Instruks og rutine for scanning:

Vi har 2 muligheter til å scanne dokumenter.

1.Scanne på kopimaskin og sende på mail til seg selv (må identifiseres med brikke)

2. Bruke scanneren inne på arkivet

3. Dokumentene blir automatisk slettet fra scanneren etter scanningen er foretatt.

Scannede dokumenter settes i permer som flyttes til arkivrommet i kjelleren etter de er fylt opp.

I tilfeller der saksbehandler ønsker dokument i retur etter scanning, blir dokumentene utlevert saksbehandler.

Framgangsmåte for skanning skal følges både ved enkelt- og bunkeskanning.

Arkivtjenesten registrerer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:

• · at alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert
• · at alle sider er kommet med i hvert dokument
• · at skanningen er kvalitetsmessig god nok
• · med opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
• · at dokumentene er skannet i PDF/A