Deltaker:

Steg:

Aktivitet:

OPPRETTING AV POLITISK SAK

Saksbehandlar

1

Saksbehandlar har ansvar for at rådmann og politiske sekretariat får melding så raskt som muleg om saker som krev politisk behandling. Rådmannenkan også bestille saker frå saksbehandlarar.

Det må avklarast med rådmannen kva tid sakene skal til politisk behandling. Dersom saksbehandlar ønskjer å endre tidspunkt for politisk behandling skal dette avklarast med rådmannen.

SAKSFRAMLEGG (Tilbake)

Saksbehandlar

2

Saksbehandlar oppretter ein ny journalpost «Saksframlegg» i saka i ACOS Websak.

Saksstatus skal vere B (under behandling) når saka blir skriven, og journalstatus skal vere R (reservert saksbehandlar).

Opprett ny journalpost. Skriv inn korrekt overskrift på saksframlegget og ev. skjermingskode. Skriv inn ev. partar i sakar. Legg til dei som ev. skal ha tilgang til saka i ACOS Websak. Rådmannsteamet er fast tilgangsgruppe på alle saksframlegg. Klikk på opprett dokument, vel mal «saksframlegg».

skal innehalde

• innstilling
• ev. vedlegg eller lenkjer til relevante dokument
• eit kort samandrag av saksutgreiing dersom saksutgreiinga er lang
• saksutgreiing og vurdering
• kven som skal motta endeleg vedtak

skal innehalde:

• Bakgrunn for saka – belyst på ein oversiktleg og lettfatteleg måte
• Fakta -  som aktuelle høyringspartar og planverk
• Vurderingar

skal innehalde:

• Samfunnsmessige konskvensar – folkehelse er ein del av dette
• Konsekvensar for medarbeidar og organisasjon
• Konsekvensar for tenestemottakarar
• Økonomiske konsekvensar
• Juridiske konsekvensar
• Miljømessige konsekvensar

skal innhalde:

• Innstillinga med forslag til vedtak skal vere utforma slik at den kan følgje saken til den er ferdig behandla i alle politiske ledd (utval). Den skal vere klar og tydeleg
• Det skal visast til korleis vedtaket skal finansierast

Klikk «Sjekk ut/arkiver». Endre status på journalposten til F (ferdig frå saksbehandlar).

Innstillinga med forslag til vedtak skal vere utforma slik at den kan følgje saken til den er ferdig behandla i alle politiske ledd (utval).

 Saksbehandlar

 3

Når saksbehandlar er ferdig med saksframlegget skal det sendast oppgåve til godkjenning til rådmann/einingsleiar. Rådmann/einingleiar får då opp ei ny «kurv» i Websak som heiter «oppgåver til godkjenning». Når rådmann/einingsleiar har godkjent saksframlegget i systemet blir journalpoststatus endra automatisk til F og saksbehandlar får opp godkjenninga inn i «mottatte oppgaver».

Når saksframlegget er godkjent er det saksbehandlar sitt ansvar å melde den til utvalsbehandling.

Dette gjer saksbehandlar i ACOS Websak ved å klikke på behandle – møte - oppmelding. Meld opp til alle utvala saka skal til.

Saksbehandlar må melde opp sakene til utvalsbehandling minst fem verkedagar før sakspapira skal gjerast tilgjengeleg.

Ei sak må vere ferdig behandla i eit underordna utval før den kan bli behandla i neste utval.

MØTEKALENDER (Tilbake)

Møtesekretær

4

Politisk sekretariat setter opp halvårleg møtekalender i samarbeid med rådmann, ordførar eller leiar i utvala. Møtekalenderen skal bli vedtatt i kommunestyret i mai og november.

Møtekalenderen registrerast i ACOS Møte som er ACOS Websak sin utvalsmodul. Denne blir så gjort tilgjengeleg i ACOS Møteportal og gjennom ACOS Innsyn på heimesida til kommunen.

MØTEINNKALLING MED SAKSLISTE (Tilbake)

Møtesekretær

5

På bakgrunn av dei saker som er meldt opp til utvalsbehandling av saksbehandlarane (jf. steg 3), lager utvalssekretæren ei møteinnkalling med sakliste. Dette dokumentet blir produsert i ACOS Møteog automatisk arkivert i ACOS Websak. Saklista set utvalssekretæren opp i samråd med rådmann og/eller ordførar/leiar i utvalet slik at rekkefølgja på sakene blir slik leiinga ønskjer.

Som eit ledd i førebuingane til utvalsmøtet må det bli tatt stilling til ev. problem som kan reise seg i brytningsfeltet mellom dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit. I kortheit vil dette seie at sjølv om saksframlegget eller andre sentrale dokument i ei sak er unnateke offentlegheit, fører ikkje dette nødvendigvis til behandling i lukka møte. Denne vurderinga blir gjort av saksbehandlar i ACOS Websak som ein del av registreringa av saksframlegget.

 Møtesekretær

6

Møtesekretær publiserer komplette saksdokument i ACOS Møteportal.

I tillegg skal komplette dokument publiserast via ACOS Innsyn, når dette er muleg.

 Møtesekretær

7

Møtesekretær sender ut tilleggssakliste dersom dette er nødvendig.

POLITISK BEHANDLING AV SAKENE

Saksbehandlar

8

I prinsippet skal alle saksbehandlarar følgje heile den politiske behandlinga av si sak, det vil seie delta på formannskapsmøte/kommunestyremøte for å kunne svare på ev. spørsmål og for å bli kjent med den politiske debatten og vurderinga.

SAKSPROTOKOLL OG MØTEPROTOKOLL (Tilbake)

 Møtesekretær

9

Møtesekretær fører utvalsbehandlinga og vedtak i ACOS Møte.

Møteprotokoll og møtebok blir produsert i ACOS Møte, og automatisk arkivert i ACOS Websak (jf. § 2-13 i forskrift om off.arkiv).

I tillegg blir møteprotokoll og møtebok gjort tilgjengeleg i ACOS Møteportal og publisert via ACOS Innsyn på heimesida.

EFFEKTUERING AV VEDTAK (Tilbake)

Møtesekretær

10

Det blir automatisk oppretta «vedtakskurv» i saksbehandlaren sin ACOS Websak Fokus når vedtak er påført i ACOS Møte.

Saksbehandlar

11

Sender brev til partar med varsel om vedtaket til utvalet på bakgrunn av tidligere partsregistreringer i ACOS Websak. (jf. steg 2). Oppretting av vedtaksbrev gjer saksbehandlar i ACOS Websak ved å klikke på behandle – møte - vedtaksbrev.

Opplysninger om klagemulegheiter og -kanalar ligg i malen. Dersom det ikkje er klagerett skal dette bli sletta frå vedtaksbrevet.

RAPPORTERING AV POLITISKE VEDTAK

Møtesekretær

12

Det blir lagt fram vedtaksrekneskap med kommentarar frå administrasjonen i første kommunestyremøte etter nyttår og etter sommarferien.