadmin 1/2 

Destruksjon av papirversjonen etter skanning 

3a) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir 

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.» 

Skanning av arkivdokumenter 

• Skanning av arkivdokumenter utføres ved skolene 
• Etter skanning kvalitetssikres filene i VFS: kontroller at antall sider stemmer med originalen,
        lesbarhet, justere skjevheter, mørke partier, evt. fjerne blanke sider etc. 
• Kontrollerer om vi får åpnet filene og at de er lesbare 
• Filene overføres til elevmappene, som igjen blir automatisk sendt til arkivkjernen. 
• Originaldokumentene som ikke skal oppbevares på papir makuleres umiddelbart. 
• Scannede filer på lokal hardisk skal slettes etter at dokumentet er lastet opp til VFS. 

ADMINISTRATIVTÅRSHJUL - VISMA FLYT SKOLE 2022 

Definisjoner: 

• Grunndata 

Fane «Skoler» og «Info», Fane «Grunndata» og «Skoleår», Fane «Grunndata» og «Skolefoto», Fane «Grunndata» og «Lenker», Fane «Grunndata» og «Varsler» 

• Gjennomgang av brukere «Ansatte» 

(rettigheter, fødselsnr, adresse, mobiltelefon, e-post, innlogging/brukerstatus, tildelte elever, tildelte grupper) 

• Gjennomgang av brukere «Elever og Foreldre» 

(fødselsnr, adresser, telefon, e-post, språk, nasjonalitet, sms hjem,) 

• Kom.admin 

Kommuneadmin er ansvarlig for følgende prosesser i Visma Flyt Skole (VFS) 

- Systemoppsett ifbm innføring av VFS 

- Ha kontroll over tilgangsrettigheter i systemet 

- Grunnverdier 

- Vedlikehold av kommunal fagliste 

- Nytt skoleår (Opprykk) 

- Oppsett og vedlikehold av integrasjoner 

- Import av ansattopplysninger 

- Eksport av variabel lønn 

- Fakturering 

- Feide/LMS 

- Sak-arkiv 

I tillegg bør kommuneadmin 

- Være et bindeledd mellom de forskjellige brukergruppene internt i organisasjonen og Visma som leverandør 

- Ivareta og bygge ny kompetanse innenfor bruken av systemet 

- Være med på å melde behov for utvikling av systemet 

• Skoleadm 

Skoleadmin er ansvarlig for følgende prosesser i Visma Flyt Skole (VFS) 

- Skole 

- Holde skolens fagliste à jour 

- Oppmelding av elever til PAS 

- Overføring av elever og karakterer til VIGO 

- Administrere meldinger (Se heftet om SMS og meldinger) 

- SFO-administrasjon (Se heftet SFO og fakturering) 

- Fakturering (Se heftet SFO og fakturering) 

- Elevopplysninger 

- Flyttemelding 

- Kobling til grupper og lærere 

- Grupper 

- Opprette og vedlikeholde klassegrupper og faggrupper 

- Utskrift av standpunktkarakterer og vitnemål (Se eget hefte om Karakterer og vitnemål) 

- Personal 

- Tilgangsstyring ansatte 

- Vedlikehold av stillinger 

- Fravær og variabel lønn for personalet (Se heftet Ansatte og variabel lønn) 

- Foresattopplysninger 

- Vedlikehold av e-post og telefonnummer 

- Registrere hvem som evt. skal motta SMS. 

- Innskrivning 

Grunndata | elevimport; Søk og plukke ut elever etter fødselsår og adresse inn på 0. trinn. 

Send innskrivingsbrevet fra Visma Flyt (Dokumentmal). (I dette brevet bør vi informere foresatte om å utføre noen ting i Flyt; logge inn, oppdatere personopplysninger, samtykker, SFO-søknad osv. De samtykker til digital informasjonsutveksling ved pålogging.)