Sakshandsamar er medansvarleg for at arkivet til ei kvar tid er ein oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Sakshandsamar er ansvarleg for at alle saksdokument dei arbeider med vert arkivlagt. Dokumenta i ei sak skal haldast samla – og det skal vere samsvar mellom dokumenta som inngår i eit saksnummer i sak-/arkivsystemet.