Formål

Formålet   med denne delen av en arkivplan er å oppnå en mest mulig sikker og styrt   arkivdanning. Dette gjøres ved å utarbeide rasjonelle rutiner for   administrering og arkivering av dokumenter. Slike samlinger av rutiner skal:

•   Kontrollere og styre dokumentbehandlingen
•   Støtte saksbehandling og oppgaveutførelse gjennom   rasjonelle dokumentrutiner og god service
•   Trygge og sikre forvaltningen sin oppbevaring av   dokumentasjon

I dag   er dokumenter i en eller annen form arbeidsmaterialet for nesten alt   kontorarbeid, og de er støtteredskap i de fleste arbeidsoperasjoner. Det er   derfor viktig å ha nøye gjennomtenkte og nedtegnede retningslinjer og   prosedyrer som sikrer en rasjonell og effektiv dokumentadministrasjon. Dette   er helt uavhengig av hvilket medium informasjonen befinner seg på. Sviktende   rutiner kan koste dyrt, både økonomisk og personvernmessig. Det fører til   manglende oversikt og styring med dokumentasjonen. Ufullstendige arkiver gir   mangelfull kompetanseoverføring, frustrerte medarbeidere, tapt tid og   forringede arbeidsvilkår.

Rutinene   må samtidig ivareta de krav som skal stilles til dokumentbehandling og   arkivering. Nedskrevne prosedyrer kan lettere bedømmes, og en jevnlig   evaluering av rutinene kan danne grunnlaget for å kvalitetssikre denne delen   av arkivarbeidet.

Hva   kan arkivreglementet omfatte?

Arkivreglementet   skal sikre at nødvendig informasjon styres til rette vedkommende, samtidig   som informasjonen tas vare på slik at den er tilgjengelig som   kompetanseoverføring for framtiden. Reglementet og rutinene skal dermed bidra   til en målrettet styring av dokumentene fra de mottas eller produseres til de   arkiveres, samtidig som de skal legge grunnlaget for en sikker oppbevaring og   rasjonell gjenfinning. Det er således mange sider ved dokumentbehandlingen   som har behov for rutiner og prosedyrer, samtidig som den i større eller   mindre grad involverer og berører de aller fleste ansatte.

Hver   enkelt virksomhet må selv finne ut av hvilke skriftlige arbeidsrutiner det er   behov for. I arkivplanen vil dere f.eks. finne rutinebeskrivelser for   følgende områder av arkivfaget:

•   Behandling av post og saksdokument
•   Innsyn og utlån
•   Periodisering og bortsetting
•   Arkivbegrensning, bevaring og kassasjon
•   Oppbevaring og sikring av arkivmateriale
•   Avleveringsrutiner
•   Føring av møtebøker - utvalgsbehandling
•   Personalarkiv
•   M.m.

Å gi   en detaljert gjennomgang av prinsippene bak de ulike prosessene ligger langt   utenfor rammene i denne teoridelen. Her vil vi bare peke på noen viktige   momenter som bør tenkes gjennom når en utarbeider konkrete prosedyrer for det   daglige dokument- og arkivarbeidet. Grunnlaget bygger i hovedsak på   arkivarbeid i offentlig forvaltning, som har lang tradisjon med å   kvalitetsikre dette arbeidet gjennom skriftlige rutiner.

Det   er ellers nødvendig å bemerke at lovpålagt arkivreglement for   kommunalforvaltningen først kom med Forskrift om offentlige arkiv. Det er   derfor utarbeidet svært ulike rutiner innenfor kommuner og fylkeskommuner, og   rutinene kan også variere innefor ulike administrative enheter, skoler og   institusjoner innefor den enkelte kommune og fylkeskommune. Enkelte har   utarbeidet omfattende og grundige retningslinjer for deler av arkivarbeidet,   mens andre har mer summariske framstillinger. Det er ofte litt tilfeldig   hvilke områder som har fått utarbeidet skriftlige rutiner.

Før   en utarbeider de konkrete arbeidsrutinene, kan det være nyttig å tenke   gjennom om en ønsker å utarbeide standardrutiner som skal gjelde for en hel   kommune eller virksomhet, eller om det er nødvendig med endringer og   tilpasninger for bestemte enheter og avdelinger. Her er det flere forhold som   spiller inn, bl.a. organisering, fysiske avstander, personell, lovverket,   osv.

Rutinene   bør samtidig være konkrete og detaljerte, slik at uklarheter og   misforståelser unngås. De bør samtidig være såpass omfattende at viktige   prosesser ikke blir overlat til tilfeldigheter. Det er ellers opp til den   enkelte virksomhet å bestemme hvor konkret og detaljert arkivreglementet skal   være.

Men   rasjonelle rutiner hjelper ikke dersom de ikke blir fulgt. Det er alltid   mennesket som forvalter rutinene som avgjør hvor effektive de blir. Ofte kan   detaljerte rutiner virke byråkratiske og tungrodde, og behovet for kontroll,   oversikt og styring kan synes å stå i motsetning til effektivitet og   rasjonalitet. Dette er uheldig og kan føre til at rutiner ikke følges dersom   medarbeiderne ikke er motiverte. Motiverte medarbeidere er derfor nøkkelen   til effektive rutiner.

Rutiner   er etledelsesansvar, selv om ledelsen ikke selv utarbeider disse. Det er også   et ledelsesansvar å få rutinene vedtatt og fulgt opp. Bare slik vil   arkivreglementet ha den nødvendige tyngde.