Arkivplanen skal nyttast som eit arbeidsreiskap av alle tilsette i Skodje kommune. Målet er at alle sakshandsamarar, leiarar og arkivpersonell skal kunne finne informasjon om kva retningsliner som må følgjast, og kva løysingar kommuna har på arkivområdet. Det er og ønskjeleg at innbyggjarar og andre interesserte skal finne god og riktig informasjon i arkivplanen.

Fagleiar for arkiv skal ha melding om alle endringar i kommuna med moglege følgjer for kommuna sitt arkivarbeid, i god tid før dei vert sett i verk.

Arkivet har rett til å uttale seg om dei følgjene endringar kan få for fagområdet arkiv.

Oppdatering i arkivplanen skal skje når:

- det skjer endringar i post- og arkivrutinar

- ei kommunal eining skal opprettast

- det vert teke i bruk ein ny arkivnøkkel

- ei kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av dokumentasjon

- kommunale einingar, styre eller utval vert lagt ned eller avslutta

- det vert gjort vesentlege endringar i kommuna sitt delegasjonsreglement

- kommunale oppgåver vert overført verksemder utanfor kommuna

Arkivplanen vert oppdatert jamnleg.

Alle brukarar har ansvar for gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Om registrerte opplysningar ikkje er korrekte eller endringar er gjort, skal fagleiar for arkiv ha beskjed.

Fagleiar for arkiv Rita O. Engeset

rita.engeset@skodje.kommune.no tlf 70 24 40 52