Føremål: Prosedyren skal sikre at alle innkjøp over 100.000 vert gjennomført på rett måte.

Omfang: Denne prosedyren gjeld for alle einingar som gjer innkjøp.

Definisjonar: 

Doffin – er den nasjonale kunngjeringsbasen for offentlege innkjøp. Nettsida skal hjelpe oppdragsgivara med å lage og publisera kunngjeringar i samsvar med regelverket, og gjera det enkelt for leverandørar å finne relevante konkurranser i offentleg sektor.

Ansvar og mynde: Rådmann og tenesteleiiarar

Handling:

Forskrift om offentlege innkjøp § 10-5 seier at det skal førast protokoll for gjennomføringa av innkjøpet/anskaffelsen. Protokollen skal omtale alle vesentlege tilhøve og viktige vedtak gjennom heile prosessen med innkjøpet. Denne protokollen må arkiverast. Forskrifta seier vidare i § 21-1 at kunngjering av anbod skal skje i Doffin. Kunngjeringa/annonsa er det dokumentet som startar saka i ESA, anbodet skal registrerast i sak-/arkivsystemet.

Fylgjande prosedyre for registering i ESA:

• Saksbehandlar gjev melding til arkivet om anbod.
• Anbod/tilbodsbrev vert skrive som utgåande dokument som så vert sendt til Doffin 
• Anbod som kjem inn til kommunen vert registrert som inngåande dokument etter kvart som dei kjem inn. Registrering vert gjort på bakgrunn av informasjon på konvolutten (saknummer eller kva anbodet gjeld). Konvolutten vert stempla med dato (og klokkeslett). Journalpostane vert unnateke offentlegheit (Offentleglova §23 tredje ledd) og avsendar skjerma frå postlista.
• Når fristen er ute får sakshandsamar dei uopna anboda. Det vert ført protokoll som eit dokument i saka .
• Etter opning får arkivtenesta dokumenta tilbake for skanning og kontroll av journalførte opplysningar.
• Saksdokumenta og protokollen kan graderast med § 23 tredje ledd fram til leverandør er valt. Etterpå er dokumenta offentlege i høve § 23 tredje ledd, med mindre dei inneheld opplysningar som gjer at dei skal haldast unna offentlegheit av andre grunnar, dei må då graderast med referanse til riktig paragraf.
• Avtale med tilbydar skal registrerast som utgåande dokument og som inngåande dokument: avtale i retur

Tillegg:
            Referansar/lovheimel:

Lov om offentlige annskaffelsar 

Forskrift om offentlige ansaffelser