Organisering av oppgåvefordeling mellom arkivpersonale, sakshandsamarar og leiarar i felles sak/arkiv system WebSak
Arkivtenesta har ansvar for å;
- motta, opna, sortera, stempla, journalføra og skanna all inngåande post. Dokument status M
- oppretta nye arkivsaker i samband med journalføring
- førehands gradera saker som vert oppretta i høve offentlegheitsvurdering
- journalføra eigenproduserte dokument. (S)Sakspapir og interne notat (N og X notat)
- journalføra e.post som vert registrert i sakshandsamarsystemet. Inngåande og utgåande e.postar
- arkivera fysisk dokument
- kvalitetssikra at sakshandsamar si registrering er korrekt på utgåande dokument
- skanna dokument til utgåande brev om dei manglar
- skriva ut vedlegg som ikkje ligg til arkiv, men som ligg elektronisk
- setta status J på utgåande dokument for Journalført
- setta kopi av utgåande brev i perm for kopibok
- frankera utgåande post
- avslutta arkivsaker etter ynskje frå sakshandsamar
- kvalitetssikra arkiv og journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringar, samt fysisk arkiv
- betena utlån frå arkiv
- gå gjennom postjournal før utlegging på heimesida under innsyn
Sakshandsamar har ansvar for å;
- Levera personleg adressert post , papirdokument til sentralarkiv for journalføring.
- Registrera e. post i sakshandsamarsystemet som kjem direkte til sakshandsamar si e.post adresse.
- Kontrollera at rett offentlegheitsvurdering er gjort
- Ha oversikt over kva saker som ein har ansvaret for ved hjelp av saksbehandlingssystemet/fagsystem
- All dokumentproduksjon i WebSak / evt. i fagsystem
- Avskriva restanse på inngåande og interne dokument som er handsama.
- Skriva ut vedtaksbrev etter at vedtak er fatta i utval.
- Sjekka at status for vedtaks oppfylging på sakspapira er korrekt til ei kvar tid Koda dei til kode 60 ved oppfylgt vedtak.
- Levere 2 fysiske kopiar til sentralarkivet av alle utgåande dokument. 1 eksemplar til kopibok og eit eksemplar med alle vedlegg til arkivet.
- Utgåande brev skal leggjast i konvolutt og leggast ned til sentralarkiv for frankering.
- Be om å få avslutta arkivsak etter kvart som dei er ferdig handsama.
- Ha kontroll over arbeidsbordet i sak/arkivsystemet Websak til ei kvar tid.
- Retta opp i feilregistreringar, feil graderingar og liknande som arkivpersonalet har gjort.
Leiar har ansvar for å;
- Fylgja opp sakshandsamarane fagleg og rettleia dei på best mogeleg måte og sjå til at vedtekne sakshandsamingsrutinar vert fylgde.
- sjå til at restanselister vert fylgde opp av sakshandsamarar
- bidra til at krava til dokumentasjon av handsaminga vert ivareteken.
- ha rutine for å nytta "stedfortredar"-funksjon
