Rutinen tar for seg følgende elementer:
- Før skanning
- Gjennomføring
- Etter skanning
- Hente opp det skannede dokumentet og legge det inn på riktig bruker – i postjournal eller pasientjournal
Formål og omfang:Sikre sikker og trygg skanning av pasientopplysninger i sikker sone Når det elektroniske arkivet blir slått på, vil det finnes både et elektronisk og et papirarkiv på alle aktive brukere. Det er i dag 468 aktive brukere i Profil Alle dokumenter skal skannes inn i pasient- og postjournal etter 01.11.2020. Det skal fra denne dato ikke arkiveres dokumenter i papirarkiv. Målgruppe:Helse, Pleie- og omsorgstjenestene Ansvar og oppfølging:Systemansvarlig for Visma Profil, saksbehandlere i helse, pleie –og omsorgstjenestene, merkantil på servisekontoret Gjennomføring/ aktivitet
| Før skanning:
|
Ansvar
|
| Alle søknader og dokumenter som skal skannes skal umiddelbart leveres til servisekontoret for skanning. Det skal på dokumentet stå om det skal skannes i pasientjournal eller i postjournal. Søknader skal skannes i postjournal, helsehjelpsdokumenter skal skannes i pasientjournal. Dokumenter som inneholder opplysninger om helsehjelp og som ligger i postjournalen må skannes og flyttes over i pasientjournalen. Saksbehandlers navn skal påføres søknaden Saksbehandlingen starter først når det skannede dokumentet er skannet inn på riktig bruker i Profil. Etter skanning legges søknaden til saksbehandler som bruker det i saksbehandlingen. Etter at saken er ferdig behandlet og låst, kan den makuleres. Andre dokument som ikke er en søknad oppbevares etter punkt 5 under gjennomføring
|
Saksbehandler
|
| Gjennomføring:
|
Ansvar
|
| 1.Mellomlagringsmappa er opprettet i sikker sone. Mappa er tilgjengelig på Windows utforsker Sikker sone – Grong_scan
|
IT
|
| 2.Det blir opprettet tilgangsgrupper som styrer tilgang til mellomlagringsmappa
|
IT
|
| 3. Systemansvarlig/ IT bestemmer hvem som skal ha tilgang til mappa
|
IT
|
| 4. Det skal meldes til IT hvem som skal ha tilgang
|
IT
|
| 5. Dokumentene blir skannet i mellomlagringsmappa. Papirdokument blir oppbevart på servisekontoret etter skanning i minst 3 måneder før makulering
|
Merkantil på servisekontoret
|
| 6. Det skannede dokumentet blir knyttet til rett bruker i Visma Profil
|
Merkantil på servisekontoret
|
| 7. Når det skannede dokumentet er sjekket og riktig plassert skal det slettes fra mellomlagringsmappa
|
Merkantil på servisekontoret
|
| 8. Den som skanner har ansvar for at mellomlagringsmappa til enhver tid er tom
|
Merkantil på servisekontoret
|
| 9. Det skal ikke brukes andre mapper til dette enn den som er tilrettelagt fra IT
|
Merkantil på servisekontoret
|
| Etter skanning:
|
Ansvar
|
| Saksbehandler har ansvar for å fullføre saksbehandlingen snarest mulig eller senest innen lovfestede frister. Søknaden/ brevet makuleres etter at vedtaket er besvart. Vedtaket/brevet ferdigstilles både i fanen postjournal og saker av saksbehandler, dokumentet går så til Svar Ut. Feil sjekkes og rettes opp av saksbehandler i fagprogrammet
|
Saksbehandler
|
| Fagansvarlig (superbrukere Eyvind og Bente) har ansvar for å kontrollere at alt går som det skal. Feil skal rettes opp i fagsystemet: Brukermodul – post/sak/arkiv-VS arkiv-avviksrapport. I starten kjøres dette daglig, etter hvert 1 gang i uka. Ukentlig også inne på Visma Arkiv Grong ( egen inngang)
|
Fagansvarlig
|
| Fagansvarlig skal ha tilgang til arkivdelen for sitt fagområde i arkivkjernen. Det er fordi klientmappene må avsluttes i arkivet (i tillegg til å sette de inaktiv i fagsystemet) Dette gjøres 1 gang i året
|
Fagansvarlig
|
| Arkivansvarlig (Anita) overvåker arkivdelene. Postmottak får meldinger om feilsendinger som sender beskjed til saksbehandler
|
Arkivansvarlig
|
| Systemansvarlig for Visma Samhandling Arkiv (arkivkjernen)
|
Anita og Britt Line
|
Skanning av søknader / innkomne dokumenter Aktivitet/ beskrivelse
| Fremgangsmåte:
|
Ansvarlig:
|
| Postjournal : Åpne brukers postjournal, legg inn ny journalpost, inngående søknad/ dokument.
|
Merkantil på servisekontoret
|
| Ved søknader på flere tjenester som omhandler flere saksbehandlere, opprettes journalpost for alle tjenester det søkes på. Merkantil varsles om at det er flere saksbehandlere, samtidig som de aktuelle saksbehandlere også varsles
|
Merkantil på servisekontoret
|
| Alle søknader/ dokumenter som mottas av avdelingen oversendes servisekontoret for umiddelbar skanning
|
Saksbehandler
|
| Saksbehandler merker innkomne søknader med saksbehandlers initialer NB! Ingen saksbehandlere oppretter noe dokument i Profil på saken før skanning
|
Saksbehandler
|
| Merkantilt personale skanner inn og sjekker hvem som er saksbehandler. Det skannede dokumentet legges med initialene til saksbehandler og navn på bruker på mappa scan og på riktig avdeling. Merkantilt personale henter opp dokumentet fra mappen scan og legger det i postjournal på aktuell sak. Søknaden / dokumentet legges i hylla til saksbehandler. Ved flere saksbehandlere legges søknaden/ dokumentet på alle registrerte saker i postjournal. Dokumentet på mappen scan slettes.
|
Merkantilt personale
|
| Mappen scan finnes ved å: Gå til windows utforsker på sikker sone.
- Velg Grong_Scan – det skannede dokumentet ligger der
Legg over i brukers journal:
- Gå inn i postjournal – dobbeltklikk på den innkomne saken – trykk Tekst - klikk på den aktuelle søknaden/ dokumentet i scan – dobbelklikk
- Velg Lagre, og avslutt med OK
|
Merkantil ved servisekontoret
|
| Ved skanning til pasientjournalen skannes det på samme måte. Etter at dokumentet er skannet, skal det legges i pasientjournalen på følgende måte:
- Høyreklikk på den brukeren du skal legge det skannede dokumentet i
- Velg pasientjournal
- Finn Plankategorien SKANNING
- Trykk på plusstegnet (+) foran SKANNING
- Skann dokumentet i mappen Annet
- Sett inn ny rad
- Skriv i feltet rapport hva dokumentet gjelder
- Trykk på blyanten
- Velg Lagre
- Velg Last skannet dokument
- Velg Lag vedlegg
- Finn Grong_scan
- Finn mappa det er scannet inn i
- Finn dokumentet i mappa det er lagt inn i
- Avslutt med Lagre
|
Merkantil på servisekontoret
|
|
