Overordna arkivansvar

• Heradet har etter § 6 i arkivlova arkivplikt.
• Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.
• Rådmannen har delegert det fagansvaret for arkivtenesta i heradet til arkivleiar. Arkivleiar har fullmakt til å føra tilsyn med arkivarbeidet i heradet og er fagleg overordna arkivpersonalet. Arkivleiar rapporterar til næraste leiar.

Leiarane for administrative einingar i heradet som  fungerer som eigne arkivskaparar, har det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege.

Fagansvarleg arkiv sine oppgåver

Fagansvarleg for arkiv skal gje rettleiing og føra tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i heradet. Fagansvarleg for arkiv har rett og plikt til:

•  Å rapportera til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
•  Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i heradet.
•  Å utarbeida verksemdsplanar for arkivtenesta
•  Å føra tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
•  Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i heradet er forsvarleg oppbevart og sikra
•  Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
•  Å verta teke med på råd når heradet skal velje nye elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
•  Å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH

 Fagansvarleg arkiv skal elles leggja vekt på desse oppgåvene:

• Å halda seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
• Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
• Å gje nytilsette naudsynt opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

Arkivtenesta på heradshuset er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Fagansvarleg arkiv har fagansvaret i akrivtenesta og er fagleg overordna for arkivpersonalet i alle kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i heradet.

Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

• Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå (journalføring).
• Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterar opphavet til ei sak (inngåande skriv), sakshandsamingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
• Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungera som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
• Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

Arkivdepotet sine oppgåver

 Heradet er etter § 18 i arkivforskrifta forplikta til å oppretta eige arkivdepot eller delta i eit interkommunalt depotsamarbeid.
 

IKA Hordaland sine oppgåver

Heradet er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKAH og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

• Ordning og katalogisering av heradet sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
• Ordning og katalogisering av heradet sine eldre arkiv etter 1965 - 1997
• Utvikling av rutinar for å bevara elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
• Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
• Arkivfagleg opplæring av tilsette i heradet
• Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
• Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
• Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i heradet etter gjeldande regelverk

Tenesteleiar sitt ansvar:

Leiar har ansvar å sjekke  om det er saker som må handsamast i WebSak/innboks til sakshandsamar dei har leiaransvar for ved permisjon, ferie eller er fråvær grunna sjukdom.  Nytt gjerne funksjonen "stedfortreder" i websak. 

Restansar

Leiar må følgje opp restansar til sine ansatte. Viser til eigen rutine for sakshandsamarar.

Når nokon sluttar

Det er leiar sitt ansvar i lag med den som sluttar å gå igjennom eventuelle uavslutta saker og restansar. Arkivet må få melding om kva saker som skal avsluttast og kva saker som evnt. skal flyttast over til ny person.

Systemansvarleg for Websak skal ha melding når ein person sluttar, slik at autorisasjon vert avslutta.