PRIVATARKIV - HVORDAN BØR KOMMUNER I ROGALAND FORHOLDE SEG TIL SLIKE?

Etter oppfordring fra flere kommuner vil Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) med dette komme med forslag til hvordan privatarkiver kan sikres for fremtiden. De første 10 årene etter opprettelsen av IKA, ble mange av privatarkivene som i dag er oppbevart i kommunenes fjernarkiv, oppsporet og ordnet for oppbevaring, samt registrert i kommunens arkivkatalog. Derfor kan vi den dag i dag glede oss over mye verdifullt arkivmateriale som gir et rikt innblikk i lokalhistorien i den enkelte kommune.

De siste årene (til 2002) har imidlertid ikke arbeidet for å bevare privatarkiver blitt prioritert. Dette skyldes for en stor del at fjernarkivene i kommunene har hatt liten eller ingen plass til oppbevaring av annet enn kommunalt materiale. Nå som flertallet av IKA sine medlemskommuner har gått sammen om et felles arkivdepot er som kjent dette problemet løst.

Med privatarkiv menes arkivmateriale som ikke er skapt av en offentlig virksomhet. Det kan være arkiv etter en bedrift, en (frivillig) organisasjon, en forening, et lag eller en privatperson. Arkivene varierer svært i omfang, fra kun en protokoll/arkivboks og opp til flere titalls hyllemeter. For at arkiver etter private virksomheter kan sikres for fremtiden, vil IKA foreslå at kommunen går aktivt ut med henvendelse gjennom dagspresse eller mer direkte til organisasjoner som henvender seg til kommunen (ofte i forbindelse med søknad om støtte o.l.) om hvordan de kan sikre sine arkiver. Forslag til annonsetekst finner dere på slutten av denne web-sida.

Dersom en privat virksomhet/privatperson henvender seg til kommunen med spørsmål om å få deponere (eierskap beholdes hos arkivskaper) eller avlevere (eierskap overføres til kommunen) arkivmateriale hos kommunen, bør det gis retningslinjer for mottak.

For at materialet i det hele tatt skal ha verdi som informasjonskilde, må det være ordnet slik at det er mulig å finne frem i det. Dette kan gjøres av arkivskaper (etter veiledning fra arkivleder), eller kommunen kan benytte IKA til å ordne materialet (fortrinnsvis bør materialet da avleveres til kommunen).

Hvor kan arkivene oppbevares?
De samme strenge kravene til oppbevaring av kommunalt arkivmateriale finnes ikke for privatarkiver, utover at de skal sikres mot brann- og vannskader, samt mot adgang for uvedkommende. At kommunen eventuelt har et arkivrom som ikke er godkjent for oppbevaring av kommunalt materiale, er derfor ikke til hinder for oppbevaring av privatarkiver. Dersom kommunen ønsker å deponere privatarkiver i felles arkivdepot hos IKA, vil prisen p.r. hyllemeter bli den samme som for kommunalt materiale. Imidlertid foreslår vi at kommunen ber store bedrifter eller organisasjoner om å dekke kostnadene ved leie av plass i fellesdepotet. For noen private virksomheter som er av særlig verneverdig interesse, kan det være aktuelt å avlevere materialet til Arkivverket.

For å gi et visst inntrykk av situasjonen pr. dags dato, har vi satt opp en oversikt som viser antallet registrerte private arkivskapere som har deponert/avlevert materiale i kommuner i Rogaland pr. 2002:

Uansett hvilken oppbevaringsordning kommunen måtte velge: Det viktigste fremover nå vil bli å sikre at arkivene etter privat virksomhet blir bevart for ettertiden. IKA bistår gjerne i dette arbeidet.

Ytterligere informasjon om behandling av privatarkiv finner dere på Riksarkivets hjemmeside på Internett.

Registreringsskjema for privatarkiv kan man få ved å henvende seg til IKA .

Forslag til annonsetekst:

PRIVATARKIVER I XXX KOMMUNE

XXX kommune ønsker å bidra til bevaring av arkiv etter private virksomheter i kommunen. Både frivillige organisasjoner/lag, bedrifter og privatpersoner skaper arkiver som etterkommerne våre vil ha nytte av. Kommunen kan påta seg å oppbevare slike arkiv under sikre forhold i rådhuset.

Disse arkivene er uvurderlige kilder til kommunens kulturhistorie, og ved å levere arkivene til kommunen, vil de sikres for ettertiden. Arkivene er også viktige for organisasjonen/bedriften selv, for eksempel når organisasjonens historie skal skrives i forbindelse med et jubileum.

For ytterligere informasjon, ta kontakt med kommunens arkivleder XXX, tlf?..