| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Elements sak- og arkivsystem |
| Tatt i bruk: |
31.10.2017 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Barnehagearkiv (BARN) - Spesialpedagogisk arkiv for barnehagebarn
Bygg- og delingssak (BYGG)
Elevarkiv (ELEV) - Spesialpedagogisk arkiv for skoleelever
Felles K-koder (SAK1)
Gårdsarkiv (GÅRD)
Nordavind Utvikling KF (NOR)
Personalarkiv (PERS)
VOX Dyrøy
|
| Innhold: |
Korrespondanse, saksfremlegg, møtebøker, referater, notater, saksdokumenter m.m. |
| Lisensinnehaver: |
Dyrøy kommune |
| Brukergrupper: |
Arkivpersonell, saksbehandlere og ledere i kommunen |
| Systemansvarlig: |
|
| Driftansvarlig: |
|
| Relasjon til andre system: |
Integrasjon mot FirstAgenda, KF-skjema, KS svarinn/svarut, e-Dialog, Custompublish, Jobbnorge, oppslag via enhetsregister og folkeregister. |
| Leverandør: |
Sikri AS, tidligere Evry as |
| Merknader: |
Elements avløste ePhorte.
Saks- og arkivsystemet er en skyløsning og er plassert i Gjøvik.
Alle valgte politikere og varamedlemmer til styre råd og utvalg er registrert som brukere.
Systemet brukes også av kommunale foretak. |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
SQL |
| Produksjonsformat: |
word, excel, html, ppt |
| Arkivformat: |
pdf/a, sosi, Tiff, xml |
| Merknader: |
|
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
|
| Hjemmel: |
|
| Tabelluttrekk: |
Bevares som Noark 5 og SIARD arkivuttrekk |
| Overføring: |
Arkivuttrekk deponeres og avleveres til Arkiv Troms |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
|
| Godkjent av: |
|
| Dato: |
|
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Nei
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
Det gjennomføres ROS-analyser ved hver ny integrasjon. |
| |
|
GDPR |
|
| Type personopplysninger: |
Kategorier av personopplysninger: Navn, telefonnummer, epostadresser, adresser, fødselsnummer
Særlige kategorier av personopplysninger: Helseopplysninger, fagforeningsopplysninger, etnisk bakgrunn, lovovertredelser, straffedommer |
| Systemtype: |
Elements sak- og arkivsystem |
| Systemplassering: |
Sikri skyløsning |
| Systemeier: |
|
| Behandlingsansvarlig: |
Dyrøy kommune |
| Innhentet databehandleravtale: |
26.04.2018 |
| Formål med behandlingen: |
Sender og mottar post elektronisk
Dokumentasjon til saksbehandling i alle arkivdeler |
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
Tilgangsstyrt |
| Omfang personopplysninger: |
Alle Elements brukere
Mottakere: barn, foresatte, eiere av gårds og bruksnummer, parter i en barnevernsak, søkere, offentlige etater, bedrifter, organisasjoner |
| Loggfunksjon: |
Hvem som har lagt inn opplysningen, endringer, rettinger og slettinger |
| Sletting av data: |
Dokumenter kan settes til utgått
Utgangspunkt: arkivmateriale kan ikke avhendes eller kasseres, arkivlova § 9 a og c. |
| Antall brukere: |
21 |
| |
|
Vedlegg |
|
|
Endring til kjøpsavtale ephorte - signert
|
|
