Alle kan krevje innsyn i kommunens saksdokument, journalar og liknande register jf. offentleglova §3
Krav om innsyn kan skje elektronisk, pr telefon eller brev. Arkivtenesta gir etter fullmakt publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglane i offentlegheitslova (offentleg innsyn) og forvaltningslova (partsinnsyn). Arkivtenesta sender dokumenta elektronisk dersom ikkje anna er avtalt.
Eit innsynskrav skal avgjerast utan ugrunna opphald. Dersom den som har kravd innsyn, ikkje har fått svare innan fem arbeidsdaget etter at kommunen mottok kravet, skal dette reknast som eit avslag som kan påklagast.
Sakshandsamar har ansvar for at opplysningar underlagt teieplikt er skjerma etter offentleglova.
Avslag på innsynsbegjæring er å rekne som eit enkeltvedtak, og skal begrunnast med lovheimel. Det skal også opplysast om klageadgang. Avslag skal vere skriftleg.
Førespurnad om innsyn i personregister og arkiv som er unnateke offentlegheit, bør vere skriftlege og gjere greie for kva arkiv, kva slags opplysningar ein vil ha innsyn i og føremålet med innsynet. Hvis ein person søkjer om innsyn på vegne av ein annan, skal det følgje med skriftleg fullmakt.
Partsinnsyn
Parrtsinnsyn er regulert i forvaltningslova. Sjå Forvaltningslova kapittel IV
Innsyn i avlevert materiale
Sjølv om arkivmateriale er avlevert til Fylkesarkivet, er det kommunen som framleis eig det. Alle førespurnader om innsyn skal gå gjennom kommunen. Kommunen skal gje Fylkesarkivet tilstrekkeleg opplysningar til at ein rask gjenfinning av arkivmaterialet vert sikra. Fylkesarkivet sender tilbake mapper med rekommandert post, slik at kommunen kan vurdere innsynskravet.
Arkivtenesta skal dokumentere alle typar eksterne førespurnader om partsinnsyn i arkivet.
Innsyn i avlevert personmateriele
Ein registrert person har, med visse unntak (jf. Popplyl. § 23), rett til å få innsyn i kva slags opplysningar som blir handsama om seg sjølv. Dersom en tidligere klient eller elev ønskjer partsinnsyn i personregistre som er avlevert til Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, skal denne visast til Sogndal kommune.
Eventuelle avslag om innsyn blir primært eit forhold som må avklaras mellom vedkomande person, handsamingsansvarlig i kommunen og rette styresmakt (Datatilsynet, fylkesmannen..)
